Administrador

El administrador es la base estructural de la serie de productos HELISA y es totalmente configurable y adaptable a cualquier estructura contable. Se puede definir el tamaño, los niveles del código de la cuenta contable y del centro de costos, se establecen diferentes tipos de cartera, se diseña la forma y distribución de los documentos, el valor de las tarifas, los topes, las bases, las cuentas que afectan cada operación y así se instala con el perfil que tendría un programa hecho a la medida. Se complementa con una barra de herramientas en línea con iconos para ayudas, guías visuales, calendario tributario y actualizaciones.

Además, presenta las siguientes características y complementos que requieren y facilitan el cumplimiento de las normas vigentes de información financiera en Colombia:

  1. Administración de la información financiera y tributaria

    El registro de las transacciones corresponde a un dato único, con múltiples atributos (financieros, tributarios, operativos, auditoria-control, etc.) que le permiten a la entidad generar información útil para la toma de decisiones, evitando así el reproceso de información y reduciendo el riesgo de error por la manipulación de información mediante el uso de hojas de cálculo.

  2. Notas y revelaciones a los Estados Financieros

    Permite la Administración de Notas y Revelaciones bajo los marcos aprobados en el territorio colombiano para la preparación de la información financiera. Así como también realizar la lista de verificación de revelaciones que aplican a la entidad reportante y así mismo ver su estado actual.

  3. Reconocimiento de Ingresos Financieros y Gastos Financieros

    En el momento del reconocimiento inicial, cuando las transacciones incorporen un elemento de Financiación Implícita (es decir el pago se aplaza más allá de los términos comerciales normales), la entidad deberá medir el instrumento financiero (activo/pasivo) al valor presente de los pagos, descontándolos a una tasa de interés de mercado de acuerdo a su política contable. Nuestra herramienta facilita este proceso y controla periodo a periodo la porción a reconocer.

  4. Preparación del impuesto diferido

    Con la entrada en vigencia de los marcos para la preparación y presentación de la información financiera en Colombia, se requiere el reconocimiento, medición, presentación y revelación del Impuesto diferido. HELISA/NI permite la preparación y cálculo de este requerimiento facilitando su control y registro.

  5. Transición a las NIIF para Pymes

    HELISA/NI es una herramienta que facilita el proceso de transición (adopción) a las NIIF® y adicional a ello entiende que algunas entidades han realizado este proceso después de las fechas estipuladas, por lo cual incorpora una funcionalidad que facilita el traslado de movimientos posteriores a la transición que solo fueron registrados bajo los PCGA anteriores, permitiendo a la entidad centrar su atención en el análisis de las cifras, las transacciones y las políticas adoptadas para realizar los ajustes correspondientes.

  6. Deterioro de cartera

    Este proceso permite a la entidad realizar un análisis detallado de las cuentas por cobrar y determinar sobre cuales valores, deudores o documentos, debe ser realizado el correspondiente registro de deterioro.

  7. Generación de informes

    Informes de movimientos, balances detallados y generales de información financiera bajo la normatividad vigente.

  8. Conjunto completo de Estados Financieros

    Permite la configuración y generación del conjunto completo de Estados Financieros (Estado de situación financiera, Estado de resultados, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de flujos de efectivo), de acuerdo a la política contable establecida por cada entidad.

  9. Inversiones y obligaciones financieras

    Hoja de vida de las inversiones y obligaciones financieras que permiten el control y seguimiento de otros activos/pasivos financieros que posee la entidad reportante.

  10. Importación o exportación

    Permite la importación o exportación de las transacciones contables e información con relevancia tributaria de manera ágil y segura.

  11. Libro de diferencias con relevancia tributaria

    Presenta un informe con las diferencias que resultan entre los nuevos marcos técnicos normativos contables y las disposiciones del Estatuto Tributario, permitiendo al usuario identificar la transacción económica que genera la diferencia y poder preparar la CONCILIACIÓN FISCAL que exige el artículo 772-1 del E.T.

Contabilidad General

  • Planes contables incluidos (PUC) para comerciantes, sector financiero, sector asegurador, administradoras de pensiones y cesantías, sector real, entidades vigiladas por la superintendencia de valores, sociedades titularizadoras, sector salud, sector solidario, casas de cambio, fondos caja de auxilios CAxDAC, entidades públicas y de servicios públicos domiciliarios.
  • Generación automática del comprobante de ajustes integrales por inflación, cancelación de cuentas de resultado y saldos de terceros, cálculo de intereses corrientes.
  • Librería con documentos de uso frecuente o repetitivo.
  • Programación de ayudas en la captura para conceptos repetitivos y para la captura de impuestos.
  • Concepto de Documento Fuente, que asocia los números de documentos consecutivos internos con la numeración de documentos de los terceros.
  • Análisis financiero basado en libros con periodos en serie, comparativos e indicadores financieros predefinidos, y permite que el usuario defina sus propios indicadores.

Algunos informes de Contabilidad General

Libros principales:
Balance general, Estado de Resultados Clasificado, Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallado, Cartilla de Cuentas.
Libros de Movimiento:
Comprobante de Diario (detallado), Comprobante de Diario (resumido), Libro Auxiliar, Libro Auxiliar con terceros y bancos.
Libros de Activo Disponible:
Libro de Caja Bancos y Ahorros, Estado de Caja Bancos y Ahorros, Libro para Tesorería.
Libros para Auditoria:
Consecutivo de Documentos, Auditoria con formato de Balance, Auditoria con formato Movimiento, Informe de Centros, Cuentas y Terceros.
Libros de Cámara de Comercio:
Libro Mayor y Balance, Libro de Inventario y Balance, Libro Diario, Libro de Cuenta y Razón.

Cuentas por cobrar

  • Permite definir hasta 20 tipos de cartera independientes, con campos en la hoja de vida particularizados, con ordenamientos propios. Ej.: La cartera de clientes se hablará de NIT, nombre del cliente; en la cartera de estudiantes dirá número del carné, nombre del estudiante; en la cartera de asociados dirá código del asociado, nombre del socio, etc.
  • Se administran conceptos como tolerancia a la mora (cuantos días después de vencida una obligación, no hay bloqueo del crédito), cupo de endeudamiento, desde cuando es cliente, días de pago, etc.
  • Definición de múltiples formas de pagos, cuotas fijas, cuotas variables, valores fijos o porcentuales, fijar cuota a cuota, ajuste de las fechas de vencimiento al calendario laboral, etc.
  • Administración de cartera con intereses corrientes e intereses por mora, con días de gracia, cobro mes completo, si son negociables, si se ajustan a una determinada unidad, etc., todo definible por el usuario.
  • Los informes se pueden estructurar por cliente, por ciudad, por zona, por grupo, o por otros dos campos de la hoja de vida de cada cliente, que son de libre definición.
  • Las edades de la cartera son de libre definición al momento de elaborar el informe y puede discriminar en edades los saldos vencidos o los saldos por vencer.
  • En la gran mayoría los informes de HELISA, se puede suprimir los títulos y subtítulos de los informes e imprimirlos sin saltos de página para, cuando estos se van a utilizar simplemente en labores de revisión.
  • Opción de conciliación con contabilidad.

Algunos informes de Cuentas por Cobrar

Estados de Cartera:
Directorio de clientes, Estado general corriente, Estado general por edades, Estado detallado por edades, Estado de cartera de prueba, Estados de cuenta con intereses (corrientes y por mora), Movimiento por deudor y Movimiento Diario de Cartera.
Informes complementarios:
Lista de clientes en mora, Planilla para cobros, Relación de Facturas (con las edades de plazo), Relación de recaudos o cobros (con las edades de pagos en mora), Informe con periodos en serie (columnario), clientes sin registro de compras en determinado periodo.
Opciones para hacer correo (formato carta o circulares):
Opciones para hacer correo (formato carta o circulares):

Administración de terceros

  • Hoja de vida con campos individuales para nombres y apellidos y ajustados a requisitos de medios magnéticos de la DIAN.
  • Selección de terceros por nombre o por NIT.
  • Consultas dinámicas e interactivas que permiten hacer selección de contenidos, columnas a mostrar, ordenamientos, totales, contadores y traslado del contenido directo a Excel, Word, archivos con formato HTML y XML.
  • Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT o por nombre.
  • Relación de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con casilla de valores mensuales, bimestral, trimestral, semestral o anual.
  • Elaboración de extractos o estados de cuenta de terceros, con selección de fechas.

Renta y complementarios

  • Este módulo tiene gran afinidad con administración de terceros, puesto que es el tratamiento del tercero, pero ya con una óptica estrictamente tributaria. Aquí se definen las tablas de impuestos con sus cuentas, tarifas, mecánicas, bases, naturaleza, los conceptos tributarios y formatos para los certificados, cartas de entrega, rótulos y diseño de la carta de solicitud de certificados.
  • Da la posibilidad de imprimir el certificado, acompañarlo de un formalismo como es la carta de entrega, los respectivos rótulos para el sobre y además, expedir la lista de entrega y firma, para ser enviados por correo certificado.
  • La información se toma directamente de la captura de datos en contabilidad.

Los principales certificados y anexos son:

  • Certificado de retención en la fuente, de Ingresos y Retenciones, Certificados de ICA, de Retención de IVA, Anexos oficiales, declaración mensual de Retenciones y declaración Bimestral de IVA.

Centro de costos

  • Código estructural con una longitud máxima de veinte dígitos, distribuidos hasta en diez subniveles; son definibles por el usuario para adaptarlo a cada caso en particular.
  • Posibilidad de asociar cualquier cuenta para ser administrada a través de centros de costo.
  • Todos los informes y las consultas son susceptibles de verlos de la forma Centro de costo y la lista de cuentas o la cuenta y los diferentes centros de costos.
  • Los informes que hacen referencia a movimiento (diario y auxiliar), tienen una forma predeterminada pero cada usuario la adapta a su necesidad, pues el formato se define arrastrando con el Mouse las columnas que desea, en la posición que quiera, con el formato que desee, etc.

Algunos informes de Centros de Costos

  • Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallados, Cartilla de Centro de Costos, Movimiento diarios por Centro de Costo, Libro Auxiliar de Centros de Costo.

Control de negocios

  • En infinidad de oportunidades dentro de las empresas hacemos proyectos, que es imperativo controlar desde el punto de vista económico y logístico. La contabilidad es un control económico y fiscal de todas las actividades de la empresa, pero sería muy tedioso extractar de allí, todas las operaciones hechas para el proyecto X o Y; igual sucede con cuentas por cobrar o por pagar, pues allí hay una relación de cuentas que corresponden a todo lo que debemos o nos deben, pero difícil que nos diga, cuáles de esas cuentas corresponden al proyecto X o Y; así esta lista se alargaría si pensamos en los anticipos, gastos, costos, ingresos, impuestos, etc., por negocio. Este módulo, soluciona esta dificultad.
  • Hoja de vida de cada negocio con Nombre del negocio, descripción larga de cada negocio, fecha de inicio y finalización de cada proyecto, identidad del contratante, nombre, teléfonos y correo electrónico de los contactos y las características de cada proyecto.
  • La información se toma directamente del asiento contable, pues allí se determina a que proyecto está apuntando el asiento contable.
  • Opción especial para hacerle notas de control al proyecto, donde se consigna la fecha, la hora y el operador que la hizo. Estas notas pueden ser de cualquier tipo y tamaño.
  • El negocio se puede consultar en cualquier momento y ver el movimiento contable que ha tenido, los puntos de control (o notas), que ha tenido.
  • Tiene una opción de Cierre de Negocio, con el que finaliza el ciclo y podemos conocer su resultado final.
  • Todo el tratamiento de la opción de negocios, para nada altera la información contable, o de cartera, o de centros de costo. Es un tratamiento especial, que se hace leyendo los libros de contabilidad.

Casos de aplicación práctica (son ejemplos):

  • Una S.I.A. (Sociedad de Intermediación aduanera), hace todo el tiempo negocios con terceros para movilización y nacionalización de mercancías. Por cuenta de cada uno de estos contratos, se reciben anticipos, abonos, pagos, devoluciones, compromisos.
  • Cualquier empresa, independiente de su actividad o su tamaño hace un contrato para remodelar las instalaciones de la empresa. Esto generará pago de mano de obra, compra de materiales, acarreos, seguros, anticipos, entregas de dinero, bodegaje.
  • En los dos casos expuestos, utilizando la opción de negocios se podrá conocer en cualquier momento o al final, el estado contable del contrato, el costo exacto, el estado de ganancias y pérdidas, los sobrantes del dinero anticipado y el tiempo invertido en el mismo, sin necesidad de apoyarse en herramientas adicionales como hojas de cálculo y sin inversión de tiempo en procesos fuera del normal dedicado a hacer los asientos en contabilidad.

Diseño de formatos para documentos y cheques

  • Editor de formas incorporado, que facilita al usuario diseñar libremente los tipos de documentos como comprobantes de egreso, de ingreso, cheques, recibos de caja, notas de contabilidad, etc.
  • HELISA aporta por defecto un banco de formatos de documentos que pueden ser utilizados como están o ser tomados como base para construir a partir de ellos los propios.
  • Se puede crear documentos con logos, imágenes, variables de la lista de HELISA o crear variables propias a partir de fórmulas, incluir preguntas en los formatos que son contestadas al momento de elaborar el asiento, utiliza plantillas para optimizar el encuadre de los conceptos, selección por grupos de variables y asignarle color, tamaños, fuentes, puede definir tamaño de impresión, ayudas en línea, visor para ver en pantalla o impreso la evolución de la forma del documento.
  • El documento nuevo puede ser utilizado por todas las empresas, porque queda involucrado en el banco de formatos.

Análisis financiero

  • Se ha dotado un complemento que acompaña a todo desempeño de HELISA, con unas opciones para comparar, contrastar, medir, analizar el comportamiento general del negocio.
  • Los informes (o consultas), de periodos en serie, simplemente grafica o tabula los periodos indicados (un periodo puede ser un mes, un bimestre, un trimestre, un semestre, un año), de manera consecutiva para facilitar visualizar el crecimiento o decrecimiento de las cifras o de los conceptos que se quiere medir. Ej.: Ganancias y Pérdidas, visto en columnarios (o el tipo de gráfico que elija), mes a mes, con columna de promedio y total y con la medida de la distribución.
  • Los libros comparativos, muestran los principales estados financieros y hacen un análisis vertical y horizontal, establecen la diferencia entre los dos periodos comparados y muestran en términos porcentuales su comportamiento.
  • En la opción de indicadores financieros, se tienen por defecto los básicos: De rentabilidad, de endeudamiento, de eficiencia, de liquidez, de actividad, pero, da la facilidad para que el usuario cree sus propios indicadores, funciones, formulas, grupos, es decir, todas aquellas medidas que considere necesarias para medir el desempeño de su negocio en particular. Todos estos indicadores se muestran gráfica y numéricamente.

Algunos informes de Análisis Financiero

Libros con Periodos en Serie:
Balance general, Estados de Resultados clasificado, Balance detallado, Balance de prueba, Estado de resultados detallado.
Libros Comparativos:
Balance general Comparado, Estados de Resultados clasificado, Balance detallado comparado, Balance de prueba comparado, Estado de resultados detallado comparado, Cambios en el Capital de Trabajo, Estados de Fuentes y Usos.
Indicadores Financieros:
Indicadores de rentabilidad, de endeudamiento, de eficiencia, de liquidez, de actividad, funciones, conceptos, cuentas, todo de libre definición.