Permite realizar el registro Tributario y financiero de las transacciones que componen la venta, tales como: Reconocimiento de hechos económicos traídos a valor presente de ingresos ordinarios, transferencia de riesgos y ventajas significativas al comprador por venta de bienes o servicios, según el cumplimiento de las disposiciones emanadas en el Estatuto Tributario y las diferencias que puedan surgir por disposiciones de las normas vigentes de la información financiera en Colombia a través de diferentes documentos que facilitan el seguimiento del producto y/o servicio.

Opera el ciclo básico de un proceso de ventas.

Cotización, Pedido, Remisión, finalizando con la factura. Cuando se elabora la factura (o la remisión en algunos casos), esta traslada la información a contabilidad, descarga las unidades y costos de inventario, establece la cuenta por cobrar (cuando se maneja venta a crédito), actualiza el estado de asesores comerciales.

Se calculan automáticamente los impuestos, las bases, tarifas, e ICA. Descuentos por línea, por montos, por cliente, a pie de página, así como la información para dar validez legal al documento. Los pedidos pueden tomar el contenido de una cotización, controla disponibilidad y fechas de entrega y que estas sean de forma parcial o total, registra los productos como comprometidos. En los diferentes documentos del módulo se pueden incluir artículos, servicios, comentarios, características, textos ampliados, condiciones de ventas, de entrega, expone garantías, formas de pago, plazos de entrega. Todo el ciclo administra múltiples listas de precios y estas pueden ser determinadas de forma automática o manual, a partir del costo aplica porcentajes de rentabilidad o de incremento, redondeo en los precios, impuestos incluidos o no (IVA, impuesto al consumo), fechas de vigencia y caducidad. Márgenes de negociación, listas personalizadas (por cliente), así como establecer otro tipo de moneda. Para llevar el control de los asesores comerciales puede encontrar, informes de rentabilidad, listado de clientes, informe de facturación por cliente con impuestos, tablas de comisiones por venta o recaudo, diferentes parámetros para su cálculo.

Facturación

  • De acuerdo al perfil del cliente, del vendedor, de la entidad que vende y de los productos o servicios a vender, se determina automáticamente los impuestos, tarifas, ICA, descuentos por línea, por montos, a pie de página, y además puede incluir información adicional necesaria para el tratamiento legal del documento, y que se pre establecen cuando se define el formato a utilizar.
  • Desde la factura, se puede tomar la información de una cotización, pedido, o remisión, también cambiar la lista de precios asignada al cliente, ver su estado de cuenta, cupo asignado, y saldo en mora.
  • Cuando se termina de elaborar una factura, se muestra el asiento contable plenamente balanceado, puede hacer seguimiento al vendedor con la liquidación de comisiones, ver descargado de inventario los artículos, la cuenta por cobrar en cartera, en general todo movimiento generado por la factura, disponible para ser evaluado. También cuenta con el libro Informe fiscal de ventas diario, exigido por norma.
  • Permite ingresar la identificación del comprador, cuando se hace ventas de contado (tipo mostrador), que no requiere su inclusión formal en la lista de clientes, pero si, tener su identidad.
  • Facturar en Bloque, es decir en serie un alto número de facturas, teniendo en cuenta algunas características, tales como el grupo al que pertenece el cliente, permite realizar descuentos, seleccionar el negocio, aplicar los diferentes impuestos, y generar archivos para realizar los cobros.
  • Los servicios permiten el reconocimiento del ingreso de forma individual, para realizar el registro tanto tributario, como financiero así: En un solo valor, En valores Diferidos, Por Porcentaje de Terminación, para ser reconocidos inmediata o posteriormente todo esto a decisión del usuario.
  • Helisa/Norma Internacional® permite registrar “Valor Presente Neto”, este se selecciona en la Factura de Venta, para así poder determinar el flujo de Ingresos futuro de su empresa de acuerdo a parámetros tales como la tasa seleccionada, el número de periodos, y los periodos excluidos según política.

Informes de facturación:

  • Informe fiscal de ventas diario, movimiento resumido de facturación, movimiento detallado de facturación, relación de facturación por grupos.
  • Relación de artículos incluidos en las facturas (con cliente, vendedor, bodega, usuario)
  • Relación de servicios incluidos en las facturas, (con cliente, vendedor y usuario)
  • Control consecutivo de facturas.
  • Rentabilidad de ventas por grupo de productos. Rentabilidad de ventas por artículos.
  • Preguntas y sus respuestas, hechas en las facturas.
  • Conciliación con otros módulos.

Remisiones

  • Elaborar una remisión, cumple con los mismos principios de la factura, donde puede seleccionar artículos, servicios y comentarios.
  • Descarga de inventario los artículos, pero el proceso contable es concluido hasta que se realiza la factura, o se genere el traslado a contabilidad en un proceso posterior.
  • El proceso a seguir en una remisión es identificar al cliente, descargar la mercancía, si esta viene de un pedido o cotización se pueden tomar de manera individual o por grupos, para completar el círculo de la venta y del proceso contable.
  • Muestra gracias a sus completos informes, las remisiones que están pendientes por ser facturadas

Informes de remisiones:

  • Informe fiscal de ventas diario, Movimiento resumido de facturación, Movimiento detallado de facturación, Relación de facturación por grupos, Relación de artículos incluidos en las facturas, Relación de servicios incluidos en las facturas, Control Consecutivo de facturas.

Pedidos

  • Recibimos la información solicitada por el cliente y tramitamos la orden de compra
  • Esta orden es sometida a los controles preestablecidos para darle curso al pedido.
  • Se controla la existencia o disponibilidad de los artículos pedidos para la fecha de entrega, si es a crédito, el cupo de endeudamiento requerido y la trayectoria de pagos del cliente, así como las autorizaciones del caso.
  • Este pedido, queda a disposición bien del proceso de remisión o directamente del proceso de facturación para concluir la venta.
  • Varios pedidos pueden ser tomados por un solo proceso de remisión o de facturación, para tramitarlo en grupo.

Un pedido puede ser despachado en varias facturas y/o remisiones, para facilitar la entrega parcial o total de los productos.

Los artículos pedidos quedan registrados como mercancía comprometida, para que sea tenida en cuenta, en el proceso de compras.

Informes de pedidos:

  • Movimiento resumido de artículos pedidos, Movimiento detallado de artículos pedidos, Relación por grupos de artículos pedidos, Relación de artículos y servicios pedidos, Control consecutivo de los pedidos, Lista de existencias vs los compromisos, Compromisos de entregas.

Cotizaciones

  • La cotización se puede emitir bien a clientes identificados en la base de datos o a particulares (no clientes).
  • Se incluyen en el cuerpo de la cotización servicios o artículos con nombre largo, plazos, características en texto amplio, comentarios, condiciones, garantías, formas de pago.
  • Se fijan compromisos y fechas de entrega.
  • Estas cotizaciones de confirmarse la venta, pueden ser tomadas por el proceso de pedidos, o de remisiones o directamente por la facturación de manera parcial o total.

Informes de cotizaciones:

  • Movimiento resumido y detallado de artículos cotizados, relación por grupos de artículos cotizados, relación de artículos y servicios cotizados, control consecutivo de las cotizaciones, lista de cotizaciones pendientes o en curso.

Listas de precios

  • Se pueden crear múltiples listas de precios.
  • Las listas pueden tener un precio fijo, o variable tomando como base el costo del producto y aplicando un porcentaje de incremente o un porcentaje de rentabilidad.
  • Se puede determinar una lista que simplemente pida el precio a la hora de vender.
  • Las listas pueden ser en pesos o en dólares (otra moneda).
  • Los precios se pueden someter a mecánicas de redondeo o supresión de decimales.
  • Se puede establecer si tienen o no los impuestos incluidos (IVA, impuesto al consumo).
  • Si el IVA lo debe aplicar antes o después de los descuentos.
  • Cada lista tiene fecha de entrada en vigencia y caducidad.
  • Las listas de precios se asocian con los operadores del sistema, para determinar quiénes tienen derecho a usarlas.
  • Se manejan listas de precios personalizadas, es decir, para ciertos clientes y sobre determinados productos o servicios.
  • Al momento de imprimir las listas de precios, se puede hacer una selección de aquella información útil que le permite analizar precios base, si tiene IVA o Impoconsumo
  • Las listas pueden o no, estar acompañadas de los saldos en stock.

Vendedores

  • Puede ver informes de rentabilidad por vendedor y la utilidad de este, para el negocio
  • Se acompaña esta información con una tabla de comisiones, con parámetros para el cálculo de comisiones por ventas y/o por recaudo.
  • Cada cliente puede tener o no, un asesor comercial determinado.
  • Informes de vendedores:
  • Directorio de vendedores y/o cobradores.
  • Lista de vendedores (cobradores) con sus clientes.
  • Liquidación de comisiones, por ventas en un periodo determinado. Resumen o detalle de los artículos vendidos.
  • Lista de clientes atendidos.
  • Lista de documentos emitidos.

Diseño de documentos

  • Toda la gestión comercial, está acompañada de un editor de documentos que permite diseñar formatos libremente, donde puede distribuir el contenido, tales como títulos, columnas de información, colores, tipos de letra, logos, comentarios, preguntas con sus respuestas, totales, montos escritos y fórmulas.
  • El documento puede ser impreso por cualquier medio detectado en la red, o enviado a archivo, correo electrónico, igualmente ser impreso posteriormente o en línea.