Permite administrar empresas del sector de Propiedad Horizontal (Conjuntos Residenciales, condominios, Edificios, etc.), mediante la integración de módulos tales como Contabilidad (Norma Local y Norma Internacional), Presupuesto, Bancos, Proveedores, Centros de Costo y Contratos entre otros. Permite generar una estructura personalizada de la distribución física de los inmuebles donde el usuario podrá disponer de una serie de opciones que facilita su administración y manejo personalizado. También Permite monitorear cada inmueble mediante la manipulación de consultas, además dispone de un módulo configurable para la elaboración de presupuestos.
  • Propiedad horizontal
  • Presupuesto
  • Contabilidad general

Propiedad horizontal

  • Definición de la estructura física del conjunto, condominio, agrupación, etc.
  • Generación de características de los inmuebles aportadas por el usuario.
  • Definición de las modalidades de pago con las que se reciben los dineros.
  • Implementación ágil y rápida de la cartilla de inmuebles.
  • Registro de las personas involucradas con el inmueble en calidad de copropietarios, arrendatarios, responsables, entre otras.
  • Creación y asignación de conceptos de cobro fijo o variable por inmueble o conjunto de inmuebles.
  • Definición de Descuentos a ser aplicados, tales como por Pronto Pago, Negociado o Pactado.
  • Control de Anticipos Puntuales, Globales y Diferidos, los cuales se cruzan automáticamente al generar la Cuenta de Cobro.
  • Maneja Condonación y Exención de Intereses.
  • Genera de Sanciones Extemporáneas.
  • Permite generar Retroactivos posteriores a las asambleas para aumento de Cuotas de Administración o cualquier otro concepto.
  • Control de aspectos adicionales al conjunto residencial, condominio, centro comercial, etc., tal como el ingreso de visitantes, registro de vehículos y mascotas, entre otros.
  • Generación de cobros por consumo de conceptos de tipo servicio público como gas domiciliario, acueducto y alcantarillado, etc.
  • Generación automática y envío por correo electrónico de cuentas de cobro.
  • Captura de recaudos por concepto, en donde se diferencia el valor a cobrar por capital y por intereses de mora causados.
  • Permite importar mediante archivo plano pagos de forma automática.

Presupuesto

  • Definición de periodos presupuestales anuales con fechas definidas por el usuario.
  • Creación de rubros presupuestales sin codificación donde la estructura es creada mediante asignación dinámica según el orden de creación.
  • Facilidad de creación de rubros al ser recuperados de otros períodos de la empresa, de periodos de otras empresas o al copiar las cuentas contables como rubros de presupuesto.
  • Posibilidad de distribuir el valor mensual a presupuestar en un rubro mediante un porcentaje o valor dependiente del valor anual del mismo.
  • Facilidad de asociar un rubro con cuentas contables y/o centros de costo.
  • Manejo de porcentajes de aspersión para los valores de las cuentas contables utilizadas por diferentes rubros presupuestales.
  • Captura de valores presupuestales a nivel de rubro de nivel inferior o a nivel de rubro superior.
  • Análisis de presupuesto numérico o gráfico de los rubros presupuestales.

Administrador

Presenta las siguientes características y complementos que requieren y facilitan el cumplimiento de las normas vigentes de información financiera en Colombia:

Administración de la información financiera y tributaria

El registro de las transacciones corresponde a un dato único, con múltiples atributos (financieros, tributarios, operativos, auditoria-control, etc.) que le permiten a la entidad generar información útil para la toma de decisiones, evitando así el reproceso de información y reduciendo el riesgo de error por la manipulación de información mediante el uso de hojas de cálculo.

Notas y revelaciones a los Estados Financieros

Permite la Administración de Notas y Revelaciones bajo los marcos aprobados en el territorio colombiano para la preparación de la información financiera. Así como también realizar la lista de verificación de revelaciones que aplican a la entidad reportante y así mismo ver su estado actual.

Reconocimiento de Ingresos Financieros y Gastos Financieros

En el momento del reconocimiento inicial, cuando las transacciones incorporen un elemento de Financiación Implícita (es decir el pago se aplaza más allá de los términos comerciales normales), la entidad deberá medir el instrumento financiero (activo/pasivo) al valor presente de los pagos, descontándolos a una tasa de interés de mercado de acuerdo a su política contable. Nuestra herramienta facilita este proceso y controla periodo a periodo la porción a reconocer.

Preparación del impuesto diferido

Con la entrada en vigencia de los marcos para la preparación y presentación de la información financiera en Colombia, se requiere el reconocimiento, medición, presentación y revelación del Impuesto diferido. HELISA/NI permite la preparación y cálculo de este requerimiento facilitando su control y registro.

Transición a las NIIF para Pymes

HELISA/NI es una herramienta que facilita el proceso de transición (adopción) a las NIIF® y adicional a ello entiende que algunas entidades han realizado este proceso después de las fechas estipuladas, por lo cual incorpora una funcionalidad que facilita el traslado de movimientos posteriores a la transición que solo fueron registrados bajo los PCGA anteriores, permitiendo a la entidad centrar su atención en el análisis de las cifras, las transacciones y las políticas adoptadas para realizar los ajustes correspondientes.

Generación de informes

Informes de movimientos, balances detallados y generales de información financiera bajo la normatividad vigente.

Conjunto completo de Estados Financieros

Permite la configuración y generación del conjunto completo de Estados Financieros (Estado de situación financiera, Estado de resultados, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de flujos de efectivo), de acuerdo a la política contable establecida por cada entidad.

Inversiones y obligaciones financieras

Hoja de vida de las inversiones y obligaciones financieras que permiten el control y seguimiento de otros activos/pasivos financieros que posee la entidad reportante.

Importación o exportación

Permite la importación o exportación de las transacciones contables e información con relevancia tributaria de manera ágil y segura.

Libro de diferencias con relevancia tributaria

Presenta un informe con las diferencias que resultan entre los nuevos marcos técnicos normativos contables y las disposiciones del Estatuto Tributario, permitiendo al usuario identificar la transacción económica que genera la diferencia y poder preparar la CONCILIACIÓN FISCAL que exige el artículo 772-1 del E.T.

Contabilidad general

  • Plan contable para comerciantes (PUC).
  • Generación automática del comprobante de cancelación de cuentas de resultado y saldos de terceros.
  • Librería con documentos de uso frecuente o repetitivo, que se incluyen y definen automáticamente.
  • Programación de ayudas en la captura para conceptos repetitivos y para la captura de impuestos.
  • Concepto de Documento Fuente, que es la asociación de los números de documentos consecutivos internos con la numeración de documentos de los terceros.
  • Análisis financiero basado en libros con periodos en serie, comparativos e indicadores financieros predefinidos, pero, da la facilidad de que el usuario defina sus propios indicadores.

Algunos Informes de Contabilidad General:

Libros Principales:
Balance general, Estado de Resultados Clasificado, Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallado, Cartilla de Cuentas.
Libros de Movimiento:
Comprobante de Diario (detallado), Comprobante de Diario (resumido), Libro Auxiliar, Libro Auxiliar con terceros y bancos.
Libros de Activo Disponible:
Libro de Caja Bancos y Ahorros, Estado de Caja Bancos y Ahorros, Libro para Tesorería.
Libros para Auditoria:
Consecutivo de Documentos, Auditoria con formato de Balance, Auditoria con formato de Movimiento, Informe de Centros, Cuentas y Terceros.
Libros de Cámara de Comercio:
Libro Mayor y Balance, Libro de Inventario y Balance, Libro Diario, Libro de Cuenta y Razón.
Libros de Análisis Financiero:
Balances y Estados de Resultados con periodos en serie, Balances y estados de resultados Comparados (análisis vertical y horizontal), Cambios en el Capital de Trabajo, Estados de Fuentes y Usos, Indicadores Financieros.
Administración de bancos
  • Directorio de bancos con código universal, identidad, dirección electrónica.
  • Directorio de sucursales, con dirección, teléfonos, correo electrónico.
  • Directorio de funcionarios como gerente, directores de cuentas, créditos, cartera, con sus respectivos correos electrónicos.
  • Lista de cuentas corrientes o de ahorro asociadas a cada sucursal con sus formatos de cheques, consecutivos, formatos de extractos electrónicos.
  • Administración de cheques posfechados girados o recibidos (en caja).
  • Conciliación Bancaria, con toma automática del extracto electrónico o manual.
  • Elaboración de cheques y comprobantes, con control de consecutivos.
  • Informes y Consultas especializadas con inclusión de cheques posfechados (girados o recibidos), para tener el cálculo proyectado de los saldos en bancos.
Administración de terceros
  • Hoja de vida con campos separados para nombres y apellidos, ajustado a los requerimientos de medios magnéticos de la DIAN.
  • Selección de terceros por nombre o por NIT.
  • Consultas dinámicas e interactivas que permiten hacer selección de contenidos, columnas a mostrar, ordenamientos, totales, contadores y traslado del contenido directo a Excel, Word, archivos con formato HTML y XML.
  • Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT o por nombre.
  • Relación de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con casilla de valores mensuales, bimestral, trimestral, semestral o anual.
  • Elaboración de extractos o estados de cuenta de terceros, con selección de rangos de fechas.
Renta y complementarios
  • Este módulo tiene gran afinidad con administración de terceros, puesto que es el tratamiento del tercero, pero ya con una óptica estrictamente tributaria. Aquí se definen las tablas de impuestos (cuentas, tarifas, mecánicas, bases, naturaleza), los conceptos tributarios y los formatos para los certificados, para las cartas de entrega, para los rótulos y diseño de la carta de solicitud de certificados.
  • Da la posibilidad de imprimir el certificado, acompañarlo de un formalismo como es la carta de entrega, los respectivos rótulos para el sobre y además, expedir la lista de entrega y firma, para ser enviados por correo certificado.
  • Los principales certificados son: Certificado de retención en la fuente, de Ingresos y Retenciones, Certificados de ICA, de Retención de IVA, Anexos oficiales, declaración mensual de Retenciones y declaración Bimestral de IVA.
  • La información se alimenta directamente de la captura de datos en contabilidad.
Control de contratos
  • En infinidad de oportunidades dentro de las propiedades horizontales hacemos contratos, pequeños o grandes, que es imperativo controlar desde el punto de vista económico y logístico. La contabilidad es un control económico y fiscal de todas las actividades de la empresa, pero sería muy tedioso extractar de allí, todas las operaciones hechas para el contrato X o Y; igual sucede con cuentas por pagar, pues allí hay una relación de cuentas que corresponden a todo lo que debemos, pero difícil que nos diga, cuales de esas cuentas corresponden al contrato X o Y; así esta lista se alargaría si pensamos en los anticipos, gastos, costos, ingresos, impuestos, etc., por contrato. Este módulo, soluciona esta dificultad.
  • Hoja de vida de cada contrato con nombre del contrato, descripción larga de cada contrato, fecha de inicio y finalización de cada uno de ellos, identidad del contratante, nombre, teléfonos y correo electrónico de los contactos y las características de cada contrato.
  • La información se toma automáticamente del asiento contable, pues allí se determina a que contrato está apuntando el asiento contable.
  • Opción especial para hacerle notas de control al contrato, donde se consigna la fecha, la hora y el operador que la hizo. Estas notas pueden ser de cualquier tipo y tamaño.
  • El contrato se puede consultar en cualquier momento y ver el movimiento contable que ha tenido y los puntos de control (o notas) que ha tenido.
  • Tiene una opción de Cierre de contrato, con el que finaliza el ciclo y podemos conocer su resultado final.
  • Todo el tratamiento de la opción de contrato, para nada altera la información contable, o de proveedores, o de centros de costo. Es un tratamiento especial, que se hace leyendo los libros de contabilidad.
Centros de costos
  • Código estructural con una longitud máxima de veinte dígitos, distribuidos hasta en diez subniveles. Son definibles por el usuario para adaptarlo a cada caso en particular.
  • Posibilidad de asociar cualquier cuenta para ser administrada a través de centros de costo.
  • Todos los informes y las consultas pueden ser vistos en la forma, centro de costo y la lista de cuentas, o la cuenta y los diferentes centros de costos.
  • Los informes que hacen referencia a movimiento (diario y auxiliar), tienen una forma predeterminada, pero cada usuario la adapta a su necesidad, pues el formato se define arrastrando con el Mouse las columnas que desea, en la posición que quiera, con el formato que desee, etc.
Informes de Centros de Costos:
  • Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallados, Cartilla de Centros de Costos, Movimiento diarios por Centro de Costo, Libro Auxiliar de Centros de Costo.
  • Diseño de formatos para documentos y cheques.
  • Editor de formas incorporado, que facilita al usuario diseñar libremente los diferentes tipos de documentos como cuentas de cobro, recaudos, comprobantes de egreso, cheques, recibos de caja, notas de contabilidad, etc.
  • HELISA aporta por defecto un banco de formatos de documentos que pueden ser utilizados como están o ser tomados como base para construir a partir de ellos los propios.
  • Se pueden crear documentos con logos e imágenes, las variables pueden ser tomadas de la lista de HELISA o crear variables propias a partir de fórmulas, incluir preguntas en los formatos que son contestadas al momento de elaborar el asiento, utiliza plantillas para optimizar el encuadre de los conceptos, selección por grupos de variables y asignarle color, tamaños y fuentes.