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Administrador

El administrador es la base estructural de la serie de productos HELISA y es totalmente configurable y adaptable a cualquier estructura contable. Se puede definir el tamaño, los niveles del código de la cuenta contable y del centro de costos, se establecen diferentes tipos de cartera, se diseña la forma y distribución de los documentos, el valor de las tarifas, los topes, las bases, las cuentas que afectan cada operación y así se instala con el perfil que tendría un programa hecho a la medida. Se complementa con una barra de herramientas en línea con iconos para ayudas, guías visuales, calendario tributario y actualizaciones.

Además, presenta las siguientes características y complementos que requieren y facilitan el cumplimiento de las normas vigentes de información financiera en Colombia:

  1. Administración de la información financiera y tributaria

    El registro de las transacciones corresponde a un dato único, con múltiples atributos (financieros, tributarios, operativos, auditoria-control, etc.) que le permiten a la entidad generar información útil para la toma de decisiones, evitando así el reproceso de información y reduciendo el riesgo de error por la manipulación de información mediante el uso de hojas de cálculo.

  2. Notas y revelaciones a los Estados Financieros

    Permite la Administración de Notas y Revelaciones bajo los marcos aprobados en el territorio colombiano para la preparación de la información financiera. Así como también realizar la lista de verificación de revelaciones que aplican a la entidad reportante y así mismo ver su estado actual.

  3. Reconocimiento de Ingresos Financieros y Gastos Financieros

    En el momento del reconocimiento inicial, cuando las transacciones incorporen un elemento de Financiación Implícita (es decir el pago se aplaza más allá de los términos comerciales normales), la entidad deberá medir el instrumento financiero (activo/pasivo) al valor presente de los pagos, descontándolos a una tasa de interés de mercado de acuerdo a su política contable. Nuestra herramienta facilita este proceso y controla periodo a periodo la porción a reconocer.

  4. Preparación del impuesto diferido

    Con la entrada en vigencia de los marcos para la preparación y presentación de la información financiera en Colombia, se requiere el reconocimiento, medición, presentación y revelación del Impuesto diferido. HELISA/NI permite la preparación y cálculo de este requerimiento facilitando su control y registro.

  5. Transición a las NIIF para Pymes

    HELISA/NI es una herramienta que facilita el proceso de transición (adopción) a las NIIF® y adicional a ello entiende que algunas entidades han realizado este proceso después de las fechas estipuladas, por lo cual incorpora una funcionalidad que facilita el traslado de movimientos posteriores a la transición que solo fueron registrados bajo los PCGA anteriores, permitiendo a la entidad centrar su atención en el análisis de las cifras, las transacciones y las políticas adoptadas para realizar los ajustes correspondientes.

  6. Deterioro de cartera

    Este proceso permite a la entidad realizar un análisis detallado de las cuentas por cobrar y determinar sobre cuales valores, deudores o documentos, debe ser realizado el correspondiente registro de deterioro.

  7. Generación de informes

    Informes de movimientos, balances detallados y generales de información financiera bajo la normatividad vigente.

  8. Conjunto completo de Estados Financieros

    Permite la configuración y generación del conjunto completo de Estados Financieros (Estado de situación financiera, Estado de resultados, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de flujos de efectivo), de acuerdo a la política contable establecida por cada entidad.

  9. Inversiones y obligaciones financieras

    Hoja de vida de las inversiones y obligaciones financieras que permiten el control y seguimiento de otros activos/pasivos financieros que posee la entidad reportante.

  10. Importación o exportación

    Permite la importación o exportación de las transacciones contables e información con relevancia tributaria de manera ágil y segura.

  11. Libro de diferencias con relevancia tributaria

    Presenta un informe con las diferencias que resultan entre los nuevos marcos técnicos normativos contables y las disposiciones del Estatuto Tributario, permitiendo al usuario identificar la transacción económica que genera la diferencia y poder preparar la CONCILIACIÓN FISCAL que exige el artículo 772-1 del E.T.

Contabilidad General

  • Planes contables incluidos (PUC) para comerciantes, sector financiero, sector asegurador, administradoras de pensiones y cesantías, sector real, entidades vigiladas por la superintendencia de valores, sociedades titularizadoras, sector salud, sector solidario, casas de cambio, fondos caja de auxilios CAxDAC, entidades públicas y de servicios públicos domiciliarios.
  • Generación automática del comprobante de ajustes integrales por inflación, cancelación de cuentas de resultado y saldos de terceros, cálculo de intereses corrientes.
  • Librería con documentos de uso frecuente o repetitivo.
  • Programación de ayudas en la captura para conceptos repetitivos y para la captura de impuestos.
  • Concepto de Documento Fuente, que asocia los números de documentos consecutivos internos con la numeración de documentos de los terceros.
  • Análisis financiero basado en libros con periodos en serie, comparativos e indicadores financieros predefinidos, y permite que el usuario defina sus propios indicadores.

Algunos informes de Contabilidad General

Libros principales:
Balance general, Estado de Resultados Clasificado, Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallado, Cartilla de Cuentas.
Libros de Movimiento:
Comprobante de Diario (detallado), Comprobante de Diario (resumido), Libro Auxiliar, Libro Auxiliar con terceros y bancos.
Libros de Activo Disponible:
Libro de Caja Bancos y Ahorros, Estado de Caja Bancos y Ahorros, Libro para Tesorería.
Libros para Auditoria:
Consecutivo de Documentos, Auditoria con formato de Balance, Auditoria con formato Movimiento, Informe de Centros, Cuentas y Terceros.
Libros de Cámara de Comercio:
Libro Mayor y Balance, Libro de Inventario y Balance, Libro Diario, Libro de Cuenta y Razón.

Cuentas por cobrar

  • Permite definir hasta 20 tipos de cartera independientes, con campos en la hoja de vida particularizados, con ordenamientos propios. Ej.: La cartera de clientes se hablará de NIT, nombre del cliente; en la cartera de estudiantes dirá número del carné, nombre del estudiante; en la cartera de asociados dirá código del asociado, nombre del socio, etc.
  • Se administran conceptos como tolerancia a la mora (cuantos días después de vencida una obligación, no hay bloqueo del crédito), cupo de endeudamiento, desde cuando es cliente, días de pago, etc.
  • Definición de múltiples formas de pagos, cuotas fijas, cuotas variables, valores fijos o porcentuales, fijar cuota a cuota, ajuste de las fechas de vencimiento al calendario laboral, etc.
  • Administración de cartera con intereses corrientes e intereses por mora, con días de gracia, cobro mes completo, si son negociables, si se ajustan a una determinada unidad, etc., todo definible por el usuario.
  • Los informes se pueden estructurar por cliente, por ciudad, por zona, por grupo, o por otros dos campos de la hoja de vida de cada cliente, que son de libre definición.
  • Las edades de la cartera son de libre definición al momento de elaborar el informe y puede discriminar en edades los saldos vencidos o los saldos por vencer.
  • En la gran mayoría los informes de HELISA, se puede suprimir los títulos y subtítulos de los informes e imprimirlos sin saltos de página para, cuando estos se van a utilizar simplemente en labores de revisión.
  • Opción de conciliación con contabilidad.

Algunos informes de Cuentas por Cobrar

Estados de Cartera:
Directorio de clientes, Estado general corriente, Estado general por edades, Estado detallado por edades, Estado de cartera de prueba, Estados de cuenta con intereses (corrientes y por mora), Movimiento por deudor y Movimiento Diario de Cartera.
Informes complementarios:
Lista de clientes en mora, Planilla para cobros, Relación de Facturas (con las edades de plazo), Relación de recaudos o cobros (con las edades de pagos en mora), Informe con periodos en serie (columnario), clientes sin registro de compras en determinado periodo.
Opciones para hacer correo (formato carta o circulares):
Opciones para hacer correo (formato carta o circulares):

Administración de terceros

  • Hoja de vida con campos individuales para nombres y apellidos y ajustados a requisitos de medios magnéticos de la DIAN.
  • Selección de terceros por nombre o por NIT.
  • Consultas dinámicas e interactivas que permiten hacer selección de contenidos, columnas a mostrar, ordenamientos, totales, contadores y traslado del contenido directo a Excel, Word, archivos con formato HTML y XML.
  • Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT o por nombre.
  • Relación de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con casilla de valores mensuales, bimestral, trimestral, semestral o anual.
  • Elaboración de extractos o estados de cuenta de terceros, con selección de fechas.

Renta y complementarios

  • Este módulo tiene gran afinidad con administración de terceros, puesto que es el tratamiento del tercero, pero ya con una óptica estrictamente tributaria. Aquí se definen las tablas de impuestos con sus cuentas, tarifas, mecánicas, bases, naturaleza, los conceptos tributarios y formatos para los certificados, cartas de entrega, rótulos y diseño de la carta de solicitud de certificados.
  • Da la posibilidad de imprimir el certificado, acompañarlo de un formalismo como es la carta de entrega, los respectivos rótulos para el sobre y además, expedir la lista de entrega y firma, para ser enviados por correo certificado.
  • La información se toma directamente de la captura de datos en contabilidad.

Los principales certificados y anexos son:

  • Certificado de retención en la fuente, de Ingresos y Retenciones, Certificados de ICA, de Retención de IVA, Anexos oficiales, declaración mensual de Retenciones y declaración Bimestral de IVA.

Centro de costos

  • Código estructural con una longitud máxima de veinte dígitos, distribuidos hasta en diez subniveles; son definibles por el usuario para adaptarlo a cada caso en particular.
  • Posibilidad de asociar cualquier cuenta para ser administrada a través de centros de costo.
  • Todos los informes y las consultas son susceptibles de verlos de la forma Centro de costo y la lista de cuentas o la cuenta y los diferentes centros de costos.
  • Los informes que hacen referencia a movimiento (diario y auxiliar), tienen una forma predeterminada pero cada usuario la adapta a su necesidad, pues el formato se define arrastrando con el Mouse las columnas que desea, en la posición que quiera, con el formato que desee, etc.

Algunos informes de Centros de Costos

  • Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallados, Cartilla de Centro de Costos, Movimiento diarios por Centro de Costo, Libro Auxiliar de Centros de Costo.

Control de negocios

  • En infinidad de oportunidades dentro de las empresas hacemos proyectos, que es imperativo controlar desde el punto de vista económico y logístico. La contabilidad es un control económico y fiscal de todas las actividades de la empresa, pero sería muy tedioso extractar de allí, todas las operaciones hechas para el proyecto X o Y; igual sucede con cuentas por cobrar o por pagar, pues allí hay una relación de cuentas que corresponden a todo lo que debemos o nos deben, pero difícil que nos diga, cuáles de esas cuentas corresponden al proyecto X o Y; así esta lista se alargaría si pensamos en los anticipos, gastos, costos, ingresos, impuestos, etc., por negocio. Este módulo, soluciona esta dificultad.
  • Hoja de vida de cada negocio con Nombre del negocio, descripción larga de cada negocio, fecha de inicio y finalización de cada proyecto, identidad del contratante, nombre, teléfonos y correo electrónico de los contactos y las características de cada proyecto.
  • La información se toma directamente del asiento contable, pues allí se determina a que proyecto está apuntando el asiento contable.
  • Opción especial para hacerle notas de control al proyecto, donde se consigna la fecha, la hora y el operador que la hizo. Estas notas pueden ser de cualquier tipo y tamaño.
  • El negocio se puede consultar en cualquier momento y ver el movimiento contable que ha tenido, los puntos de control (o notas), que ha tenido.
  • Tiene una opción de Cierre de Negocio, con el que finaliza el ciclo y podemos conocer su resultado final.
  • Todo el tratamiento de la opción de negocios, para nada altera la información contable, o de cartera, o de centros de costo. Es un tratamiento especial, que se hace leyendo los libros de contabilidad.

Casos de aplicación práctica (son ejemplos):

  • Una S.I.A. (Sociedad de Intermediación aduanera), hace todo el tiempo negocios con terceros para movilización y nacionalización de mercancías. Por cuenta de cada uno de estos contratos, se reciben anticipos, abonos, pagos, devoluciones, compromisos.
  • Cualquier empresa, independiente de su actividad o su tamaño hace un contrato para remodelar las instalaciones de la empresa. Esto generará pago de mano de obra, compra de materiales, acarreos, seguros, anticipos, entregas de dinero, bodegaje.
  • En los dos casos expuestos, utilizando la opción de negocios se podrá conocer en cualquier momento o al final, el estado contable del contrato, el costo exacto, el estado de ganancias y pérdidas, los sobrantes del dinero anticipado y el tiempo invertido en el mismo, sin necesidad de apoyarse en herramientas adicionales como hojas de cálculo y sin inversión de tiempo en procesos fuera del normal dedicado a hacer los asientos en contabilidad.

Diseño de formatos para documentos y cheques

  • Editor de formas incorporado, que facilita al usuario diseñar libremente los tipos de documentos como comprobantes de egreso, de ingreso, cheques, recibos de caja, notas de contabilidad, etc.
  • HELISA aporta por defecto un banco de formatos de documentos que pueden ser utilizados como están o ser tomados como base para construir a partir de ellos los propios.
  • Se puede crear documentos con logos, imágenes, variables de la lista de HELISA o crear variables propias a partir de fórmulas, incluir preguntas en los formatos que son contestadas al momento de elaborar el asiento, utiliza plantillas para optimizar el encuadre de los conceptos, selección por grupos de variables y asignarle color, tamaños, fuentes, puede definir tamaño de impresión, ayudas en línea, visor para ver en pantalla o impreso la evolución de la forma del documento.
  • El documento nuevo puede ser utilizado por todas las empresas, porque queda involucrado en el banco de formatos.

Análisis financiero

  • Se ha dotado un complemento que acompaña a todo desempeño de HELISA, con unas opciones para comparar, contrastar, medir, analizar el comportamiento general del negocio.
  • Los informes (o consultas), de periodos en serie, simplemente grafica o tabula los periodos indicados (un periodo puede ser un mes, un bimestre, un trimestre, un semestre, un año), de manera consecutiva para facilitar visualizar el crecimiento o decrecimiento de las cifras o de los conceptos que se quiere medir. Ej.: Ganancias y Pérdidas, visto en columnarios (o el tipo de gráfico que elija), mes a mes, con columna de promedio y total y con la medida de la distribución.
  • Los libros comparativos, muestran los principales estados financieros y hacen un análisis vertical y horizontal, establecen la diferencia entre los dos periodos comparados y muestran en términos porcentuales su comportamiento.
  • En la opción de indicadores financieros, se tienen por defecto los básicos: De rentabilidad, de endeudamiento, de eficiencia, de liquidez, de actividad, pero, da la facilidad para que el usuario cree sus propios indicadores, funciones, formulas, grupos, es decir, todas aquellas medidas que considere necesarias para medir el desempeño de su negocio en particular. Todos estos indicadores se muestran gráfica y numéricamente.

Algunos informes de Análisis Financiero

Libros con Periodos en Serie:
Balance general, Estados de Resultados clasificado, Balance detallado, Balance de prueba, Estado de resultados detallado.
Libros Comparativos:
Balance general Comparado, Estados de Resultados clasificado, Balance detallado comparado, Balance de prueba comparado, Estado de resultados detallado comparado, Cambios en el Capital de Trabajo, Estados de Fuentes y Usos.
Indicadores Financieros:
Indicadores de rentabilidad, de endeudamiento, de eficiencia, de liquidez, de actividad, funciones, conceptos, cuentas, todo de libre definición.

Inventarios

  1. Se ha incorporado para el proceso de determinación del costo de los inventarios la aplicación de métodos de valuación adicionales al tradicional promedio ponderado como PEPS e identificación especifica. Estos métodos pueden ser aplicados de forma independiente en el registro de las operaciones realizadas en el inventario para la contabilidad NIIF® y para la contabilidad local.

  2. Permite a la entidad ajustar el costo del inventario NIIF® o el costo del inventario local por conceptos como deterioro, mermas, obsolescencia, entre otros, mediante un análisis y un registro independiente por cada contabilidad.

  3. En el proceso de transición por cada producto puede ser ajustado el costo inicial y el método de valuación en la contabilidad NIIF®, de igual forma puede eliminar partidas que no cumplan con el criterio de reconocimiento como inventario de acuerdo a las NIIF®. Este proceso está integrado con la preparación del estado de situación financiera de apertura de la entidad.

Administra y controla cantidades, costos, precios de venta, costos de reposición, cantidades críticas (mínimas o máximas), niveles de re-orden, ubicación, bodegas, re-expresión de medidas y lo hace tanto para artículos del inventario comercial como de materias primas. Para ajustarlo a las NIIF®, su costo se puede determinar por promedio, PEPS, por identificación específica o por reconocimiento contable. Clasificable por grupos, por familias, por tipos de unidad o por características de los productos. Ubicable por nombre del producto, por código, por referencia o por código de barras. Armado de kits o ensamble de productos con cargas fabriles diferentes para NIIF® y para la contabilidad con norma local. Todo está acompañado de auditorías, inventarios físicos, fórmulas de ensamble y desensamble de productos, armado y desarmado de kits, referencias complementarias, estadísticas de salidas, de entradas, de rotación, informes, consultas y exportaciones con múltiples tipos de agrupamiento.

Grupos de inventarios

Le permite establecer una estructura con niveles para el manejo de los grupos de inventario y clasificar los artículos dependiendo del tipo de negocio y el manejo contable.

Costeo de inventarios

Puede llevar el costeo del inventario de 3 maneras en línea, por lotes o desconectado, el manejo del costo es Costo Promedio, está directamente relacionado con las cuentas que se parametricen en los grupos del inventario.

Manejo de bodegas

Creación de bodegas para el manejo de diferentes ubicaciones geográficas, teniendo la opción de manejar documentos de traslado entre bodegas, también puede habilitar bodegas para ciertos usuarios y asignar un responsable.

Familias

El uso de familias brinda la posibilidad de agrupar una serie de artículos cuando se facturen logrando un resumen en el documento.

Impresión de rótulos

Puede realizar la impresión de los rótulos de los artículos, también puede personalizar el diseño de los rótulos.

Lista de precios

Puede realizar el mantenimiento de listas de precios teniendo la opción de hacer incremento/decremento, variación porcentual y nuevo precio.

Tipos de unidades

Puede crear diferentes tipos de unidades, con la posibilidad de hacer conversiones entre ellas para los artículos que manejen unidades de medida similares.

Informes y consulta

Global de inventario, Movimiento de Inventario, Movimiento por pregunta, Estado General de inventarios, Estado Detallado de inventarios, Movimiento Artículos, Costo de Entradas y salidas, Inventario físico, Existencias en Topes Críticos, Rotación de inventario , Desempeño histórico de costos

Activos Fijos e Intangibles

  1. Facilita la administración y control de los activos reconocidos como propiedad, planta y equipo de manera totalmente independiente para la contabilidad y la informacióncon relevanciatributaria, permitiendo que el proceso de reconocimiento, medición inicial, medición posterior, depreciación, deterioro, clasificación y contabilización sean realizados de acuerdo a los criterios exigidos por cada norma.

  2. Se han estructurado documentos especiales con los cuales pueden ser registrados cambios en las estimaciones realizadas para cada uno de los elementos de propiedad, planta y equipo realizando la aplicación prospectiva de estos cambios y permitiendo realizar las revelaciones requeridas en cada situación.

  3. Ofrece una herramienta mediante la cual la entidad puede realizar procesos de reclasificación de elementos reconocidos como propiedad, planta y equipo a propiedades de inversión o reconocidos como activos no corrientes mantenidos para la venta y viceversa, así como los cambios en su medición y en los procesos de depreciación o suspensión de la misma a que hubiera lugar.

  4. Se incorpora la administración de elementos de propiedad planta y equipo por componentes, permitiendo llevar a cabo procesos de depreciación, sustitución o baja por cada uno de los componentes establecidos.

  5. Permite realizar los ajustes, bajas, cambios en la medición, cambios en estimaciones de las vidas útiles, cambios del importe recuperable, cambios en el método de depreciación o en la clasificación de elementos de propiedad, planta y equipo directamente en el proceso de adopción por primera vez de las NIIF® el cual se integra automáticamente con el proceso de transición y preparación del ESFA

Es una herramienta que nos permite organizar y controlar de manera óptima, los activos fijos e intangibles de la compañía. Nos permite controlar el estado de los activos, por ejemplo: los que están en uso, los que están en reparación con o sin depreciación, dados de baja, en tránsito, en montaje o construcción. Nos permite controlar las licencias de software, pólizas de seguros y contratos de mantenimiento que pueden estar sujetos a los activos. Esta es una herramienta conectada directamente con la contabilidad.

Satélite

Es una herramienta que permite la administración, mantenimiento, control y planeación directa sobre los activos e intangibles, esta se puede conectar por red, o por vía archivos planos.

El satélite permite programar futuros mantenimientos, controles o actividades de control, es posible cambiar los estados de los activos, administrar los activos, realizar traslados, realizar las lecturas de unidades a depreciar y acceder a las consultas específicas del módulo.

Ubicaciones

El sistema nos permite clasificar los activos por su ubicación en la compañía, con estas podemos clasificar, ordenar, y revisar informes y consultas clasificadas por las ubicaciones.

Por ejemplo: Contabilidad, Ventas, Producción, Recursos Humanos, Administración, Sucursales.

Compra y venta de activos

Por medio de esta herramienta se puede controlar las ventas y compras de los activos, alimentando directamente el modulo de contabilidad, incluyendo los datos de la depreciación, y costos de los activos.

Depreciaciones y amortizaciones automáticas

El programa nos permite realizar los documentos de la depreciación y amortización, de manera automática, con los diferentes métodos de depreciación.

Estos documentos son parametrizables, para agrupar o discriminar las cuentas del gasto de la depreciación o la depreciación acumulada.

Centros de Costos

La herramienta nos permite asignar uno o varios centros de costos a cada una de las placas o activos, para su respectivo movimiento, cuando se trata de varios centros de costos con un solo activo, se puede discriminar el movimiento porcentualmente.

Con esto alimentamos directamente los informes y consultas del módulo de los centros de costos.

Informes

Existen informes especiales para el módulo, como: directorio de hojas de vida, resumen de los activos en una página, libro de activos, balance de prueba para activos, balance detallado para activos, libro de movimiento, y la cartilla de ubicaciones.

Estos informes permiten verificar los saldos iniciales, saldos finales, movimientos resumidos, movimientos detallados, resumen de todos los activos, y la cartilla de las hojas de vida de los activos.

Los informes son configurables, y se pueden filtrar por ubicaciones, por grupos de los activos, por documentos, por fechas, por placa o por descripción del activo.

Consultas

Las consultas de los activos nos permiten verificar la información de manera rápida, dinámica y gráficamente.

El sistema cuenta con consultas como:

  • Cartilla de ubicaciones: nos muestra los datos básicos, los valores por cada una de las ubicaciones creadas en el sistema, en donde muestra los activos por estados, con gráficas de los valores de compra, valor de depreciación y el valor de salvamento.
  • Directorio de hojas de vida: esta consulta nos muestra el detalle de cada activo, el movimiento que tiene, los valores de la depreciación, grafica con los datos de compra, salvamento y depreciación, datos del activo y centros de costos asociados.
  • Libro de activos: nos permite ver todos los valores y movimientos de cada uno de los activos, discriminado por conceptos y con gráficas de su depreciación.
  • Movimiento diario: esta consulta muestra los movimientos discriminados por fechas.
  • Movimiento por artículo: permite verificar los movimientos del módulo discriminado por cada placa o descripción del activo.
  • Movimiento por documento: nos permite acceder a la información de movimiento, filtrado por cada uno de los documentos.

Cambios de estados

Los cambios de estado, nos permiten clasificar los activos en uso, en construcción, en tránsito, en montaje, en reparación con depreciación, en reparación sin depreciación y los dados de baja.

Pólizas, licencias y contratos

En el sistema es posible controlar los valores correspondientes de los intangibles como los contratos de mantenimiento, las licencias de software, y las pólizas de seguros, que hacen parte de los activos, o se controlan por aparte.

Métodos de depreciación

La herramienta maneja los diferentes métodos de depreciación conocidos como: línea recta, suma de dígitos del año, reducción de saldos, unidades producidas, depreciación inmediata, y los No depreciables para los activos como los terrenos.

Conciliación con contabilidad

Este informe nos permite verificar los rubros contenidos en el módulo y los contenidos en la contabilidad, para revisar los movimientos y valores ingresados.

Facturación Electrónica
Factura electrónica estándar, la mejor noticia para Colombia

Durante varios años se han estado desarrollando, en diferentes países del mundo, iniciativas, leyes y normas que permiten el uso de los documentos electrónicos para fines comerciales, como son las ordenes de compra y las cotizaciones. En muchas administraciones tributarias de Latinoamérica, se ve como una facilidad para los contribuyentes el permitir el uso de los comprobantes fiscales digitales o facturas electrónicas. Al dar esta autorización, se generan ahorros muy importantes en tareas manuales que hoy en día no agregan valor a la transacción y retrasan el intercambio comercial. A continuación se hace un recuento de algunas de ellas, para ilustrar un flujo común en la vida de las facturas en papel.

De manera inicial, se captura la información de lo que se va a facturar y se manda a imprimir en las tres o más copias (original, contabilidad, copia para el contrarecibo). Si la impresora no se atora y se puede imprimir la factura, se procede a distribuir las copias a los usuarios correspondientes. Se le entregan a la mensajería el original y tal vez una copia si se va a recabar un contrarecibo o un sello de recibido por el cliente. En el caso de que se use una mensajería de un tercero, se procede a llenar el formulario correspondiente y llamar o esperar a la mensajería para que recoja el paquete con el documento.

Se envía el documento, lo que involucra traslados en la ciudad, pago de transporte, tiempo de personal, con el objetivo de llegar en el periodo designado por el cliente para revisión de facturas. En caso de que exista algún percance en el camino, el retraso puede provocar el no llegar a tiempo y por lo tanto, tener que esperar a un nuevo periodo de revisión, que puede ser el dia siguiente o la semana siguiente en el mejor de los casos. Durante ese periodo no comienza a correr el plazo de pago en algunos casos, sino hasta que entra la factura a revisión. Si se llega a tiempo se entrega la factura y se toma el contrarecibo.

Ahora bien, el mensajero, si es de la empresa emisora de la factura, debe tomar un transporte y algún tiempo para regresar a la oficina o para dirigirse a otro cliente y realizar el mismo proceso de entrega para otro documento.

Una vez que el documento es recibido por el cliente, procede a su revisión y autorización. En caso de no estar de acuerdo con el monto, las cantidades o los términos de la factura, realiza la notificación de rechazo, pero hasta que se le pregunta o cuando llega la fecha de pago. En ese caso se debe recoger el documento con el error y se debe generar un documento nuevo, realizando de nuevo todo el ciclo.

Si la factura está correcta, se procede a su captura en el sistema del cliente y a realizar el archivado del documento por un periodo de 5 años o más. Esto representa trabajo de archivado, almacenamiento, espacio físico y posibilidad de error en la clasificación, además de los errores asociados con la perdida de documentos o los retrasos por documentos que se quedan el cajón de alguno de los autorizadores.

Ahora bien, la mayoría de estos costos se reducen o eliminan por medio de los documentos electrónicos, pero no basta con que sean electrónicos, ya que al tener una imagen de una factura y recibirla por email, se podría pensar que es un medio electrónico. El problema es que hay tantos formatos y formas de documentos en papel, con los datos repartidos en diferentes lugares, con letreros distintos (orden de compra, O.C. pedido, requisición, PO, etc) y longitudes variadas, que es muy complejo el tratar de entender cada una de las facturas, aun para un ser humano.

Cuando no solo la factura como documento se hace electrónico de origen, sin que además se define un ESTANDAR, todo se facilita, ya que todos podemos saber en dónde se encuentra el número de factura, el producto, el precio, el total, los impuestos, etc. Esto permite que un proceso de cómputo genere, valide, reciba, archive y busque cualquier factura en segundos.

Por lo anterior, el paso que se da con la publicación del decreto 2242 por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), representa la oportunidad de comenzar a disfrutar de los ahorros y beneficios que se obtienen al implementar esta tecnología con formatos definidos y respetados por todos los participantes de la economía. Ahora si es posible realizar facturas electrónicas que permitan la integración de las cadenas productivas, logrando una mayor velocidad del proceso, permitiendo obtener los ahorros que se han dado en muchas otras partes del mundo. Ahora solo nos resta comenzar a usar las facilidades publicadas.

Puntos de ventas POS

POS (Point of Sale – Punto de venta) Helisa POS es un sistema de administración de ventas diseñado para facilitar la gestión comercial y el control de inventario adaptable a la mayoría de negocios. De fácil parametrización y configuración. Permite definir grupos de artículos, servicios, manejo de impuestos, manejo de clientes, formatos de impresión ajustables de acuerdo a su necesidad. El sistema permite elaborar factura de venta (mostrador y distribuidor), devolución de facturas, cotizaciones, control de entregas, arqueo de caja e impresión del informe fiscal de ventas requerido por la DIAN.

Ventas

Análisis del movimiento de ventas a través de la generación de consultas e informes:

  • Consultas.
  • Detalle de movimiento. Resumen de movimiento. Estadísticas por concepto. Incremento y rentabilidad. Total de ventas. Control de cheques y resumen de negocio.
  • Informes.
  • Arqueo de caja. Consecutivo de factura. Fiscal de ventas diario. Fiscal de ventas por fecha. Retiros parciales de caja. Estado de resultados.

Productos

Administración de inventario:

  • Directorio de clasificaciones, se hace a través de la conformación de grupos. Estos grupos se estructuran en niveles y se asocian aquellos artículos con características afines, impuestos y cuentas contables. Es posible definir niveles y subniveles.
  • Directorio de tipos de unidad, unidades de peso, volumen, longitud, densidad, viscosidad y unidad.
  • Directorio de productos, asignación a un clasificación (grupo), asociación a tipos de unidad, referencia, código de barras, producto facturable, para ser filtrados al momento de hacer una factura, producto pesable (uso de básculas), características, definición de precios de venta, IVA, impuesto al consumo, descuentos por cantidad, topes de inventario, imagen, cuentas contables para IVA e Impuesto al consumo.
  • Definición de servicios para facturación.
  • Definición de Kits.
  • Definición de promociones.
  • Captura de documentos de inventario: entradas, salidas, ajuste por inventario físico y ajuste al costo.
  • Consultas de inventario: general de inventario, movimiento y stock.
  • Impresión de etiquetas de códigos de barras.
  • Impresión de tiquetes de productos.
  • Opciones para la actualización de precios de productos y servicios.
  • Reimpresión de documentos de inventario.

Clientes

  • Directorio de clientes, información general, código de barras, condiciones comerciales, impuestos, foto.
  • Manejo de cartera, con opción de manejo de intereses.
  • Manejo de plazos y cuotas (fijas o variables) al momento de realizar el crédito.
  • Recaudo: pago o abono a la deuda de un cliente en efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito, cheques y bonos.
  • Importación y exportación de directorio de clientes.

Exportación de archivos contables

  • Exportación de asiento contable de inventario: archivo para contabilización del movimiento de inventario en un rango de fechas seleccionado.
  • Exportación asiento contable de ventas: archivo para contabilización del movimiento de ventas en un rango de fechas seleccionado.
  • Exportación asiento contable pago de clientes: archivo para contabilización de los recaudos o pagos de los clientes en un rango de fechas seleccionado.

Manejo de impuestos

Para la captura de la factura el sistema permite calcular los siguientes impuestos: IVA. Impuesto al consumo. Retención de IVA. Retención de ICA y retención en la fuente según se requiera.

Caja

  • Manejo de turnos, hora inicial, hora final.
  • Programación de turnos: por caja se pueden asociar diferentes turnos y cajeros.
  • Configuración de la pantalla de captura: por cada cajero se puede definir la forma de presentación de pantalla de captura, columnas a mostrar y ancho de las mismas.
  • Creación de clientes.
  • Se pueden elaborar documentos de factura tipo mostrador (tirilla), factura tipo distribuidor, cotización y control de entregas.
  • Administración de facturas en espera.
  • Pago de facturas a través de efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito, cheques, bonos o de financiación mediante crédito personal.
  • Recaudo de cartera, parcial o total.
  • Devolución de facturas de manera parcial o total.
  • Devolución artículos.
  • Retiro parcial de dinero.
  • Ingreso de efectivo a la caja.
  • Calculadora.
  • Manejo de vendedores.
  • Control al momento de cambiar cantidades o valores en la factura.
  • Búsqueda de registros al momento de facturar.
  • Orden de captura por Nombre del producto, Referencia o Código de barras.
  • Reimpresión de documentos: facturas y devoluciones.
  • Cierre de caja y arqueo.
  • Impresión del informe fiscal de ventas.
  • Permite el uso de dispositivos como pistola de código de barras, báscula, cajón monedero, impresión de escritorio y/o tipo pos y pole display.

Información ExógenaComprar Ahora

Helisa Información Exógena 2016 se conecta a los productos HELISA contables HELISA Norma Internacional, Helisa GW2, Helisa PH, HELISA D.O.S. Extrae la información contable y de terceros del año 2016 de una forma muy sencilla y con las herramientas, parámetros y ayudas, basados en la resolución 000220 se hace muy fácil la revisión de la información y la generación de los archivos .XML que solicita la DIAN.

Se adicionan dos nuevos formatos en la definición de conceptos (Formato 2276 y Formato 2278) para su correspondiente manejo. Se incorpora la opción de traer los parámetros definidos del año anterior para la definición de conceptos y su asociación de cuentas.

Definición de conceptos

  • En esta opción ligamos las cuentas contables correspondientes a cada uno de los conceptos que conforman los formatos a presentar.

Toma de información

  • Por medio de esta opción, se recopila la información de HELISA contable y pasa a HELISA INFORMACIÓN EXÓGENA 2016.

Mantenimiento de la hoja de trabajo

  • La hoja de trabajo permite verificar, revisar, crear y modificar toda la información para poder generar los archivos .XML con toda la información de los formatos y enviarla al revalidador y posteriormente a la página de la DIAN.

Helisa/XBRL
XBRL (Extensible Business Reporting Language)

Es el estándar adoptado por las entidades de supervisión para realizar la presentación de los estados financieros NIIF®. Helisa ha desarrollado un intérprete que permite realizar la lectura de cualquier taxonomía, para que el usuario configure la generación de cada uno de los informes requeridos, pueda ver en tiempo real los valores e información a reportar y pueda generar el archivo XBRL directamente desde Helisa y no tener que invertir tiempo digitando la información en la plataforma de la entidad de supervisión. En cierta forma hemos asumido XBRL como un lenguaje nativo para Helisa.

Nómina
Avalados por la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales)
Desde el 1 de septiembre de 2016 hasta el 31 de agosto de 2017.
Formatos Nómina Salarios y Nómina Compensaciones.

Administración de nómina, utilizando los lineamientos legales colombianos, parametrizable a las necesidades de la empresa con sus respectivas consultas e informes, actualizado continuamente a los cambios de normatividad Colombiana.

Gestión humana

  • Manejo de personal desde el proceso de entrevista hasta el proceso de selección y contratación. Consulta de selección de personal de acuerdo a diferentes criterios definidos por el usuario como son nivel académico, antigüedad en los cargos, ciudad de residencia, idiomas que hable lea o escriba, características personalizadas conclusiones de los entrevistadores entre otros.
  • Permite establecer consultas de los beneficiarios del empleado, enfermedades que padece, órganos a los que renuncia en una eventual contratación y referencias tanto familiares como laborales.
  • Personalización de características de los empleados como color de piel, marcas específicas, género, estatura, totalmente definida por los usuarios.
  • Consultas e informes de recurso humano donde el usuario puede personalizar según su necesidad consultas como: selección de personal con sus diferentes criterios, consultas de hojas de vida y características, manejo de familiares y beneficiarios, control de hijos y edades, lista de cumpleaños del mes entre otros.

Liquidación pagos y reportes

  • Selección de varios tipos de liquidación como: periódica, de vacaciones, de cesantías, definitiva, vacaciones colectivas, definitivas colectivas, autoliquidación de aportes (PILA). La información es tomada directamente desde la captura de parámetros con la posibilidad de incluir novedades en cualquiera de los empleados.
  • Manejo de inactividades remuneradas, no remuneradas, con sus diferentes tipos como licencia o permiso, licencia de maternidad, por enfermedad general, por riesgo profesional, control de autorización de permisos e inclusión del motivo de la inactividad.
  • Generación de archivo plano de consignación para pago en bancos o corporaciones.
  • Permite establecer por empleado los descuentos programados por varios conceptos, como préstamos, ahorro para fondo de empleados o convenios con cooperativas.
  • Generación del formato en archivo plano del registro contable, involucrando el movimiento de las cuentas y de los terceros.
  • Consolidación de Primas, Cesantías, Intereses de Cesantías, Vacaciones, etc.
  • Informes de afiliados a fondos de cesantías, pensiones, resúmenes de nómina, resumen del asiento contable, pagos, novedades, empleados inactivos, afiliados a cajas de compensación, incapacidades, llamadas de atención, vencimientos de contratos y otros.
  • Consultas de estado nominal del empleado donde el usuario podrá tener un valor unificado y total de pagos de sus empleados, incluyendo las provisiones.
  • Incluye módulo de facturación (empresas de servicios temporales), el cual permite la parametrización y diseño del formato de la factura por el usuario.
  • Control de aumentos de sueldos, retroactivos y topes máximos permitidos.
  • Diferentes tipos de consultas totalmente parametrizables con la opción de exportar a diferentes tipos de formatos como xls, txt, hmtl, xml con pre visualización e impresión directa. Consultas de recurso humano, empleados, liquidaciones, consolidados, autoliquidación, control de préstamos, historial de inactividades, novedades, definitivas entre muchas otras.
  • Todos los informes de este módulo permiten ser enviados por pantalla, en medio magnético o directamente a la impresora utilizando un manejo de propiedades de impresión.
  • Herramientas especiales que le podrán ayudar con la importación de hojas de vida, ingreso de personal, novedades, acumulados, etc.

Manejo de cartillas

  • Permite la parametrización del calendario, para establecer días festivos y/o especiales teniendo un mayor control por cargos y otros conceptos.
  • Tablas de retención en la fuente con opción de modificación de acuerdo a las normas legales.
  • Manejo de cajas de compensación, bancos, fondos, centros de costos, etc.
  • Opción para incluir tipos de contratos parametrizados según la necesidad del usuario por nóminas y formatos de cartas prefijados para constancias, prórrogas, terminación de contrato, solicitud de cesantías, aceptación de renuncia, impresión de contratos, etc.
  • Parametrización por tipos de nómina dependiendo de periodicidades de pago mensual, quincenal, catorcenal, decadal, semanal o diaria, lo cual facilita el manejo de conceptos prestacionales en nóminas empresariales, para profesores, constructoras o cooperativas.
  • Definición de conceptos de nómina totalmente personalizados por el usuario, sueldo, horas extras, bonificaciones, prestaciones, fórmulas para operaciones exclusivas y/o personales que necesite el usuario y que el sistema no las posee por omisión.
  • Varios formatos de desprendibles de pago, modificables por el usuario con la posibilidad de ser enviados directamente al correo electrónico del empleado.
  • Auditoría del sistema que permite conocer por usuario las fechas y horas de acceso, navegación y uso de las diferentes opciones de los módulos.
  • Listado y control de dotaciones que se le entregan a los empleados.

KORA
Administrador del Talento Humano

Producto completamente web enfocado a la administración del talento humano. Se conecta automáticamente con la base de datos de Helisa Nómina para “apoderarse” de toda la información de los colaboradores y ponerla a disposición de los administradores desde una perspectiva humana, con el criterio de conocer realmente a nuestros colaboradores. Desde el más alto hasta el más bajo rango de la organización, KORA nos dirá cuántos hijos tiene, que le gusta, cuánto tiempo lleva en el cargo o en la empresa, que estudió, si habla otro idioma, quien es su pareja, quién es su jefe, qué contrato tiene, cuando se vence, en fin, todo lo que debemos saber sobre las personas que integran la organización. Puede acceder a toda la información de los colaboradores, solo necesita tener acceso a la aplicación y una conexión de internet.

En una Página

Con un clic, tendrá un mapa de toda la organización, sin importar su tamaño. Cuantos hombres o mujeres entraron, salieron. Como están conformadas las familias, niveles de escolaridad, promedios de edades, de permanencia en la empresa, en los cargos, tipos de contratos, colaboradores destacados o amonestados, cuantos médicos, abogados, ingenieros, psicólogos, secretarias, quienes están estudiando, que estudian, donde, total de pagos y descuentos causados en el periodo y muchos datos indispensables para conocer y evaluar acertadamente el talento.

Con esta herramienta integrada, póngale marco a su empresa y navegue por todas sus áreas. Sabrá cuantos hombres y mujeres laboran, quien es el jefe, quien es la secretaria, cuánto paga cada mes, quienes están en vacaciones, que hacen, cuántos son solteros, casados, separados.

Documentos

Es un depósito donde tanto la empresa como las personas podrán guardar todos sus documentos con los niveles de seguridad suficientes para garantizar su confidencialidad. Nadie podrá ver, lo que no queremos que se vea. Allí es­tarán la cédula, el pase, el contrato laboral, los certificados, perfiles de cargos, encuestas, entrevistas. Encontrará las formas establecidas para solicitar vaca­ciones, permisos. Sera el mecanismo para tramitar licencias, certificaciones o cualquier intercambio de información entre la empresa y sus colaboradores.

Gestión de ventas

  1. Cuando requieran los criterios de reconocimiento y medición, se permite registrar hechos económicos traídos a valor presente, por ejemplo, cuando un acuerdo comercial represente una transacción de financiación, controlando y registrando de forma diferente los montos que deban ser reconocidos como ingresos ordinarios por venta de bienes o prestación de servicios y los que deban ser reconocidos como ingresos ordinarios por intereses en los diferentes periodos contables en los que este tipo de transacciones tengan impacto.

  2. Facilidad de realizar el reconocimiento de ingresos ordinarios por venta de bienes o por prestación de servicios de acuerdo a criterios contemplados en las NIIF®; transferencia de riesgos y ventajas significativas al comprador, que la entidad no conserve ninguna implicación en la gestión corriente de los bienes vendidos, que el importe de los ingresos de actividades ordinarias pueda ser medido o según el grado de terminación de la prestación del servicio, los cuales no necesariamente siempre son cumplidos al momento de emitir la factura de venta.

  3. En cualquier momento de cada uno de los periodos contables podrá ser realizado el reconocimiento de ingresos según el cumplimiento de cada uno de estos criterios NIIF® anteriormente planteados.

  4. El reconocimiento de ingresos en la contabilidad local seguirá siendo efectuado con la emisión del documento soporte de la venta.

  5. Aplicación de descuentos acordados entre vendedor y comprador basados en hechos posteriores a la generación de la factura, tales como descuentos por pronto pago o por volúmenes de compra de forma diferente entre la contabilidad NIIF® y la contabilidad local según los criterios de reconocimiento y medición establecidos en cada marco normativo

Opera el ciclo básico de un proceso de ventas. Una cotización, de allí un pedido y de este una remisión, cerrando con la factura. Cuando se elabora la factura (o la remisión en algunos casos), esta lleva la información a contabilidad, descarga las unidades y sus costos de inventarios, establece la cuenta por cobrar (si hay crédito), actualiza el estado de asesores comerciales, en fin, asegura contablemente el ciclo de una venta. Al facturar, mediante perfiles de comprador / vendedor, se determinan automáticamente los impuestos, las bases, tarifas, ICA, descuentos por línea, por montos, a pie de página e incluye información para dar validez legal al documento. Un pedido puede tomar el contenido de una cotización, controla disponibilidad, fechas de entrega, puede fragmentar las entregas, registra los productos como comprometidos para informar a compras. La cotización puede incluir artículos, servicios, comentarios, características con textos ampliados, condiciones de ventas, de entrega, expone garantías, formas de pago, plazos de entrega. Todo el ciclo administra múltiples listas de precios y este puede ser determinado manualmente, tomado a partir del costo aplicando porcentajes de rentabilidad o de incremento. Se incorporan mecanismo de truncamiento o redondeo en los precios, si tienen o no los impuestos incluidos (IVA, impuesto al consumo), fechas de vigencia y caducidad de los precios, márgenes de negociación, listas personalizadas (por cliente) y además se pueden establecer en otro tipo de moneda. Administra la hoja de vida de cada asesor comercial, tablas de comisiones, parámetros para su cálculo.

Facturación

  • Mediante la asociación de perfiles del cliente, del vendedor, de la entidad que vende y de los productos o servicios a vender, determina automáticamente los impuestos, bases, tarifas, ICA, descuentos por línea, por montos, a pie de página, y además, puede incluir información adicional necesaria para el tratamiento legal del documento, y que se preestablecen cuando se define el formato a utilizar
  • Al hacer una factura, puede tomar la información de una cotización, o de un pedido, o de las remisiones.
  • Cuando se termina de elaborar una factura, tendremos, un asiento en contabilidad plenamente balanceado, un vendedor con su liquidación, un inventario descargado, una cuenta por cobrar en cartera y en fin, todo el entorno del dato generado por la factura disponible para ser evaluado. Pone al día el libro Informe fiscal de ventas diario.
  • Identificación del comprador cuando se hace ventas de contado (tipo mostrador), que no requiere su inclusión formal en la lista de clientes, pero si, tener su identidad.
  • Fija y obedece límites a la negociación con topes fijados en la confección del perfil del operador.

Algunos informes de facturación:

  • Informe fiscal de ventas diario, movimiento resumido de facturación, movimiento detallado de facturación, relación de facturación por grupos.
  • Relación de artículos incluidos en las facturas.
  • Relación de servicios incluidos en las facturas. Control consecutivo de facturas.
  • Rentabilidad de ventas por grupo de productos. Rentabilidad de ventas por artículos.
  • Preguntas y sus respuestas, hechas en las facturas. Conciliación con otros módulos.

Remisiones

  • Elaborar una remisión, se basa y cumple con los mismos principios de la factura.
  • Deja en suspenso la operación, para ser concluido (facturado), en un proceso posterior.
  • Aquí se identifica al cliente y se descarga la mercancía. Posteriormente, en un proceso de facturación se retoman, de manera individual o por grupos, para completar el círculo de la venta y del proceso contable.
  • Controla de manera suficiente, que no se queden remisiones sin que sean facturadas.

Algunos informes de remisiones:

Informe fiscal de ventas diario, Movimiento resumido de facturación, Movimiento detallado de facturación, Relación de facturación por grupos, Relación de artículos incluidos en las facturas, Relación de servicios incluidos en las facturas, Control Consecutivo de facturas.

Pedidos

  • Aquí, tomamos nota y tramitamos una orden de compra de nuestro cliente.
  • Esta orden es sometida a los controles preestablecidos para darle curso al pedido.
  • Se controla la existencia o disponibilidad de los artículos pedidos para la fecha de entrega, si es a crédito, el cupo de endeudamiento requerido y la trayectoria de pagos del cliente y obviamente, las autorizaciones del caso.
  • Este pedido, queda a disposición bien del proceso de remisión o directamente del proceso de facturación para concluir la venta.
  • Varios pedidos pueden ser tomados por un solo proceso de remisión o de facturación, para tramitarlo en grupo.
  • Un pedido puede ser despachado en varias facturas y/o remisiones, para facilitar fragmentar la entrega de los productos.
  • Los artículos pedidos quedan registrados como mercancía comprometida, para que sea tenida en cuenta, en el proceso de compras.

Algunos informes de pedidos:

Movimiento resumido de artículos pedidos, Movimiento detallado de artículos pedidos, Relación por grupos de artículos pedidos, Relación de artículos y servicios pedidos, Control consecutivo de los pedidos, Lista de existencias vs los compromisos, Compromisos de entregas.

Cotizaciones

  • La cotización se puede emitir bien a clientes identificados en la base de datos o a particulares (no clientes).
  • Se incluyen en el cuerpo de la cotización servicios o artículos con nombre largo, plazos, características en texto amplio, comentarios, condiciones, garantías, formas de pago.
  • Se fijan compromisos y fechas de entrega.
  • Estas cotizaciones de confirmarse la venta, pueden ser tomadas por el proceso de pedidos, o de remisiones o directamente por la facturación de manera parcial o total.

Algunos informes de cotizaciones:

Movimiento resumido y detallado de artículos cotizados, relación por grupos de artículos cotizados, relación de artículos y servicios cotizados, control consecutivo de las cotizaciones, lista de cotizaciones pendientes o en curso.

Listas de precios

  • Se pueden crear múltiples listas de precios.
  • Las listas pueden tener un precio fijo, o variable tomando como base el costo del producto y aplicando un porcentaje de incremente o un porcentaje de rentabilidad.
  • Se puede determinar una lista que simplemente pida el precio a la hora de vender.
  • Las listas pueden ser en pesos o en dólares (otra moneda).
  • Los precios se pueden someter a mecánicas de redondeo o supresión de decimales.
  • Se puede establecer si tienen o no los impuestos incluidos (IVA, impuesto al consumo).
  • Si el IVA lo debe aplicar antes o después de los descuentos.
  • Cada lista tiene fecha de entrada en vigencia y caducidad.
  • Las listas de precios se asocian con los operadores del sistema, para determinar quienes tienen derecho a usarlas.
  • Se manejan unas listas de precios personalizadas, es decir, para ciertos clientes y sobre determinados productos o servicios.
  • Al momento de imprimir las listas de precios, se puede hacer una selección de aquellas que queremos incluir en los listados.
  • Las listas pueden o no, estar acompañadas de los saldos en stock.

Vendedores

  • Se construye una hoja de vida de cada vendedor (que también puede ser cobrador), con toda la información básica como funcionario que es de la empresa.
  • Se acompaña esta información con una tabla de comisiones, con parámetros para el cálculo de comisiones por ventas y/o por recaudo.
  • Cada cliente puede tener o no, un asesor comercial determinado.

Algunos informes de vendedores:

  • Directorio de vendedores y/o cobradores.
  • Lista de vendedores (cobradores) con sus clientes.
  • Liquidación de comisiones, por ventas en un periodo determinado. Resumen o detalle de los artículos vendidos.
  • Lista de clientes atendidos.
  • Lista de documentos emitidos.
  • Lista de servicios prestados.

Diseño de documentos

  • Toda la gestión comercial está acompañada de un editor de documentos que permite diseñar documentos libremente, donde se distribuya el contenido, títulos, columnas de información, colores, tipos de letra, logos, comentarios, preguntas con sus respuestas, totales, montos escritos y fórmulas para cálculos no previstos originalmente.
  • El documento puede ser impreso por cualquier medio detectado en la red, o enviado a un archivo, a un correo electrónico, o ser impreso posteriormente o en línea.

Gestión de compras

  1. Helisa/NIIF® ofrece la posibilidad de reconocer como parte del costo de los productos otros elementos requeridos para su adquisición o para colocarlos en la condición y ubicación requeridas por la entidad de forma independiente según los criterios NIIF® y los criterios de la contabilidad local.

  2. También permite realizar el reconocimiento de descuentos originados en la compra de inventarios de forma diferente para cada una de las contabilidades.

  3. Cuando la transacción de compra de inventarios constituya efectivamente un transacción financiera, Helisa NIIF® cuenta con una herramienta que permite, en la medición inicial, establecer el costo del inventario por valores diferentes en la contabilidad NIIF® y en la contabilidad local así como el posterior reconocimiento en la contabilidad NIIF® como gastos por intereses en los periodos contables requeridos hasta el momento del pago o extinción de la obligación

  4. Helisa/NIIF® cuenta con la posibilidad de definir descuentos comerciales por pronto pago o de compras por volumen a cada uno de los proveedores de la entidad y la correspondiente aplicación y reconocimiento de estos según requerimientos de la contabilidad NIIF® y de la contabilidad local.

Controla las tareas del proceso de compras, juntando la administración de los proveedores, guiado por la necesidad de mantener niveles óptimos en el inventario o la simple necesidad de adquirir elementos de consumo en la empresa. Del proveedor conserva listas de productos que provee, condiciones de ventas, tiempos de entrega, históricos de compras, precios de venta, descuentos y todas aquellas condiciones especiales que lo califican como proveedor. Para crear una orden de compra, el sistema me sugiere la cantidad a comprar teniendo en cuenta los niveles máximos, los puntos de reorden, la mercancía en tránsito (ya comprada), la mercancía comprometida (ya vendida), la mercancía dejada de vender, los tiempos de entrega del proveedor y los ciclos de venta.

Grupos de inventarios

  • Definición de características comerciales del proveedor para efectos del cálculo de impuestos Manejo de flujo de documentos: Orden de Compra, Entrada de Mercancía y Factura de Proveedor, con la correspondiente retoma de información entre los mismos.
  • Sugerido de compras basado en las existencias, cantidades pedidas a proveedores o por entregar a clientes y promedio de ventas.
  • Permite elaborar orden de compra con base al sugerido.
  • Control de órdenes de compra pendientes de recibir.
  • Permite registrar los servicios y/o artículos facturados por el proveedor, aplicando esquemas de descuentos por ítems o por totales.
  • Completa integración entre Contabilidad, Inventario y Cuentas por Pagar.
  • Informes resumidos para conocer compras por proveedor o usuario, en un término de días, semanas, meses, etc.
  • Informes detallados de compras por artículo, servicio o bodega.
  • Informes de análisis para relacionar artículos con proveedores, con usuarios o con bodegas.
  • Informes de compras por grupos de artículos.

Gomedisys

Módulo Clínico

Servicio Ambulatorio

Laboratorio clínico, consulta externa por primera vez, o por especialidad, control de signos vitales, notas de enfermería, incapacidad de pacientes, formulación de consulta externa, apoyo a diagnóstico.

Cirugía

Gomedisys permite programar intervenciones en salas de cirugía, y escribir y guardar las descripciones quirúrgicas relacionadas, récords de anestesia gráfico.

Gineco

Realice trabajo de parto, monitoria fetal, antecedentes, recién nacido. Configure sus propias escalas médicas y de ley. Programa con los últimos requisitos de ley nacional e internacional.

Hospitalización

Hoja de ingresos de hospitalización, evolución médica, formulación hospitalaria, administración de medicamentos, requisición a pacientes, notas de enfermería, balance de líquidos, control de signos vitales, control de oxígeno, apoyo terapéutico.

Cuidado intensivo

Hoja de UCI más todas las actividades del sub módulo hospitalización.

Triage

En nuestra pantalla de historia clínica, es posible hacer una repartición de los pacientes ingresados a la institución según prioridad de atención: emergencia, urgencia, sin urgencia.

Alto costo

Cuenta alto costo renal. Cuenta alto costo VIH.

Crónico

Definición de listado de pacientes. Antecedentes. Signos vitales. Resumen de paciente. Consulta de registros anteriores. Impresión de historia clínica. Enviar HC por email. Múltiples HC abiertas. Interconsultas. Notas. Eventos clínicos. Formulación ambulatoria y hospitalaria. Justificaciones de procedimientos y de medicamentos. Listado de favoritos. Repetir fórmula. Solicitud de interconsultas. Solicitud de programación de salas. Remisión de pacientes. Programación de salas de cirugía. Descripción quirúrgica. Récord de anestesia. Atender procedimientos. Consultas. Exámenes dinámicos. Graficar signos vitales. Escalas médicas. Imágenes y archivos. Medicamentos de cirugía. Odontología. Administración de medicamentos. Balance de líquidos. Control de transfusión y de oxígeno. Ingreso de pacientes. Incapacidad de pacientes.

Módulo Administrativo

Citas

  • Configure los servicios profesionales, agendas, horarios, días laborales, etc
  • Permítanos confirmar sus citas por correo electrónico, SMS con la periodicidad que a usted le convenga.
  • Separe espacios para clientes preferenciales, defina agendas para un contrato particular.
  • Configure y administre sus citas externas.
  • Mejore sus indicadores de ley.
  • Cancele, traslade, agende, administre a sus pacientes de acuerdo a sus necesidades.
  • Agende sillas, máquinas sin necesidad de involucrar un profesional.

Autorizaciones

  • Registro de datos enviados por las aseguradoras. Realice y envíe solicitudes de prestaciones a pacientes. Administre las novedades sobre sus procesos. Deje registro histórico sobre cada evento.

Referencia / Contrareferencia

  • Gestione las vías de ingreso y la oportunidad de los pacientes comentados.
  • Maneje la bitácora de referencia de sus instituciones.
  • Gestione las contra referencias y manejo integral de pacientes.

Admisiones

Creación de pacientes. Triage. Referencia / contrareferencia. Programación de cirugía. Ingresos. Traslados. Accidentes de tránsito. Eventos catastróficos. Autorizaciones. Egreso asistencial. Egreso administrativo. FURIPS 3047. Venta automática. Recibo de caja automático. Reingreso.

Farmacia

Gestión de solicitudes y/o formulación de cada uno de los pacientes en forma detallada, realice trazabilidad de cada uno de los elementos despachados por cada una de las farmacias de la clínica. Lleve estricto control de los despachos y las devoluciones por paciente.

Contratos

  • Defina el nivel de servicio a prestar y los cubrimientos en cada caso.
  • Configure la forma como ha de cobrar a los diferentes aseguradores y mejore su forma de negociar un contrato.
  • Conozca el estado actual de su contrato en todo momento. Contratos. Planes. ISS y SOAT. Institucionales manuales. Manuales y tarifas. Condiciones tarifas. Control de ejecución. Generación de archivos planos 4747.

Inventarios

Configuración de movimientos de inventario. Entradas directas. Salidas directas. Traslado de inventario. Devoluciones específicas de inventario. Impresión de movimientos. Cortes de inventario. Configuración de solicitudes. Creación de solicitudes del paciente. Plantillas para solicitud de pacientes (canasta). Atención de solicitudes de paciente desde inventario. Cambio de estado de solicitudes. Solicitudes de devolución. Solicitudes de consumo. Lista de proveedores. Creación de órdenes de compra. Ingreso de órdenes de compra. Devolución de órdenes de compra. Impresión de órdenes de compra.

Módulo Financiero

Facturas y Ventas

Ventas no quirúrgicas. Liquidación quirúrgica. Anulación de ventas. Estado de cuenta. Facturación por actividad, por paquete, multiusuario, per cápita, no clínica, paquete multiusuario. Impresión de factura. Notas crédito. Cotización.

Glosas

  • Registre cada una de las objeciones realizadas a su facturación.
  • Controle índices de glosas y responsables de las mismas.
  • Realice seguimiento y cierre de cada una de las objeciones todo de acuerdo a la normativa vigente.

Cuentas por cobrar y pagar

Envíos y radicación. Generación de RIPS. Generación de FUR RIPS. Notas débito y/o crédito. Cruce de pagos. Glosas.

Caja y tesorería

Imprima soporte a los pacientes de sus abonos. Administre y controle su caja. Procesos administrativos sobre sus registros. Realice traslados, cierres, cambios de turno. Consignación de caja.

Presupuesto

Se define como una herramienta de planificación de actividades y acciones, cuantificadas o medidas en valores monetarios. Buscan determinar anticipadamente las líneas de acción que se seguirán en el transcurso de un periodo determinado. Esta herramienta es parte de un sistema total de administración y cumple a cabalidad su función de control financiero dentro de la organización. Estructura y contrasta ingresos, costos y gastos, aportando información de su desempeño y previniendo su comportamiento como estrategia de una administración eficaz para descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando resultados con datos presupuestados para verificar los logros o remediar las diferencias. Los presupuestos pueden desempeñar roles preventivos como correctivos dentro de la organización. Decisiones oportunas y acertadas.

Indicadores de Desempeño

  • Análisis del movimiento de ventas a través de la generación de consultas e informes.
  • Notificaciones configurables en porcentajes de ejecución.
  • Indicadores programables de presupuesto con colores para facilitar su análisis.

Centros presupuestales

  • Se genera un árbol de centros presupuestales de manera sencilla y organizada.
  • Asocia usuarios a centros presupuestales para su administración.

Estructura para ingresos, costos y gastos

  • Asocie cuentas contables deseadas sobre rubros de manera personalizada.
  • Asigne centros de costo a centros presupuestales.
  • Genere aspersión para lo ejecutado y lo presupuestado.

Consultas e informes

  • Revise el estado general de su presupuesto observando cifras como valor presupuestado, valor de apropiaciones, valor ejecutado, valor disponible, porcentaje ejecutado e indicador del presupuesto.
  • Adicionar notas a los rubros u observaciones para mayor control.
  • Gráficas del valor presupuestado vs ejecutado.
  • Consulte el movimiento que afecte el presupuesto por rubros, fechas y documentos.
  • Análisis y comparación entre rubros.
  • Participaciones de rubros en el presupuesto.
  • Estadísticas sobre el presupuesto.
  • Estados de resultados detallados y clasificados del presupuesto.
  • Exporte a varios formatos todas las consultas, informes y cartillas.

Importaciones

  1. Helisa/NIIF® permite llevar a cabo el control, seguimiento y determinación del costo de adquisición de elementos del inventario ocurridos en procesos de importación de mercancía de forma detallada e independiente según los requerimientos establecidos en cada marco normativo.

Facilita todo el ciclo de un proceso de importación. Nace con la certeza de las condiciones comerciales de cada país, la selección y negociación con el proveedor, la compra y el seguimiento de la mercancía hasta su llegada a su punto de bodegaje. Amplio manejo de ICOTERMS (Términos Internacionales de Comercio), administración de proveedores del exterior, tipos de monedas y cambios, conceptos de importación, facilidades para el intercambio de información con la SIA (Sociedad de Intermediación Aduanera) y el control de los costos y gastos generados en el ciclo de la importación. Se dispone de una variedad de consultas, estadísticas y gráficos para facilitar la administración de la importación. Creación de escenarios para simular una importación y comparar su comportamiento variando países, proveedores, tiempos, tipos de cambio, condiciones comerciales y así, facilitar la elección de una buena alternativa.

Simulador

  • Esta aplicación que contiene el módulo de importaciones, les permitirá tener un espectro más amplio de los gastos, costos y rentabilidad, antes de tomar decisiones de negocio en el tema de importación.
  • Las simulaciones tienen una opción de guardado en una librería para posteriormente visualizarlas y analizarlas nuevamente, también se pueden unificar varias simulaciones en un solo proceso el cual es modificable al gusto del usuario según la importación. Incluye sus propios informes y estadísticas los cuales son muy fáciles de interpretar.

ICOTERMS (Términos Internacionales de Comercio)

Cartilla en la cual vienen por defecto todos los ICOTERMS, con los parámetros que se requieren internacionalmente.

Propiedad horizontal

Permite administrar empresas del sector de propiedad horizontal, mediante la integración de módulos tales como contabilidad, presupuesto, bancos, proveedores, centros de costo y contratos entre otros. Permite generar una estructura personalizada de la distribución física de los inmuebles además el usuario puede disponer de una serie de opciones que facilita su administración y su manejo personalizado. Permite monitorear cada inmueble mediante la manipulación de consultas y dispone de un módulo configurable para la elaboración de presupuestos.

Propiedad horizontal

  • Definición de la estructura física del conjunto, condominio, agrupación, etc.
  • Generación de características de los inmuebles aportadas por el usuario.
  • Definición de las modalidades de pago con las que se reciben los dineros.
  • Implementación ágil y rápida de la cartilla de inmuebles como consecuencia de la definición estructural previa.
  • Registro de las personas involucradas con el inmueble en calidad de copropietarios, arrendatarios, responsables, entre otras.
  • Creación y asignación de conceptos de cobro fijo o variable por inmueble o conjunto de inmuebles.
  • Definición de descuentos a ser aplicados por pagos por pronto pago con múltiples fechas de validez.
  • Control de aspectos adicionales al conjunto residencial, condominio, centro comercial, etc., tal como el ingreso de visitantes, registro de vehículos y mascotas, entre otros.
  • Generación de cobros por consumo de conceptos de tipo servicio público como gas domiciliario, acueducto y alcantarillado, etc.
  • Generación automática de cuentas de cobro.
  • Captura de recaudos por concepto, en donde se diferencia el valor a cobrar por capital y por intereses de mora causados.

Presupuesto

  • Definición de periodos presupuestales anuales donde el usuario indica el mes de inicio del mismo.
  • Creación de rubros presupuestales sin codificación donde la estructura es creada mediante asignación dinámica según el orden de creación.
  • Facilidad de creación de rubros al ser recuperados de otros períodos de la empresa, de periodos de otras empresas o al copiar las cuentas contables como rubros de presupuesto.
  • Posibilidad de distribuir el valor mensual a presupuestar en un rubro mediante un porcentaje o valor dependiente del valor anual del mismo.
  • Facilidad de asociar un rubro con cuentas contables y/o centros de costo.
  • Manejo de porcentajes de aspersión para los valores de las cuentas contables utilizadas por diferentes rubros presupuestales.
  • Captura de valores presupuestales a nivel de rubro de nivel inferior o a nivel de rubro superior.
  • Análisis de presupuesto numérico o gráfico de los rubros presupuestales.

Contabilidad general

  • Plan contable para comerciantes (PUC) incluido.
  • Generación automática del comprobante de cancelación de cuentas de resultado y saldos de terceros.
  • Librería con documentos de uso frecuente o repetitivo, que se incluyen y definen automáticamente.
  • Programación de ayudas en la captura para conceptos repetitivos y para la captura de impuestos.
  • Concepto de Documento Fuente, que es la asociación de los números de documentos consecutivos internos con la numeración de documentos de los terceros.
  • Análisis financiero basado en libros con periodos en serie, comparativos e indicadores financieros predefinidos, pero, da la facilidad de que el usuario defina sus propios indicadores.

Algunos Informes de Contabilidad General:

Libros Principales:
Balance general, Estado de Resultados Clasificado, Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallado, Cartilla de Cuentas.
Libros de Movimiento:
Comprobante de Diario (detallado), Comprobante de Diario (resumido), Libro Auxiliar, Libro Auxiliar con terceros y bancos.
Libros de Activo Disponible:
Libro de Caja Bancos y Ahorros, Estado de Caja Bancos y Ahorros, Libro para Tesorería.
Libros para Auditoria:
Consecutivo de Documentos, Auditoria con formato de Balance, Auditoria con formato de Movimiento, Informe de Centros, Cuentas y Terceros.
Libros de Cámara de Comercio:
Libro Mayor y Balance, Libro de Inventario y Balance, Libro Diario, Libro de Cuenta y Razón.
Libros de Análisis Financiero:
Balances y Estados de Resultados con periodos en serie, Balances y estados de resultados Comparados (análisis vertical y horizontal), Cambios en el Capital de Trabajo, Estados de Fuentes y Usos, Indicadores Financieros.
Administración de bancos
  • Directorio de bancos con código universal, identidad, dirección electrónica.
  • Directorio de sucursales, con dirección, teléfonos, correo electrónico.
  • Directorio de funcionarios como gerente, directores de cuentas, créditos, cartera, con sus respectivos correos electrónicos.
  • Lista de cuentas corrientes o de ahorro asociadas a cada sucursal con sus formatos de cheques, consecutivos, formatos de extractos electrónicos.
  • Administración de cheques posfechados girados o recibidos (en caja).
  • Conciliación Bancaria, con toma automática del extracto electrónico o manual.
  • Elaboración de cheques y comprobantes, con control de consecutivos.
  • Informes y Consultas especializadas con inclusión de cheques posfechados (girados o recibidos), para tener el cálculo proyectado de los saldos en bancos.
Administración de terceros
  • Hoja de vida con campos separados para nombres y apellidos, ajustado a los requerimientos de medios magnéticos de la DIAN.
  • Selección de terceros por nombre o por NIT.
  • Consultas dinámicas e interactivas que permiten hacer selección de contenidos, columnas a mostrar, ordenamientos, totales, contadores y traslado del contenido directo a Excel, Word, archivos con formato HTML y XML.
  • Directorio de terceros clasificados por ciudad y ordenados por NIT o por nombre.
  • Relación de cuentas y terceros o terceros y cuentas, con casilla de valores mensuales, bimestral, trimestral, semestral o anual.
  • Elaboración de extractos o estados de cuenta de terceros, con selección de rangos de fechas.
Renta y complementarios
  • Este módulo tiene gran afinidad con administración de terceros, puesto que es el tratamiento del tercero, pero ya con una óptica estrictamente tributaria. Aquí se definen las tablas de impuestos (cuentas, tarifas, mecánicas, bases, naturaleza), los conceptos tributarios y los formatos para los certificados, para las cartas de entrega, para los rótulos y diseño de la carta de solicitud de certificados.
  • Da la posibilidad de imprimir el certificado, acompañarlo de un formalismo como es la carta de entrega, los respectivos rótulos para el sobre y además, expedir la lista de entrega y firma, para ser enviados por correo certificado.
  • Los principales certificados son: Certificado de retención en la fuente, de Ingresos y Retenciones, Certificados de ICA, de Retención de IVA, Anexos oficiales, declaración mensual de Retenciones y declaración Bimestral de IVA.
  • La información se alimenta directamente de la captura de datos en contabilidad.
Control de contratos
  • En infinidad de oportunidades dentro de las propiedades horizontales hacemos contratos, pequeños o grandes, que es imperativo controlar desde el punto de vista económico y logístico. La contabilidad es un control económico y fiscal de todas las actividades de la empresa, pero sería muy tedioso extractar de allí, todas las operaciones hechas para el contrato X o Y; igual sucede con cuentas por pagar, pues allí hay una relación de cuentas que corresponden a todo lo que debemos, pero difícil que nos diga, cuales de esas cuentas corresponden al contrato X o Y; así esta lista se alargaría si pensamos en los anticipos, gastos, costos, ingresos, impuestos, etc., por contrato. Este módulo, soluciona esta dificultad.
  • Hoja de vida de cada contrato con nombre del contrato, descripción larga de cada contrato, fecha de inicio y finalización de cada uno de ellos, identidad del contratante, nombre, teléfonos y correo electrónico de los contactos y las características de cada contrato.
  • La información se toma automáticamente del asiento contable, pues allí se determina a que contrato está apuntando el asiento contable.
  • Opción especial para hacerle notas de control al contrato, donde se consigna la fecha, la hora y el operador que la hizo. Estas notas pueden ser de cualquier tipo y tamaño.
  • El contrato se puede consultar en cualquier momento y ver el movimiento contable que ha tenido y los puntos de control (o notas) que ha tenido.
  • Tiene una opción de Cierre de contrato, con el que finaliza el ciclo y podemos conocer su resultado final.
  • Todo el tratamiento de la opción de contrato, para nada altera la información contable, o de proveedores, o de centros de costo. Es un tratamiento especial, que se hace leyendo los libros de contabilidad.
Centros de costos
  • Código estructural con una longitud máxima de veinte dígitos, distribuidos hasta en diez subniveles. Son definibles por el usuario para adaptarlo a cada caso en particular.
  • Posibilidad de asociar cualquier cuenta para ser administrada a través de centros de costo.
  • Todos los informes y las consultas pueden ser vistos en la forma, centro de costo y la lista de cuentas, o la cuenta y los diferentes centros de costos.
  • Los informes que hacen referencia a movimiento (diario y auxiliar), tienen una forma predeterminada, pero cada usuario la adapta a su necesidad, pues el formato se define arrastrando con el Mouse las columnas que desea, en la posición que quiera, con el formato que desee, etc.
Informes de Centros de Costos:
  • Balance Detallado, Balance de Prueba, Estado de Resultados Detallados, Cartilla de Centros de Costos, Movimiento diarios por Centro de Costo, Libro Auxiliar de Centros de Costo.
  • Diseño de formatos para documentos y cheques.
  • Editor de formas incorporado, que facilita al usuario diseñar libremente los diferentes tipos de documentos como cuentas de cobro, recaudos, comprobantes de egreso, cheques, recibos de caja, notas de contabilidad, etc.
  • HELISA aporta por defecto un banco de formatos de documentos que pueden ser utilizados como están o ser tomados como base para construir a partir de ellos los propios.
  • Se pueden crear documentos con logos e imágenes, las variables pueden ser tomadas de la lista de HELISA o crear variables propias a partir de fórmulas, incluir preguntas en los formatos que son contestadas al momento de elaborar el asiento, utiliza plantillas para optimizar el encuadre de los conceptos, selección por grupos de variables y asignarle color, tamaños y fuentes.
Puede definir tamaño de impresión.
  • Ayudas en línea.
  • Visor para ver en pantalla o impreso la evolución de la forma del documento.
  • El documento nuevo puede ser utilizado por todas las empresas, puesto que queda involucrado en el banco de formatos.

BIABLE (Inteligencia de Negocios)

Herramienta creada como una suite de componentes que facilitan la obtención y el análisis de la información. Es un gran apoyo en la toma de decisiones en las áreas administrativas y financieras de la empresa, con un ahorro sustancial de tiempo en la preparación y presentación de la información, porque accede en línea a los datos de Helisa para construir informes financieros particulares, utilizando las funciones de Microsoft Excel y apoyándose en el uso de tablas dinámicas. Teniendo la información en Excel podrá gráficar, comparar, proyectar, construir indicadores, informes, fijar metas, en fin, todo lo que necesite construir a partir del conocimiento y habilidad que se tenga en el manejo de Excel.

Beneficios

  • Analiza fácil y rápidamente su información.
  • Compara datos de diferentes períodos e incluso varias compañías.
  • Grafica la información extraída de su contabilidad.
  • Obtendrá sus Estados Financieros en el momento que los requiera, sin necesidad de correr procesos específicos.
  • Permite diseñar sus propias plantillas o hacer uso de las predefinidas.
  • Proyecta su información contable.
  • Agiliza la presentación de informes.
  • Crea grupos de cuentas, terceros, centros de costos o sucursales que no estén consecutivos en el archivo.

Talentos

Nómina y talento Humano para funcionarios activos y pensionados del sector público. Solución totalmente web.

Funcionarios activos

Administración de nómina.

  • Actos administrativos.
  • Planta de cargos y escala salarial.
  • Nombramientos, actas de posesión e incorporación.
  • Hoja de vida personal y laboral
  • Información presupuestal y contable.
  • Histórico de pagos y descuentos.

Novedades

  • Ingresos.
  • Pagos.
  • Incremento salarial.
  • Descuentos.
  • Fondos de salud y pensión.
  • Ausencia laboral.
  • Situaciones administrativas.
    • Comisiones
    • Encargos
    • Licencias.
    • Vacaciones
    • Suspensiones
  • Retiros.

Liquidación de nómina y prestaciones

  • Pagos.
  • Descuentos.
  • Primas.
  • Vacaciones.
  • Seguridad social.
  • Retención en la fuente, método 1 y 2
  • Cesantías e intereses.
  • Liquidación definitiva a retirados.
  • Planilla única
  • Cesantías.
  • Fondos departamentales.

Talento humano

  • Capacitaciones.
  • Eventos.
  • Permisos y compensatorios
  • Pasantías y OPS.
  • Carrera administrativa.
  • Evaluación del desempeño.
  • Bienestar social y capacitación.
  • Salud ocupacional
    • Ficha de ingreso.
    • Psicosocial.

Informes de novedades

  • Devengos y descuentos por periodo.
  • Presupuestales
    • Viáticos
    • Horas extras
    • Vacaciones
  • Funcionarios
    • Ingreso
    • Retiros
    • Cambios de dependencia
    • Formas de pago
    • Dirección, correo.
  • Seguridad social
    • EPS
    • AFP
    • Cesantías
  • Escala salarial.

Informes de nómina

  • Resúmenes de conceptos.
  • Detallados de consignaciones y parafiscales.
  • Provisión mensual y cesantías para el FNA.
  • Acreedores.
    • Pagos globales.
    • Pagos detallados.
    • Conceptos individuales.
  • Desprendibles
    • General
    • Por dependencias
    • Por funcionario.
  • Seguridad Social.
    • Salud (por centros de costo)
    • Pensión (por centro de costo)
    • Riesgos profesionales.
  • Depósitos judiciales (general y por sucursales).
  • Retención en la fuente.
  • Cálculo de porcentaje.
  • Funcionarios con porcentaje y deducibles
  • Cesantías
    • Anuales para fondos privados.
    • Anuales para el FNA.
    • Constancia de pagos de cesantías.
    • Retroactividad.

Pensionados

Solicitud de reconocimiento

  • Registro de las solicitudes de pensión y la aprobación o rechazo correspondiente de acuerdo al acto administrativo que la soporta.
  • Liquida de acuerdo a Leyes y/o convenciones de los diferentes entes empleadores.
  • Liquidaciones de invalidez, sobrevivientes y sustituciones.
  • Registro de tiempos de servicio y suspensiones para la respectiva liquidación.
  • Conceptos base.
  • Administración de cuotas partes.
  • Cargue y consulta de documentos anexos.
  • Formato con el resumen de la Solicitud.
  • Auditoría a Liquidaciones vs Valor Presente.

Solicitud de reajuste

  • Cálculo del reajuste a mesadas de acuerdo al acto administrativo que la soporta.
  • Cálculos de mesadas antiguas y llevarlas a valor presente.

Solicitud de reliquidación

  • Basado en una mesada ya liquidada se incluyen tiempos de servicio y factores salariales debidamente soportados.

Expediente del pensionado

  • Información básica del expediente del pensionado, posterior al proceso de solicitud del derecho de pensión hasta su otorgamiento.
  • Manejo de múltiples derechos de pensión en cabeza de una misma persona, cuando se presentan sustituciones a favor de titulares que pueden ser representantes legales o tutores, cuando existen menores de edad como sustitutos o sobrevivientes.
  • Información sobre las semanas que generaron el derecho y situaciones de mesadas compartidas con el seguro social.
  • Pago de aportes por pensión para casos especiales de pensionados, descontando el valor a su cargo o al patrón según lo establecido por la ley. También permite el descuento de aportes por salud.
  • Cargue y consulta de documentos anexos

Novedades

  • Cargue de novedades masivas a partir de información en Excel.
  • Manejo de descuentos de valores de monto fijo, saldos y porcentaje.
  • Traslado de EPS, fondo de pensiones y cesantías.
  • Información presupuestal para los conceptos que lo requieran.
  • Generar preliquidación de prestaciones sociales y factores sociales causados al momento del retiro del funcionario.
  • Auditoria básica sobre usuario, fecha y hora de registro de las novedades.
  • Registrar novedades manuales relacionadas con devengos, que por situaciones especiales no se procesaron en el respectivo período de nómina.
  • Libranza en dos instancias; iniciando su registro en el grupo de tesorería y posterior aprobación en el grupo de nómina.
  • Cambio de cuenta bancaria, forma de envío del desprendible, información de tutores para pensionados, cambio de dependencia, entre otros.
  • Desactivar descuentos permanentes en el período de nómina.

Depósitos judiciales

  • Registrar la información básica de las solicitudes de embargos expedidas por las entidades competentes.
  • Control de los embargos aplicados o pendientes de acuerdo a la capacidad de pago del funcionario o pensionado.
  • Pagos extras contra la primas, de acuerdo al requerimiento y manejo de los portes giros que cobra el banco agrario.
  • Registro de la información básica de los juzgados requerida para el manejo de los depósitos judiciales.
  • Embargos especiales que no se cancelan a través de depósitos judiciales.
  • Consultar el histórico de los descuentos realizados por cada embargo aplicado.
  • Por parametrización, es viable manejar descuentos por concepto de embargo que afecte un porcentaje del ingreso del pensionado.
  • Reportes de embargos a ser cancelados por depósitos judiciales y su respectivo archivo plano.

Liquidación de nómina

  • Liquidación de la nómina, aplicando las novedades registradas para el período, descuentos por concepto de seguridad social, embargos, préstamos y cuotas de afiliaciones.
  • Parametrización de los conceptos que se manejan para facilitar la administración y operación de la nómina. Se manejan criterios de rangos de valores, bases, porcentajes, entre otros.
  • Generación de archivos planos requeridos para dispersión de salarios, pagos a terceros, depósitos judiciales, aportes de seguridad social y parafiscales (planilla única).
  • Pagos especiales realizados a los pensionados fuera de la nómina mensual, utilizando la figura de nómina adicional.
  • Parametrización y liquidación de los descuentos de seguridad social.
  • Registro individual de derechos pensionales, permitiendo que una persona reciba más de una mesada cuando se tienen derechos por titularidad y sustitución. Los aportes de seguridad social, pagos y demás conceptos asociados a la nómina se manejan de forma independiente.
  • Permite asociar a cada derecho de pensión un beneficiario o tutor que solo opera para el pago de la mesada.
  • Pago de retroactivos de mesadas cuando se presenta una reliquidación, o reconocimiento de una nueva pensión por situaciones administrativas. Estos valores no se generan automáticamente, pero permite su pago a través de nómina.
  • Tabla de clasificación de los días para su aplicación en los diferentes procesos de nómina que lo requieran.
  • Diferentes formas de pago para los pensionados y acreedores. En las consignaciones se administra el tipo de cuenta, banco, número, entre otros.
  • Registra información de los acreedores o terceros requerida para adelantar la cancelación de descuentos y envío de información.
  • Reprocesamiento de la nómina de manera rápida y sencilla, por lo tanto cualquier cambio o modificación siempre se realiza con novedades y no permite la modificación manual de la prenómina.
  • Líquida valor del porte giro para los pensionados de acuerdo a la parametrización establecida para este descuento y clasificación del pensionado a esta forma de pago.
  • Dependiendo de la naturaleza del devengo o del descuento, almacena el valor tomado como base para su cálculo. Para el caso de primas, Talentos ofrece una opción de consulta que contiene información de los diferentes conceptos con su respectivo valor, tomados como base para su liquidación.
  • Formularios con información detallada de la prenómina que incluye la información de devengados, descuentos, bases aplicadas, saldos, totales, neto a pagar, aportes patronales de seguridad social y parafiscales e información de otros factores determinantes para su cálculo, que facilita el proceso de revisión y consulta.
  • Mantiene histórico de las nóminas procesadas y utiliza formularios similares al de la prenómina.
  • Dispone de los reportes generales requeridos por la institución para adelantar los diferentes trámites establecidos para el pago de la nómina, igualmente de los respectivos archivos planos.
  • Histórico de los incrementos de las mesadas pensionales.
  • Hace el incremento automático para pensionados teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Una mesada no pueda ser menor al salario mínimo legal vigente y la sustitución de una mesada por más de un beneficiario y derechos compartidos con el seguro social.
  • Permite a partir de la información histórica, la reproducción de la mayoría de listados e igualmente permite su exportación a diferentes herramientas como Excel, pdf,entre otras.

Retención en la fuente

  • Calcula el valor a descontar por concepto de retención en la fuente.
  • Parametrización de los conceptos y rangos establecidos por la DIAN, para los cálculos de los porcentajes que se aplican en la liquidación de este descuento.
  • Registra, clasifica y controla los factores deducibles establecidos por la ley para esta retención.
  • Permite realizar un precálculo de los porcentajes a aplicar, para verificación y posterior aprobación.
  • Genera reporte de pensionados con deducibles vigentes y con porcentaje de retención en la fuente.

Resumen

  • Solicitudes.
  • Diferencias de liquidaciones antiguas vs valor presente.
  • Cartera de cuotas partes.
  • Desprendibles de pago.
  • Resúmenes.
  • Certificados.
  • Liquidaciones.
  • Seguridad social.
  • De pensionados.
  • Ingresos.
  • Acreedores.

administración de usuarios y perfiles

  • Creación y modificación de perfiles.
  • Creación y modificación de usuarios y niveles de acceso.
  • Asignación de opciones por usuario.

* Las expresiones "Fundación IFRS", "Taxonomia IFRS", "NIIF para PYMES", "IASB", "IFRS", "NIC", "NIIF", "Normas internacionales de Contabilidad" y "Normas Internacionales de Información Financiera" son Marcas registradas por la Fundación IFRS (Fundación IASC).

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