Ingreso de personal

En esta opción se definen las condiciones laborales con las que se contrata a un empleado. En esta opción se lista de personas creadas previo, en las hojas de vida, se deben crear en hojas de vida para poder asignar las condiciones laborales y salariales en esta opción.

• Es importante tener presente que todos los datos son obligatorios, pues la información que se obtienen como resultado al liquidar cada una y todas las liquidaciones del sistema dependen en su gran mayoría de esta información. En el siguiente orden se debe completar la información:

1. Información general: En esta opción se ingresa la siguiente información:
   • Empleado.
   • Nómina.
   • Tipo de contrato.
   • Cargo.
   • Centro de costo.
   • Fecha de ingreso.
   • Fecha de vencimiento de contrato.
   • Periodo de prueba.

• Parafiscales: Se debe ingresar información para seguridad social como:
  • Fondo de salud.
  • Fondo de pensión.
  • Fondo de cesantías.
  • Caja de compensación.
  • Fechas de afiliación.
  • Tipos de cotizante.
  • Porcentaje de ARL.
  • Código CIIU.

• Información de pago: Se asignan condiciones de pago como:
  • Salario básico.
  • Tipo auxilio de transporte.
  • Forma de pago.
  • Tipo de cuenta bancaria.
  • Banco.
  • Número de cuenta.
  • Sueldo variable.
  • Fechas de causación de prestaciones.
  • Fecha de último pago.
  • Grupo provisión y cuenta por pagar para contabilización.

• Manejo de retención: Se debe definir el procedimiento a aplicar y las deducciones que tiene cada empleado para el cálculo de retención en la fuente como:
  • Procedimiento de cálculo.
  • Deducción por intereses de vivienda.
  • Deducción por medicina prepagada.
  • Valor de aporte a salud.
  • Aporte AFC no descontado en nómina.
  • Personas a cargo.

• Empleado por concepto: Deben aparecer los conceptos asociados en los tipos de nómina, únicamente los que el programa calcula de manera automática (sueldo, auxilio de transporte, aporte a salud, aporte a pensión, rete fuente y fondo de solidaridad) como se muestra en la imagen, los demás pagos y descuentos se deben ingresar por las opciones correspondientes.

• Dotación: Permite el ingreso de la dotación que se entrega, previo a esto, las dotaciones deben estar creadas en la cartilla de dotación para poderlas asociar en esta opción.  Para registrar esta dotación se deben ingresar los siguientes datos:
  • Tipo de dotación.
  • Cantidad.
  • Fecha de entrega.

NOTA: después de registrada la dotación se puede generar una carta de entrega con clic derecho, para ser enviada vía correo electrónico al empleado o ser impresa de manera física. Al correo registrado en la hoja de vida de cada empleado, llegara la carta. Este proceso se debe hacer empleado por empleado.

• Información personal: Se pueden ingresar datos como:
  • Vicios.
  • Enfermedades.
  • Fechas de vinculación.
  • Estado de embarazo.
  • Información sobre comportamiento.
  • Problemas personales.

Existen opciones adicionales a la creación de los empleados, como son:

• Modificación.
• Eliminación.
• Recalculo de aportes para retención en la fuente.
• Copia de la estructura contable para la contabilización de la información.
• Reactivación de profesores cuando se manejan nominas tipo profesor.
• Impresión de formato estándar con datos básicos por empleados.
• “Guardar como” que permite la exportación de esta información en Excel.

Todo esto, se puede generar dando clic derecho sobre cualquier ingreso, como se observa a continuación: