Aviso de Tratamiento de Datos (Clientes)
PROASISTEMAS SA, cuenta con bases de datos que contendrá información que usted suministrará, la cual es recolectada para fines comerciales, de mercadeo, de control y otras realizadas en desarrollo de nuestro objeto social.
Para PROASISTEMAS SA, lo más importante son nuestros trabajadores, proveedores, clientes, colaboradores y en general cualquier persona con vínculo con la sociedad, por ello en nuestra calidad de sujeto Responsable de tratamiento de datos personales, aplicamos lineamientos, políticas, procedimientos y programas de privacidad que protegen sus datos personales, mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas, a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos, en cumplimiento así de lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de junio de 2013 y nuestra Política de tratamiento de Datos Personales que podrá ser consultada en www.helisa.com
Los derechos que le asisten como titular de la información son: conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales; solicitar la prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se da a sus datos personales; presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas de datos personales; revocar la autorización otorgada y consultar de forma gratuita los datos personales previamente autorizados.
Por razones de seguridad, recolectamos, almacenamos, compartimos y cotejamos, datos biométricos de nuestros trabajadores, colaboradores, clientes, proveedores y usuarios, obtenidos a través de dispositivos de grabación de imagen, audio o video, ubicados en nuestras instalaciones, tales como, oficinas administrativas, bodegas, entre otros.
Al ingresar a nuestras instalaciones o suministrarnos información sujeta a la Política de Tratamiento de Datos Personales, usted autoriza de manera inequívoca que Proasistemas SA, efectúa el tratamiento a dichos datos y en todo caso la sociedad podrá transferir sus datos personales a terceros, afiliados o filiales, de conformidad con su objeto social y en desarrollo del mismo. En dichos supuestos, le informamos que Proasistemas SA adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Tratamiento de Datos Personales así como los principios establecidos en la ley.
Para dudas e inquietudes relacionadas con el tema al correo [email protected] en el que se indique la petición, solicitud o derecho que ejercita, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones, disponiendo así mismo de otras línea de atención PQRS (Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias) en cada una de las sedes.
Política de Tratamiento de Datos Personales
Por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Ley Estatutaria para la protección de Datos Personales” y su respectivo Decreto Reglamentario No. 1377 de junio de 2013, se manifiesta que Proasistemas S.A., actuará como Sujeto Responsable de tratamiento de datos personales; lo que hace necesario ajustar nuestras bases de datos y políticas de seguridad en la información a fin de cumplir con lo dispuesto en la normativa, en desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o que haya sido o sea objeto de tratamiento de datos personales en bases de datos y en general en archivos de entidades públicas o privadas.
Reconociendo la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales, comprometidos con su protección y manejo adecuado, nos permitimos informar a nuestros clientes, proveedores, trabajadores, usuarios de portales web, colaboradores y demás personas con las que la sociedad sostiene o ha sostenido vinculación, cuyos datos sean o hayan sido objeto de tratamiento por parte de esta entidad privada, empresas vinculadas y aliadas: que hemos establecido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en adelante Política, cuya vigencia será inmediata a partir de su publicación.
Para fines de entendimiento de la “Política” se entenderá por: 1 ) Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ley 1581 de 2012. 2) Titular. Todas las personas naturales son titulares de sus datos personales. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. 3) Responsable. Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deciden sobre las bases de datos y su tratamiento. 4) Encargado. Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta o delegación del responsable. 5) Dato Público. Aquella información que se encuentren en sitios públicos, registro Mercantil, registro de proponentes y demás registros que sean de naturaleza pública. 6) Autorización. Manifestación del titular para que sean tratados sus datos personales, se difundan, deleguen o transmitan con terceros.
Esta Políticaaplica para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica o virtual, para la iniciación de relación comercial o vinculación a cualquier producto o servicio de la sociedad.
Proasistemas SA solicitará en cualquier momento los datos necesarios para la prestación de sus servicios, adquisición de productos e interacción con clientes, así como aquellos que tenga connotaciones legales para procesos de facturación y pago y como tal ejecutará esta Política.
La sociedad informa que ha adoptado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, los datos personales captados se almacenan en una respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran a disposición de personal autorizado, no obstante la sociedad no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos, manipulaciones ilícitas o por alguna falla técnica en el funcionamiento o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información, que se encuentren fuera de su ámbito de protección.
Previa la recolección de datos, se solicitará a los usuarios su consentimiento expreso para que la sociedad pueda hacer uso de los mismos.
La Autorización: Debe ser obtenida por escrito, de manera verbal o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que el titular otorgo autorización. En el suministro de información ningún usuario podrá utilizar la identidad o los datos de otra persona. En todo momento la persona deberá tener en cuenta que sólo puede incluir datos correspondientes a su propia identidad los cuales deben ser adecuados, pertinentes, actuales y verdaderos.
Al aceptar esta política de privacidad, los titulares autorizan para: 1) Usar los datos suministrados por ellos de cualquier manera electrónica, para enviarles comunicaciones y otros documentos. 2) Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de productos y servicios. 3) Compartir los datos personales con representantes comerciales. 4) Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos. 5) Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
La persona que suministre sus datos será la única responsable frente a cualquier perjuicio que llegare a causar a terceros o a la sociedad por el uso de datos personales de otra persona o, cuando haciendo referencia a sus propios datos, incluya información errónea, falsa, desactualizada, inadecuada o impertinente. Se presume la veracidad de la información suministrada por el titular, por tanto no asumimos la obligación de verificación de veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos proporcionados. En consecuencia no asumimos responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad. La sociedad podrá en todo caso a fin de constatar la veracidad de los datos personales suministrados, confirmando cuando considere necesario, acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de información. La información que la sociedad obtenga de estas entidades será tratada en forma confidencial.
Una vez suministrados sus datos personales, lo cual se surte de manera voluntaria y libre, a través de la suscripción de contratos, diligenciamiento de formatos, vía telefónica y/o registro en nuestros portales Web, entre otros, dichos datos serán tratados adecuadamente, usados conforme la finalidad que se especifique para cada una de las bases de datos manejadas por la sociedad y almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido.
Lo recolectado: información y datos personales, pueden incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto o servicio, entre otros los siguientes datos: Nombres, apellidos, tipo y número de identificación, género, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, estado civil o parentesco en relación con personas menores de edad, número de teléfonos fijos y celulares de contacto, direcciones, correo electrónico, IP del cliente, a través de cookies, oficios, cargos laborales, información requerida por los representantes de las áreas de ventas y/o de relaciones con el cliente con la finalidad de atender solicitudes o reclamos, datos biométricos.
Adicionalmente, por razones de seguridad, podremos recolectar, almacenar, compartir y cotejar, datos biométricos de nuestros trabajadores, colaboradores, clientes, proveedores y usuarios, obtenidos a través de dispositivos de grabación de imagen, audio o video, ubicados en nuestras instalaciones, tales como, oficinas administrativas, bodegas, entre otros. Se informará este hecho al público en general mediante la publicación de Avisos situados en los lugares de recolección de estos datos.
Delegación y Encargo: Generalmente, la sociedad se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, exigiendo al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, con la suscripción de “Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales con Tercero”.
Así mismo, estos datos pueden ser almacenados y procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por los titulares al aceptar esta Política.
Uso: La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios o productos de la sociedad, directamente y/o con la participación de otras compañías o terceros, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimientos.
Al aceptar esta Política los titulares de datos recolectados, autorizan que la sociedad realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros, para la ejecución de las actividades relacionadas con el objeto social de la sociedad, quien podrá suministrar una serie de datos, a los prestadores de servicios contables y jurídicos externos de la compañía. Por regla general, la información se refiere a los datos de identidad y contacto.
Derechos: Los titulares tienen derecho a: a) conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales frente a Responsables y Encargados; b) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato; c) Solicitar prueba de la autorización al Responsable; d) Ser informado respecto del uso de los datos; e) presentar quejas ante la sociedad; e) acceder en forma gratuita a sus datos personales y demás legales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.}
Preguntas, Quejas, Reclamos y Rectificaciones: La responsabilidad y manejo de los datos personales está a cargo de Proasistemas SA, sociedad identificada con Nit. 800.042.928-1, Portal web www.helisa.com. La Sociedad ha establecido como procedimiento de protección de los derechos mencionados y aquellos que legalmente se dispongan, el envío por el titular de una comunicación al correo [email protected] en el que se indique la petición o derecho que ejercita, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones, disponiendo así mismo de otras línea de atención PQRS (Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias) en cada una de las sedes de la compañía, para su conocimiento: 1) Bogotá, Dirección Cl 45 22 18 Teléfono 601 495 48 00. La sociedad dispone de quince (15) días hábiles para dar respuesta a su solicitud.
Excepciones: Por plena disposición legal esta política no aplica en relación a bases de datos o archivos que se mantengan: a) en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, b) que tenga por finalidad la seguridad y defensa nacional; c) que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación del terrorismo; d) datos de inteligencia y contrainteligencia; e) que tengan datos y archivos periodísticos y otros contenidos editoriales; f) aquellas reguladas por la Ley 1266 de 2008 (datos financieros – crediticios); g) aquellas reguladas por la Ley 79 de 1993 datos del DANE, así mismo nos abstenemos de recolectar información de cualquier tipo proveniente de menores de edad, salvo autorización de su representante legal; h) que tengan la naturaleza de Dato Público, pues estos se regirán por el principio de publicidad que les es propio y por las normas y principios consagrados en las normas especiales que los regulen.
Teniendo en cuenta que a lo largo de trayectoria comercial, la sociedad ha conservado algunos de los datos personales de clientes, trabajadores, anunciantes, colaboradores, aliados estratégicos, entre otros, en nuestras bases de datos, anteriores a la entrada en vigencia de esta política y en cumplimiento de las normas legales, solicitamos comedidamente en caso de haber suministrado información anterior a la fecha de publicación de esta Política, que nos permita continuar con el tratamiento de sus datos personales, para lo cual requerimos de autorización. Dicha autorización debe ser suministrada por el titular de la información o en su defecto por sus causahabientes, sus representantes, tutores o apoderados, caso en el cual éstos deben acreditar la calidad en que actúan, remitiéndola al correo electrónico [email protected], por correo físico o presencialmente ante las direcciones de sedes previamente descritas.
El titular, en cualquier momento podrá ejercer sus derechos de conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales, siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a la sociedad para continuar con el tratamiento directamente.
La sociedad se reserva el derecho a actualizar o modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso, por lo cual recomienda al usuario revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más reciente, siendo en todo caso responsabilidad del usuario su lectura. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos desde su publicación.
Políticas de Privacidad
TÉRMINOS Y CONDICIONES CAPACITACIONES
Aviso importante: por favor lea esto con atención antes de comprar cualquier curso de formación o acceder o descargarse cualquier material de formación de esta página web.
PROASISTEMAS S.A le da la bienvenida al Centro de Capacitación Virtual de Helisa, el cual ha sido diseñado para facilitarle a usted como usuario el acceso a la información, capacitaciones, descargas, pagos y otros servicios enfocados en facilitar el manejo de los módulos y aplicativos del software contable. Así mismo solicitamos que lea y acepte los términos y condiciones básicos para el uso de esta plataforma: https://helisa.com/terminos-y-condiciones.php
- Información del contenido del portal y de los cursos – Copyright
Los cursos virtuales desarrollados por el Centro de Capacitación de Helisa son de propiedad exclusiva de Proasistemas S.A., por tanto está prohibida su reproducción total o parcial, su traducción, inclusión, transmisión, almacenamiento o acceso a través de medios analógicos, digitales o de cualquier otro sistema o tecnología creada o por crearse, sin autorización previa y escrita a Prosasistemas S.A.
No obstante, es posible descargar o usar material de la plataforma virtual para uso personal y no comercial, siempre y cuando se hada expresa mención de la propiedad en cabeza de los cursos del Centro de Capacitación de Helisa. Así mismo, los videos, bases de datos, instructivos, documentos de apoyo y demás elementos serán de uso específico para las capacitaciones dictadas y no podrán ser utilizadas o manipuladas de ninguna manera diferente a fines meramente instruccionales.
- Aceptación de términos y condiciones de uso
Al inscribirse en nuestros cursos online, acepta los términos y condiciones de los mismos. Si decide no aceptarlos, tiene derecho a no tomar nuestros cursos. La Dirección del Centro de Capacitaciones se reserva el derecho de modificar estos términos a discreción, su participación implica que acepta estos cambios también.
- Producto
Los cursos se encuentran formados por una serie de temas directamente relacionados con el manejo de los módulos del programa contable Helisa. Cada tema se presenta de la siguiente manera:
Información | Descripción |
Teórico-práctica | La información teórico-práctica se encuentra descrita a través de videos en los que se detalla el paso a paso para realización de la capacitación. |
Manuales/Instructivos | Se encuentra la información detallada de cada uno de los procedimientos a realizar para el manejo de las diferentes funciones del módulo. |
Casos prácticos | Ejercicios a desarrollar en donde se pueda evidenciar el manejo del programa desde las diferentes funcionalidades del mismo. |
- Temporalización
Los módulos del campus virtual se habilitarán a partir de la adquisición del producto y la recepción de un correo de con la confirmación de la inscripción, al email registrado en la plataforma. Una vez se confirme la compra, la plataforma habilitará por un tiempo límite de 90 días calendario la capacitación en la opción de certificado.
Si vencido el plazo el cliente o usuario no ha concluido la capacitación, deberá cancelar el 50% del valor de la capacitación y tendrá 40 días para concluirla y recibir el certificado.
- Política de Privacidad
Los clientes y usuarios de la plataforma virtual del Centro de Capacitación de Helisa, deberán cumplir con la política de privacidad y tratamiento de datos de Proasistemas S.A. la cual se encuentra descrita en el siguiente enlace: https://helisa.com/politica-de-tratamiento-de-datos-personales.php
- Instructores
Cada uno de los cursos han sido desarrollados por personal con amplio conocimiento en el manejo de los diferentes módulos y aplicativos del Software Helisa, los cuales a través de ejemplos e instructivos buscan que pueda desarrollar un buen conocimiento en el programa. En la página principal del curso se informará el perfil y experiencia de cada instructor.
- Inscripción a las capacitaciones
Todos los clientes de Helisa que han adquirido un producto o actualización del mismo, tendrán derecho a recibir dos cupos para una capacitación gratuita en el manejo del módulo. Dicha capacitación se realizará de forma presencial o virtual según la necesidad del cliente y la disponibilidad del Centro de Capacitación de Helisa.
La empresa cliente designará las personas receptoras de las capacitaciones mediante correo electrónico formal enviado al email [email protected] en donde se deberá especificar el nombre completo del funcionario, número de cédula (o documento de identidad), email y número de teléfono, especificando si realizará la capacitación de forma presencial o virtual.
Presencial
En caso de ser presencial, el cliente tendrá dos meses para tomar las capacitaciones, contados a partir de la compra del producto. Los capacitaciones de beneficio serán únicamente sobre el modulo adquirido, si se desea tomar de otro tema ésta tendrá un valor adicional.
Adicionalmente, tendrá derecho a consultar el material de la capacitación virtual del módulo adquirido pero sin derecho a recibir certificación de la misma.
Virtual
En caso de ser virtual, el Centro de Capacitación realizará un registro básico del funcionario en su plataforma, en donde se autoriza el cupo y se remitirá los datos de ingreso al correo registrado. A partir del registro, el cliente tendrá 60 días calendario para realizar la capacitación y recibir el correspondiente certificado.
Si cumplido el plazo de los 60 días, el cliente no ha realizado la capacitación perderá el derecho a recibir el certificado, sin embargo tendrá derecho a consultar la plataforma durante un año sin costo adicional.
Si cumplido el plazo de los 60 días, el cliente desea concluir la capacitación, deberá cancelar el 50% del costo del curso y se le ampliara a 30 días el tiempo para finalizarlo con certificación. De igual manera tendrá derecho a consultar la plataforma durante un año sin costo adicional.
- Políticas de cancelación
La única forma de pago en la cual se soportará el Centro de Capacitación Virtual de Helisa será mediante los pagos efectuados por tarjeta débito/crédito, los cuales se deben realizar en la plataforma de pagos en línea de PROASISTEMAS S.A.
De conformidad con lo estipulado por la Ley 1481 de 2011, el usuario contará con cinco (5) días calendario una vez realizado el pago de su inscripción, para declinar su intención de realizar alguno de los cursos ofertados por el Centro de Capacitación Virtual de Helisa, tendrá la potestad de solicitar la devolución de su dinero. Una vez transcurrido el plazo, el usuario no podrá solicitar la devolución de su dinero en el evento de que no decida o no pueda participar en el curso por el cual ha pagado.
Además del derecho de retracto, el usuario podrá solicitar devolución en caso de que haya ocurrido una doble facturación durante el cobro del curso o, en su defecto, el sistema de pago haya realizado un cobro superior al valor real del curso. Todas las solicitudes de devolución que estén al margen de las situaciones aquí manifestadas serán rechazadas.
Para desistir en su intención de participar en la capacitación, el usuario debe enviar un correo electrónico al email [email protected] y al [email protected] adjuntando los siguientes documentos: a.) Una carta en la cual exponga su caso particular y solicite formalmente la devolución del dinero junto con el motivo por el que solicita la misma; adicionalmente ésta carta deberá tener: fecha de solicitud, nombre completo y número de cédula de la persona inscrita a la capacitación, valor cancelado, fecha de cancelación, nombre completo o razón social, número de cédula o NIT de quien realizó la compra y firma del representante legal. b.) Soporte de la transacción c.) Certificado bancario actualizado, d.) Copia de la cédula o del RUT del comprador.
La devolución de dinero ocasionada por motivo de las situaciones previamente descritas, tomará 30 días hábiles a partir del momento de la cancelación por parte de la persona natural o jurídica que solicitó la participación de su funcionario en el curso cancelado.
El Centro de Capacitación Virtual de Helisa no recibe dinero por concepto de pre inscripciones ni por cualquier otro que se salga de los parámetros de pago vía tarjeta débito/crédito que se deben realizar en la plataforma de pagos en línea de PROASISTEMAS S.A.
- Promociones, concursos y eventos
Las promociones, concursos, sorteos y eventos que se implementen en el portal o para ofrecer los cursos, estarán sujetos a las reglas y condiciones que en cada oportunidad se establezca por parte del Centro de Capacitación Virtual de Helisa así mismo las reglas sobre privacidad que para el mismo se indiquen. Siendo necesario, como requisito mínimo para acceder a tales oportunidades o beneficios comerciales, que el usuario se encuentre registrado en la plataforma. De igual manera, Proasistemas S.A. no se responsabiliza por cualquier tipo de daño- influyendo moral, físico, material, ni de cualquier otra índole- que pudiera invocarse como relacionado con la recepción por parte del usuario de cualquier tipo de obsequios y/o regalos remitidos por el Centro de Capacitación Virtual de Helisa.
- Aplicabilidad de estos términos y condiciones
Los términos y condiciones anteriormente descritos han sido dispuestos de conformidad con las leyes colombianas y regularán, en lo que sea aplicable, la relación entre el usuario y el Centro de Capacitación Virtual de Helisa.
Política Anticorrupción y Antisoborno
- Declaración de la Política:
PROASISTEMAS S.A. reconoce la importancia de mantener los más altos estándares éticos y legales en todas sus operaciones. Estamos comprometidos a prevenir, detectar y remediar cualquier forma de corrupción y soborno en todas las actividades relacionadas con nuestra organización, asegurando así la integridad y confianza de nuestros empleados, socios comerciales y comunidades donde operamos. - Alcance
Esta política es aplicable a todos los colaboradores, directores, ejecutivos, contratistas, proveedores, socios comerciales y cualquier otra tercera parte que actúe en nombre de PROASISTEMAS S.A. Cubre todas las actividades comerciales y operaciones realizadas por la organización, tanto a nivel nacional como internacional. Esta política tiene como objetivo prevenir, detectar y responder a cualquier forma de corrupción y soborno, asegurando que todas las acciones empresariales se lleven a cabo de manera ética y conforme a la ley - Definiciones Importantes:
- Corrupción: Se define como el abuso de poder para obtener beneficios personales o para terceros, ya sea a través de actos de soborno, extorsión, nepotismo, o cualquier forma de influencia indebida.
- Soborno: Cualquier ofrecimiento, promesa, entrega o solicitud de un beneficio indebido con el objetivo de influir en una acción o decisión en beneficio propio o de terceros.
- Beneficiario Final: Persona que posee o controla directa o indirectamente un porcentaje significativo de una entidad, beneficiándose de sus actividades.
- Contraparte: Entidad o individuo con quien se tiene una relación contractual o comercial.
- Contratista: Persona o empresa contratada para realizar un trabajo o servicio específico, generalmente a través de un contrato formal.
- Corrupción: Abuso de poder para obtener beneficios personales o para terceros, mediante actos como sobornos, fraude, o nepotismo.
- Debida Diligencia: Proceso de investigación y evaluación de riesgos para asegurar la integridad y legalidad de una transacción o relación comercial.
- Debida Diligencia Intensificada: Proceso más riguroso de investigación y evaluación para identificar y mitigar riesgos elevados de corrupción, soborno u otros delitos financieros.
- Colaborador: Persona que trabaja para una empresa o entidad, contribuyendo con su trabajo o habilidades al logro de los objetivos de la organización.
- Matriz de Riesgo: uno de los instrumentos que le permite a la Compañía identificar, evaluar y controlar los Riesgos corrupción, soborno y soborno trasnacional a los que se podría ver expuesta, conforme a los factores de Riesgo identificados.
- Oficial de Cumplimiento: persona natural designada por la Junta Directiva o máximo órgano social para liderar y poner en marcha el Sistema de Gestión de Ética y Cumplimiento.
- Proveedor: cualquier proveedor, abastecedor, contratista, distribuidor, consultor y/u
otro tercero que ofrezca bienes, servicios y suministros (incluido software) para
respaldar las operaciones de la organización. - Riesgos de Corrupción: posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los
propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un
beneficio privado. - Riesgo de contagio: posibilidad de pérdida que la Compañía puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la Compañía.
- Riesgo de cumplimiento: amenaza existente o emergente relacionada con un
incumplimiento legal o de política interna, o violación del código de ética/conducta,
que podría resultar en violaciones civiles o penales, y generar consecuencias
financieras negativas, deterioro de la imagen de la marca o de la reputación. - Riesgo legal: posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o
regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. - Riesgo reputacional: posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por
desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. - Riesgo operativo: posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
- Riesgo inherente: nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto
de los controles.
- Principios Generales:
Por principio general, PROASISTEMAS S.A. establece las siguientes disposiciones:- Actuamos con honestidad, transparencia y responsabilidad en todas nuestras
operaciones y relaciones comerciales. - Cumplimos con todas las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con la
prevención de la corrupción y el soborno, tanto a nivel local como internacional. - Tratamos a todas las partes interesadas de manera justa y equitativa, sin
discriminación ni favoritismos. - Cada colaborador y socio de la organización es responsable de conocer, comprender y
cumplir con esta política en todas sus actividades laborales. - PROASISTEMAS S.A. se compromete a mantener los más altos estándares éticos y
prevenir prácticas corruptas en todas las transacciones comerciales.
f. Se prohíbe el soborno a cualquiera de las partes interesadas. - Se prohíbe el soborno comercial.
- Actuamos con honestidad, transparencia y responsabilidad en todas nuestras
- Lineamientos Importantes:
- PROASISTEMAS S.A. se compromete en cumplir con los estándares de transparencia y ética empresarial establecidos internamente.
- El Código de ética empresarial construido internamente, permite a la organización prevenir, detectar y corregir situaciones que involucre el soborno, soborno transnacional y corrupción.
- No toleramos ningún tipo de soborno o corrupción en nuestras operaciones. Esto incluye tanto la oferta como la recepción de sobornos en cualquier forma.
- Mantener registros detallados y precisos de todas las transacciones financieras y operativas relevantes. La divulgación adecuada de información es fundamental para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas.
- Establecer canales seguros y confidenciales para que los empleados reporten cualquier preocupación o sospecha de corrupción o soborno.
- Todos los colaboradores deben informar al oficial de cumplimiento definido por la organización sobre posibles violaciones asociadas a la corrupción y soborno, a través de los canales establecidos para realizar estos reportes.
- Establece mecanismos de control antes los riesgos a los que están expuestos los colaboradores de la organización.
- PROASISTEMAS S.A. debe evaluar y aplicar las medidas necesarias para una adecuada supervisión y evaluar la efectividad de los procedimientos establecidos para prevenir el soborno, corrupción.
- PROASISTEMAS S.A. evitará tener relación con ninguna parte interesada que tenga algún reporte asociado a delitos relacionado con corrupción, soborno y soborno transnacional.
- Contrapartes y operaciones prohibidas
- PROASISTEMAS S.A., no realizará operaciones, ni establecerá relaciones o contratos con contrapartes con la que se tenga duda de su honestidad o integridad, y se tengan sospechas de actividades delictivas.
- No se establecerán operaciones, ni contratos, ni se realizarán pagos o indemnizaciones, a contrapartes que no faciliten la información necesaria o presenten información falsa o de difícil verificación.
- No se tendrá relación con contrapartes que figuren en las listas restrictivas vinculantes para Colombia.
- Manejo de incentivos y regalos de terceros
Se prohíbe a los colaboradores de PROASISTEMAS S.A recibir regalos, obsequios, atenciones e invitaciones para sí mismo o para un familiar cercano:- Que no sean autorizados por el área de gestión humana.
- Que sean en dinero.
- Que sean para obtener una recompensar o ventaja indebida.
- Para ejercer influencia sobre la relación comercial.
- Que sea para obtener o conservar un contrato o vinculo comercial.
- Para conseguir favores de terceros.
- Los regalos que vayan en contra de lo anteriormente mencionado deberán devolverse al tercero y deberán ser informados inicialmente al jefe inmediato para determinar la necesidad de proceder a realizar el reporte al área de gestión humanan para que aplique las medidas de gestión necesarias.
- Criterio de manejo de incentivos y regalos de terceros para gerencia
- El Gerente General no podrá aceptar, en ninguna circunstancia, dinero en efectivo, cheques, transferencias bancarias o cualquier otro tipo de compensación monetaria de parte de clientes, proveedores o cualquier otra parte interesada.
- No se podrán aceptar múltiples regalos de una misma fuente independientemente de su valor individual.
- Se prohíbe recibir regalos que puedan ser percibidos como un intento de influir en las decisiones del Gerente General o que comprometan la imparcialidad y objetividad de este.
- El Gerente General puede aceptar invitaciones a eventos sociales o de negocios siempre que la participación no comprometa los acuerdos comerciales y contractuales entre las partes. Estos eventos deben estar relacionados directamente con la función profesional y no ser de carácter lujoso o excesivo.
- No se permite aceptar invitaciones que incluyan viajes pagados, alojamiento en hoteles o cualquier otro tipo de hospitalidad que exceda lo razonable y necesario para el desarrollo de relaciones comerciales.
- El Gerente General deberá declarar cualquier regalo, invitación o beneficio recibido, independientemente de su valor en principio a la dirección de procesos y control interno, para determinar la necesidad de realizar el reporte a la junta directiva
- Cualquier excepción a estas reglas deberá ser aprobada previamente por la junta directiva.
Para garantizar el cumplimiento de esta política, todo regalo, obsequio o invitación que sea propuesta a cualquiera de los colaboradores de PROASISTEMAS S.A debe ser reportada directamente al jefe inmediato (en el caso de gerencia deberá reportarlo a la dirección de procesos y control interno) y a través de los canales de reporte dispuesta por la organización. Reportes de incumplimientos Éticos y de Transparencia (office.com). El cumplimiento de lo establecido en esta política es obligatorio para todas las partes interesadas que tiene relación con la organización.
- Conflicto de interés:
- Todas las partes interesadas que tienen relación con PROASISTEMAS S.A. se encontraran en una situación de conflicto de interés cuando se encuentran sus intereses personales con los interese de la organización.
- PROASISTEMAS S.A. posee conflicto de interés con los riesgos asociados al lavado de activos financiación del terrorismo y la proliferación de las armas de destrucción masiva, en los siguientes casos:
- Identificación de operaciones inusuales y sospechosas en las que se vean involucrados familiares o compañeros de trabajo.
- Reporte de operaciones sospechosas en las que se involucren situaciones personales.
- Cuando se presente conflicto de interés o se tenga dudas de la existencia de este, se debe realizar el reporte inicialmente al jefe inmediato y posteriormente a través de los canales dispuestos a través del siguiente link Reportes de incumplimientos Éticos y de Transparencia (office.com), enviar correo electrónico a [email protected] o acercarse directamente al oficial de cumplimiento a exponerle la situación o solicitar apoyo.
- Divulgación y Capacitación:
- Todos los colaboradores, incluidos los directivos y ejecutivos, recibirán capacitaciones periódicas sobre la política anticorrupción y antisoborno. Esta capacitación se actualiza regularmente para abordar nuevos riesgos y desafíos.
- La política se comunica de manera clara y accesible a todos los colaboradores, socios comerciales y otras partes interesadas relevantes. Esto garantiza que todos comprendan sus responsabilidades y obligaciones.
- Capacitar a los colaboradores que por su rol están más expuestos a los riesgos asociados a soborno, corrupción, para que tengan los conocimientos necesarios y reacciones correctamente ante posibles materializaciones de riesgos.
- Establecer un plan de capacitaciones de manual anual.
- Almacenar los soportes de la ejecución de las capacitaciones realizadas en la organización.
- Se enviará material informativo a través del correo electrónico corporativo, con el objetivo de fomentar la importancia de la implementación de los lineamientos dispuestos en esta política en las labores diarias para la prevenir de aspectos que irían en contra de los principios y valores definidos por PROASISTEMAS S.A.
- Gestión de riesgos:
- La gestión de Riesgos de la Compañía establece los principios de responsabilidad y compromiso con la Gestión Integral de Riesgos. A través de procesos específicos, se gestionan riesgos de soborno, corrupción, fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva. El objetivo es reducir la vulnerabilidad y proponer mecanismos eficaces para el desarrollo de negocios, procesos y proyectos en todos los niveles de la organización, asegurando el logro de los objetivos estratégicos.
- Se realizarán evaluaciones periódicas de riesgos para identificar posibles áreas vulnerables a la corrupción y el soborno. Estos pueden incluir interacciones con funcionarios públicos, procesos de contratación de terceros, y actividades de marketing.
- Implementamos controles preventivos y correctivos efectivos para mitigar los riesgos identificados. Esto puede incluir procedimientos rigurosos de diligencia debida para terceros y proveedores, así como la revisión regular de transacciones financieras.
- Para garantizar el cumplimiento de la gestión de riesgos y el marco normativo aplicable actualmente, se realizarán auditorías internas periódicas por parte del departamento de procesos y control interno para confirmar que se esté implementando adecuadamente.
- Metodología de Gestión de Riesgos:
- Monitoreamos continuamente la efectividad de nuestros controles anticorrupción y antisoborno establecidos en el manual de procedimiento SAGRILAFT (sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva). Esto nos permite ajustar nuestras estrategias según sea necesario para enfrentar nuevos desafíos y amenazas emergentes.
- Disposiciones Fundamentales de las Leyes Anticorrupción:
- Nos comprometemos a cumplir con todas las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables, incluidas la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) y la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC). Esto incluye la cooperación con autoridades gubernamentales y regulatorias según sea necesario.
- Los colaboradores no pueden recibir, ofrecer, pagar o autorizar pagos inapropiados a ninguna de las partes involucradas con PROASISTEMAS S.A con la intención de obtener alguna ventaja o negocio dentro de sus procesos.
- Pagos de Extorsiones, Contribuciones Políticas, Patrocinios y Donaciones:
- No realizamos pagos ilegales o extorsiones en ninguna circunstancia. Estamos comprometidos con prácticas comerciales éticas y transparentes en todas nuestras operaciones.
- Los colaboradores de PROASISTEMAS S.A. deben reportar a través de los canales dispuestos por la organización cualquier incidente relacionado con extorsión para que se inicie la gestión correspondiente de control.
- PROASISTEMAS S.A. no está relacionada directa o indirectamente a ningún partido político.
- Establecemos políticas claras y transparentes para los patrocinios y donaciones. Todas las contribuciones deben ser legales, éticas y aprobadas de acuerdo con los procedimientos internos establecidos.
- Declaración de Anticorrupción:
- En PROASISTEMAS S.A., nos comprometemos a mantener los más altos estándares de integridad y transparencia. Rechazamos toda forma de corrupción y soborno. Nuestro enfoque se centra en proporcionar soluciones de software contable y administrativo de manera ética y responsable, garantizando la confianza y seguridad de nuestros clientes.
- La organización espera que los colaboradores reporten cualquier posible situación relacionada con soborno o corrupción que pueda llegar a materializarse y afectar o involucrar a PROASISTEMAS S.A. Esto se comunica a todas las partes interesadas a través de nuestros canales de comunicación corporativa y medios de divulgación.
- Medios de reporte
- PROASISTEMAS S.A dispone una comunicación directa en la que los colaboradores de la organización pueden comunicar sus dudas relacionadas con los lineamientos dispuestos en esta política, y para reportar conductas que involucren soborno, fraude o corrupción, aspectos que van en contra del camino de transparencia y ética establecido que podría afectar negativamente a la organización.
- Se estableció como canal de comunicación el correo electrónico [email protected] y a través de la INTRANET se dispone un espacio en donde podrán realizar los reportes o envió de dudas relacionadas con los lineamientos establecidos en este documento de transparencia y ética empresarial en el link Reportes de incumplimientos Éticos y de Transparencia (office.com).
- Implementamos procedimientos seguros y confidenciales para que los colaboradores puedan reportar preocupaciones sobre corrupción o soborno sin temor a represalias. Garantizamos la protección y confidencialidad de los denunciantes en todo momento.
- Acciones Disciplinarias:
- Establecemos consecuencias claras y proporcionales para cualquier violación de la política anticorrupción y antisoborno. Esto puede incluir desde advertencias y capacitación adicional hasta medidas disciplinarias más severas, como la terminación del contrato y acciones legales según la gravedad de la violación. Lo anteriormente mencionado se encuentra establecidos en nuestro proceso disciplinario establecido por la organización.