Por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Ley Estatutaria para la protección de Datos Personales” y su respectivo Decreto Reglamentario No. 1377 de junio de 2013,  se manifiesta que Proasistemas S.A., actuará como Sujeto Responsable de tratamiento de datos personales; lo que hace necesario ajustar nuestras bases de datos y políticas de seguridad en la información a fin de cumplir con lo dispuesto en la normativa, en desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o que haya sido o sea objeto de tratamiento de datos personales en bases de datos y en general en archivos de entidades públicas o privadas.

Reconociendo la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales, comprometidos con su protección y manejo adecuado, nos permitimos informar a nuestros clientes, proveedores, trabajadores, usuarios de portales web, colaboradores y demás personas con las que la sociedad sostiene o ha sostenido vinculación, cuyos datos sean o hayan sido objeto de tratamiento por parte de esta entidad privada, empresas vinculadas y aliadas: que hemos establecido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en adelante Política, cuya vigencia será inmediata a partir de su publicación.

Para fines de entendimiento de la “Política” se entenderá por: 1 ) Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Ley 1581 de 2012. 2) Titular. Todas las personas naturales son titulares de sus datos personales.  En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. 3) Responsable. Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que deciden sobre las bases de datos y su tratamiento. 4) Encargado. Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta o delegación del responsable. 5) Dato Público. Aquella información que se encuentren en sitios públicos, registro Mercantil,  registro de proponentes y demás registros que sean de naturaleza pública. 6) Autorización. Manifestación del titular para que sean tratados sus datos personales, se difundan, deleguen o transmitan con terceros.

Esta Políticaaplica para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica o virtual, para la iniciación de relación comercial o vinculación a cualquier producto o servicio de la sociedad.

Proasistemas SA solicitará en cualquier momento los datos necesarios para la prestación de sus servicios, adquisición de productos e interacción con clientes, así como aquellos que tenga connotaciones legales para procesos de facturación y pago y como tal ejecutará esta Política.

La sociedad informa que ha adoptado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, los datos personales captados se almacenan en una respectiva base de datos cuya seguridad y políticas de acceso se encuentran a disposición de personal autorizado, no obstante la sociedad no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos, manipulaciones ilícitas o por alguna falla técnica en el funcionamiento o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información, que se encuentren fuera de su ámbito de protección.

Previa la recolección de datos, se solicitará a los usuarios su consentimiento expreso para que la sociedad pueda hacer uso de los mismos.

La Autorización: Debe ser obtenida por escrito, de manera verbal o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que el titular otorgo autorización. En el suministro de información ningún usuario podrá utilizar la identidad o los datos de otra persona.  En todo momento la persona deberá tener en cuenta que sólo puede incluir datos correspondientes a su propia identidad los cuales deben ser adecuados, pertinentes, actuales y verdaderos.

Al aceptar esta política de privacidad, los titulares autorizan para: 1) Usar los datos suministrados por ellos de cualquier manera electrónica, para  enviarles comunicaciones y otros documentos. 2) Utilizar  la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de productos y servicios. 3) Compartir los datos personales con representantes comerciales. 4) Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa  propios de la actividad comercial que desarrollamos. 5) Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

La persona que suministre sus datos será la única responsable frente a cualquier perjuicio que llegare a causar a terceros o a la sociedad por el uso de datos personales de otra persona o, cuando haciendo referencia a sus propios datos, incluya información errónea, falsa, desactualizada, inadecuada o impertinente. Se presume la veracidad de la información suministrada por el titular, por tanto no asumimos la obligación de verificación de veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos proporcionados. En consecuencia no asumimos responsabilidad por  daños y/o  perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en  la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo  daños y perjuicios  que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad. La sociedad podrá en todo caso a fin de constatar la veracidad de los datos personales suministrados, confirmando cuando considere necesario, acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de información.  La información que la sociedad obtenga de estas entidades será tratada en forma confidencial.

Una vez suministrados sus datos personales, lo cual se surte de manera voluntaria y libre, a través de la suscripción de contratos, diligenciamiento de formatos, vía telefónica y/o registro en nuestros portales Web, entre otros, dichos datos serán tratados adecuadamente, usados conforme la finalidad que se especifique para cada una de las bases de datos manejadas por la sociedad y almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido.

Lo recolectado: información y datos personales, pueden incluir, en todo o en parte  según las necesidades de cada producto o servicio,  entre otros los siguientes datos: Nombres, apellidos, tipo y número de identificación, género, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, estado civil o parentesco en relación con personas menores de edad, número de teléfonos fijos y celulares de contacto, direcciones, correo electrónico, IP del cliente, a través de cookies, oficios, cargos laborales, información requerida por los representantes de las áreas de ventas y/o de relaciones con el cliente con la finalidad de atender solicitudes o reclamos, datos biométricos.

Adicionalmente, por razones de seguridad, podremos recolectar, almacenar, compartir y cotejar, datos biométricos de nuestros trabajadores, colaboradores, clientes, proveedores y usuarios, obtenidos a través de dispositivos de grabación de imagen, audio o video, ubicados en nuestras instalaciones, tales como, oficinas administrativas, bodegas, entre otros.  Se informará este hecho al público en general mediante la publicación de Avisos situados en los lugares de recolección de estos datos.

Delegación y Encargo: Generalmente, la sociedad se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, exigiendo al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, con la suscripción de “Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales con Tercero”.

Así mismo, estos datos pueden ser almacenados y procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por los titulares al aceptar esta Política.

Uso: La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios o productos de la sociedad, directamente y/o con la participación de otras compañías o terceros,  así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, para fines administrativos internos  y/o comerciales  tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimientos.

Al aceptar esta Política los titulares de datos recolectados, autorizan que la sociedad realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros,  para la  ejecución de las actividades relacionadas con el objeto social de la sociedad, quien podrá suministrar una serie de datos, a los prestadores de servicios contables y jurídicos externos de la compañía. Por regla general, la información se refiere a los datos de identidad y contacto.

Derechos: Los titulares tienen derecho a: a) conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales frente a Responsables y Encargados; b) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato; c) Solicitar prueba de la autorización al Responsable; d) Ser informado respecto del uso de los datos; e) presentar quejas ante la sociedad; e) acceder en forma gratuita a sus datos personales y demás legales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.}

Preguntas, Quejas, Reclamos y Rectificaciones: La responsabilidad y manejo de los datos personales está a cargo de Proasistemas SA, sociedad identificada con Nit. 800.042.928-1, Portal web www.helisa.com. La Sociedad ha establecido como procedimiento de protección de los derechos mencionados y aquellos que legalmente se dispongan, el envío por el titular de una comunicación al correo [email protected] en el que se indique la petición o derecho que ejercita, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones, disponiendo así mismo de otras línea de atención PQRS (Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias) en cada una de las sedes de la compañía, para su conocimiento: 1) Bogotá, Dirección Cl 45 22 18 Teléfono 601 495 48 00. La sociedad dispone de quince (15) días hábiles para dar respuesta a su solicitud.

Excepciones: Por plena disposición legal esta política no aplica en relación a bases de datos o archivos que se mantengan: a) en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, b) que tenga por finalidad la seguridad y defensa nacional; c) que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación del terrorismo; d) datos de inteligencia y contrainteligencia; e) que tengan datos y archivos periodísticos y otros contenidos editoriales; f) aquellas reguladas por la Ley 1266 de 2008 (datos financieros – crediticios); g) aquellas reguladas por la Ley 79 de 1993 datos del DANE, así mismo nos abstenemos de recolectar información de cualquier tipo proveniente de menores de edad, salvo autorización de su representante legal; h) que tengan la naturaleza de Dato Público, pues estos se regirán por el principio de publicidad que les es propio y por las normas y principios consagrados en las normas especiales que los regulen.

Teniendo en cuenta que a lo largo de trayectoria comercial, la sociedad ha conservado algunos de los datos personales de clientes, trabajadores, anunciantes, colaboradores, aliados estratégicos, entre otros, en nuestras bases de datos, anteriores a la entrada en vigencia de esta política y en cumplimiento de las normas legales, solicitamos comedidamente en caso de haber suministrado información anterior a la fecha de publicación de esta Política, que nos permita continuar con el tratamiento de sus datos personales, para lo cual requerimos de autorización. Dicha autorización debe ser suministrada por el titular de la información o en su defecto por sus causahabientes, sus representantes, tutores o apoderados, caso en el cual éstos deben acreditar la calidad en que actúan, remitiéndola al correo electrónico [email protected], por correo físico o presencialmente ante las direcciones de sedes previamente descritas.

El titular, en cualquier momento podrá ejercer sus derechos de conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales, siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a la sociedad para continuar con el tratamiento directamente.

La sociedad se reserva el derecho a actualizar o modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso, por lo cual recomienda al usuario revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más reciente, siendo en todo caso responsabilidad del usuario su lectura. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos desde su publicación.