Combinar Correspondencia

Esta opción se utiliza para crear varios documentos al mismo tiempo. Estos documentos se alimentan de un formato idéntico diseñado en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, donde solo varían seccione o partes específicas del documento que se personalizan. 

Al ejecutar la opción de “Combinar correspondencia” aparecerá el siguiente formulario: 

Esta opción no actualiza ninguna tabla o consulta desde la base de datos de Helisa, por lo tanto, si tiene este tipo de información debe en primera instancia actualizar todas las tablas del libro y posteriormente emplear este formulario debido a que el mismo trabaja solo con datos que se encuentran en las hojas de cálculo del libro activo. 

• Cambiar la celda 

Se define la celda que será reemplazada por los diferentes valores que se encuentran en otro rango del libro de Excel. 

• Por los valores del rango 

Son cada uno de los valores que se reemplazaran en la celda que se ha definido en el campo “Cambiar celda”, este cambio a su vez modifica los demás datos de los formatos o plantillas que se han construido. 

• Tabla 

Este campo es opcional, si el usuario quiere cambiar los datos del campo “Cambiar celda” por los que contiene el rango definido en el campo “Por los valores del rango” y además quiere obtener los datos de una tabla cuando esta tenga en un encabezado de columna, bastara con seleccionar la tabla donde se encuentra esa información. 

• Campo 

Este campo es opcional (siempre que no haya seleccionado nada en el campo “Tabla”). Aquí se hace referencia al encabezado de la tabla que contiene el dato que se encuentra dentro de los valores del rango, lo anterior significa que los valores del rango están en esa columna o campo seleccionado. 

• Hojas a exportar 

Se deben seleccionar las hojas que se desean exportar, si el formato de salida es “Excel” las hojas no pueden contener una tabla objeto. 

• Nombre libro 

Se define el nombre que tendrá el libro, este nombre puede ser referencia a una celda que contiene distintos datos. En el proceso el nombre de los libros no se repite, por lo tanto, si se encuentran datos repetidos el error se omite y se asigna cualquier consecutivo como nombre del libro. 

• Formato de salida 

Se selecciona si la información del formato actual se exporta en un libro de Microsoft Excel o en pdf, otra opción será enviar los datos a la impresora utilizada por última vez. 

• Crear subcarpetas 

Le permite crear subcarpetas dentro de la ubicación seleccionada, el nombre de las subcarpetas será el mismo nombre de los libros que se crean. 

• Ruta 

Es la ubicación donde se guardará la información del formato actual. 

Una vez haya diligenciado los campos anteriores el formulario le mostrará un pequeño mensaje de las ejecuciones que realizará con los datos del libro activo y parámetros definidos. 

Existen algunas plantillas para generar información por medio de la herramienta “combinación de correspondencia”, las plantillas se encuentran en la sección “Libros” botón “Formatos y plantillas” y en el tipo de informe “P_Combinar Correspondencia”. 

En el siguiente video se da una breve explicación del tema: