Política anticorrupción y antisoborno
- Declaración de la Política:
PROASISTEMAS S.A. reconoce la importancia de mantener los más altos estándares éticos y legales en todas sus operaciones. Estamos comprometidos a prevenir, detectar y remediar cualquier forma de corrupción y soborno en todas las actividades relacionadas con nuestra organización, asegurando así la integridad y confianza de nuestros empleados, socios comerciales y comunidades donde operamos. - Alcance
Esta política es aplicable a todos los colaboradores, directores, ejecutivos, contratistas, proveedores, socios comerciales y cualquier otra tercera parte que actúe en nombre de PROASISTEMAS S.A. Cubre todas las actividades comerciales y operaciones realizadas por la organización, tanto a nivel nacional como internacional. Esta política tiene como objetivo prevenir, detectar y responder a cualquier forma de corrupción y soborno, asegurando que todas las acciones empresariales se lleven a cabo de manera ética y conforme a la ley - Definiciones Importantes:
- Corrupción: Se define como el abuso de poder para obtener beneficios personales o para terceros, ya sea a través de actos de soborno, extorsión, nepotismo, o cualquier forma de influencia indebida.
- Soborno: Cualquier ofrecimiento, promesa, entrega o solicitud de un beneficio indebido con el objetivo de influir en una acción o decisión en beneficio propio o de terceros.
- Beneficiario Final: Persona que posee o controla directa o indirectamente un porcentaje significativo de una entidad, beneficiándose de sus actividades.
- Contraparte: Entidad o individuo con quien se tiene una relación contractual o comercial.
- Contratista: Persona o empresa contratada para realizar un trabajo o servicio específico, generalmente a través de un contrato formal.
- Corrupción: Abuso de poder para obtener beneficios personales o para terceros, mediante actos como sobornos, fraude, o nepotismo.
- Debida Diligencia: Proceso de investigación y evaluación de riesgos para asegurar la integridad y legalidad de una transacción o relación comercial.
- Debida Diligencia Intensificada: Proceso más riguroso de investigación y evaluación para identificar y mitigar riesgos elevados de corrupción, soborno u otros delitos financieros.
- Colaborador: Persona que trabaja para una empresa o entidad, contribuyendo con su trabajo o habilidades al logro de los objetivos de la organización.
- Matriz de Riesgo: uno de los instrumentos que le permite a la Compañía identificar, evaluar y controlar los Riesgos corrupción, soborno y soborno trasnacional a los que se podría ver expuesta, conforme a los factores de Riesgo identificados.
- Oficial de Cumplimiento: persona natural designada por la Junta Directiva o máximo órgano social para liderar y poner en marcha el Sistema de Gestión de Ética y Cumplimiento.
- Proveedor: cualquier proveedor, abastecedor, contratista, distribuidor, consultor y/u
otro tercero que ofrezca bienes, servicios y suministros (incluido software) para
respaldar las operaciones de la organización. - Riesgos de Corrupción: posibilidad de que, por acción u omisión, se desvíen los
propósitos de la administración pública o se afecte el patrimonio público hacia un
beneficio privado. - Riesgo de contagio: posibilidad de pérdida que la Compañía puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la Compañía.
- Riesgo de cumplimiento: amenaza existente o emergente relacionada con un
incumplimiento legal o de política interna, o violación del código de ética/conducta,
que podría resultar en violaciones civiles o penales, y generar consecuencias
financieras negativas, deterioro de la imagen de la marca o de la reputación. - Riesgo legal: posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o
regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. - Riesgo reputacional: posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por
desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. - Riesgo operativo: posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
- Riesgo inherente: nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto
de los controles.
- Principios Generales:
Por principio general, PROASISTEMAS S.A. establece las siguientes disposiciones:- Actuamos con honestidad, transparencia y responsabilidad en todas nuestras
operaciones y relaciones comerciales. - Cumplimos con todas las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con la
prevención de la corrupción y el soborno, tanto a nivel local como internacional. - Tratamos a todas las partes interesadas de manera justa y equitativa, sin
discriminación ni favoritismos. - Cada colaborador y socio de la organización es responsable de conocer, comprender y
cumplir con esta política en todas sus actividades laborales. - PROASISTEMAS S.A. se compromete a mantener los más altos estándares éticos y
prevenir prácticas corruptas en todas las transacciones comerciales.
f. Se prohíbe el soborno a cualquiera de las partes interesadas. - Se prohíbe el soborno comercial.
- Actuamos con honestidad, transparencia y responsabilidad en todas nuestras
- Lineamientos Importantes:
- PROASISTEMAS S.A. se compromete en cumplir con los estándares de transparencia y ética empresarial establecidos internamente.
- El Código de ética empresarial construido internamente, permite a la organización prevenir, detectar y corregir situaciones que involucre el soborno, soborno transnacional y corrupción.
- No toleramos ningún tipo de soborno o corrupción en nuestras operaciones. Esto incluye tanto la oferta como la recepción de sobornos en cualquier forma.
- Mantener registros detallados y precisos de todas las transacciones financieras y operativas relevantes. La divulgación adecuada de información es fundamental para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas.
- Establecer canales seguros y confidenciales para que los empleados reporten cualquier preocupación o sospecha de corrupción o soborno.
- Todos los colaboradores deben informar al oficial de cumplimiento definido por la organización sobre posibles violaciones asociadas a la corrupción y soborno, a través de los canales establecidos para realizar estos reportes.
- Establece mecanismos de control antes los riesgos a los que están expuestos los colaboradores de la organización.
- PROASISTEMAS S.A. debe evaluar y aplicar las medidas necesarias para una adecuada supervisión y evaluar la efectividad de los procedimientos establecidos para prevenir el soborno, corrupción.
- PROASISTEMAS S.A. evitará tener relación con ninguna parte interesada que tenga algún reporte asociado a delitos relacionado con corrupción, soborno y soborno transnacional.
- Contrapartes y operaciones prohibidas
- PROASISTEMAS S.A., no realizará operaciones, ni establecerá relaciones o contratos con contrapartes con la que se tenga duda de su honestidad o integridad, y se tengan sospechas de actividades delictivas.
- No se establecerán operaciones, ni contratos, ni se realizarán pagos o indemnizaciones, a contrapartes que no faciliten la información necesaria o presenten información falsa o de difícil verificación.
- No se tendrá relación con contrapartes que figuren en las listas restrictivas vinculantes para Colombia.
- Manejo de incentivos y regalos de terceros
Se prohíbe a los colaboradores de PROASISTEMAS S.A recibir regalos, obsequios, atenciones e invitaciones para sí mismo o para un familiar cercano:- Que no sean autorizados por el área de gestión humana.
- Que sean en dinero.
- Que sean para obtener una recompensar o ventaja indebida.
- Para ejercer influencia sobre la relación comercial.
- Que sea para obtener o conservar un contrato o vinculo comercial.
- Para conseguir favores de terceros.
- Los regalos que vayan en contra de lo anteriormente mencionado deberán devolverse al tercero y deberán ser informados inicialmente al jefe inmediato para determinar la necesidad de proceder a realizar el reporte al área de gestión humanan para que aplique las medidas de gestión necesarias.
- Criterio de manejo de incentivos y regalos de terceros para gerencia
- El Gerente General no podrá aceptar, en ninguna circunstancia, dinero en efectivo, cheques, transferencias bancarias o cualquier otro tipo de compensación monetaria de parte de clientes, proveedores o cualquier otra parte interesada.
- No se podrán aceptar múltiples regalos de una misma fuente independientemente de su valor individual.
- Se prohíbe recibir regalos que puedan ser percibidos como un intento de influir en las decisiones del Gerente General o que comprometan la imparcialidad y objetividad de este.
- El Gerente General puede aceptar invitaciones a eventos sociales o de negocios siempre que la participación no comprometa los acuerdos comerciales y contractuales entre las partes. Estos eventos deben estar relacionados directamente con la función profesional y no ser de carácter lujoso o excesivo.
- No se permite aceptar invitaciones que incluyan viajes pagados, alojamiento en hoteles o cualquier otro tipo de hospitalidad que exceda lo razonable y necesario para el desarrollo de relaciones comerciales.
- El Gerente General deberá declarar cualquier regalo, invitación o beneficio recibido, independientemente de su valor en principio a la dirección de procesos y control interno, para determinar la necesidad de realizar el reporte a la junta directiva
- Cualquier excepción a estas reglas deberá ser aprobada previamente por la junta directiva.
Para garantizar el cumplimiento de esta política, todo regalo, obsequio o invitación que sea propuesta a cualquiera de los colaboradores de PROASISTEMAS S.A debe ser reportada directamente al jefe inmediato (en el caso de gerencia deberá reportarlo a la dirección de procesos y control interno) y a través de los canales de reporte dispuesta por la organización. Reportes de incumplimientos Éticos y de Transparencia (office.com). El cumplimiento de lo establecido en esta política es obligatorio para todas las partes interesadas que tiene relación con la organización.
- Conflicto de interés:
- Todas las partes interesadas que tienen relación con PROASISTEMAS S.A. se encontraran en una situación de conflicto de interés cuando se encuentran sus intereses personales con los interese de la organización.
- PROASISTEMAS S.A. posee conflicto de interés con los riesgos asociados al lavado de activos financiación del terrorismo y la proliferación de las armas de destrucción masiva, en los siguientes casos:
- Identificación de operaciones inusuales y sospechosas en las que se vean involucrados familiares o compañeros de trabajo.
- Reporte de operaciones sospechosas en las que se involucren situaciones personales.
- Cuando se presente conflicto de interés o se tenga dudas de la existencia de este, se debe realizar el reporte inicialmente al jefe inmediato y posteriormente a través de los canales dispuestos a través del siguiente link Reportes de incumplimientos Éticos y de Transparencia (office.com), enviar correo electrónico a [email protected] o acercarse directamente al oficial de cumplimiento a exponerle la situación o solicitar apoyo.
- Divulgación y Capacitación:
- Todos los colaboradores, incluidos los directivos y ejecutivos, recibirán capacitaciones periódicas sobre la política anticorrupción y antisoborno. Esta capacitación se actualiza regularmente para abordar nuevos riesgos y desafíos.
- La política se comunica de manera clara y accesible a todos los colaboradores, socios comerciales y otras partes interesadas relevantes. Esto garantiza que todos comprendan sus responsabilidades y obligaciones.
- Capacitar a los colaboradores que por su rol están más expuestos a los riesgos asociados a soborno, corrupción, para que tengan los conocimientos necesarios y reacciones correctamente ante posibles materializaciones de riesgos.
- Establecer un plan de capacitaciones de manual anual.
- Almacenar los soportes de la ejecución de las capacitaciones realizadas en la organización.
- Se enviará material informativo a través del correo electrónico corporativo, con el objetivo de fomentar la importancia de la implementación de los lineamientos dispuestos en esta política en las labores diarias para la prevenir de aspectos que irían en contra de los principios y valores definidos por PROASISTEMAS S.A.
- Gestión de riesgos:
- La gestión de Riesgos de la Compañía establece los principios de responsabilidad y compromiso con la Gestión Integral de Riesgos. A través de procesos específicos, se gestionan riesgos de soborno, corrupción, fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva. El objetivo es reducir la vulnerabilidad y proponer mecanismos eficaces para el desarrollo de negocios, procesos y proyectos en todos los niveles de la organización, asegurando el logro de los objetivos estratégicos.
- Se realizarán evaluaciones periódicas de riesgos para identificar posibles áreas vulnerables a la corrupción y el soborno. Estos pueden incluir interacciones con funcionarios públicos, procesos de contratación de terceros, y actividades de marketing.
- Implementamos controles preventivos y correctivos efectivos para mitigar los riesgos identificados. Esto puede incluir procedimientos rigurosos de diligencia debida para terceros y proveedores, así como la revisión regular de transacciones financieras.
- Para garantizar el cumplimiento de la gestión de riesgos y el marco normativo aplicable actualmente, se realizarán auditorías internas periódicas por parte del departamento de procesos y control interno para confirmar que se esté implementando adecuadamente.
- Metodología de Gestión de Riesgos:
- Monitoreamos continuamente la efectividad de nuestros controles anticorrupción y antisoborno establecidos en el manual de procedimiento SAGRILAFT (sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva). Esto nos permite ajustar nuestras estrategias según sea necesario para enfrentar nuevos desafíos y amenazas emergentes.
- Disposiciones Fundamentales de las Leyes Anticorrupción:
- Nos comprometemos a cumplir con todas las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables, incluidas la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) y la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC). Esto incluye la cooperación con autoridades gubernamentales y regulatorias según sea necesario.
- Los colaboradores no pueden recibir, ofrecer, pagar o autorizar pagos inapropiados a ninguna de las partes involucradas con PROASISTEMAS S.A con la intención de obtener alguna ventaja o negocio dentro de sus procesos.
- Pagos de Extorsiones, Contribuciones Políticas, Patrocinios y Donaciones:
- No realizamos pagos ilegales o extorsiones en ninguna circunstancia. Estamos comprometidos con prácticas comerciales éticas y transparentes en todas nuestras operaciones.
- Los colaboradores de PROASISTEMAS S.A. deben reportar a través de los canales dispuestos por la organización cualquier incidente relacionado con extorsión para que se inicie la gestión correspondiente de control.
- PROASISTEMAS S.A. no está relacionada directa o indirectamente a ningún partido político.
- Establecemos políticas claras y transparentes para los patrocinios y donaciones. Todas las contribuciones deben ser legales, éticas y aprobadas de acuerdo con los procedimientos internos establecidos.
- Declaración de Anticorrupción:
- En PROASISTEMAS S.A., nos comprometemos a mantener los más altos estándares de integridad y transparencia. Rechazamos toda forma de corrupción y soborno. Nuestro enfoque se centra en proporcionar soluciones de software contable y administrativo de manera ética y responsable, garantizando la confianza y seguridad de nuestros clientes.
- La organización espera que los colaboradores reporten cualquier posible situación relacionada con soborno o corrupción que pueda llegar a materializarse y afectar o involucrar a PROASISTEMAS S.A. Esto se comunica a todas las partes interesadas a través de nuestros canales de comunicación corporativa y medios de divulgación.
- Medios de reporte
- PROASISTEMAS S.A dispone una comunicación directa en la que los colaboradores de la organización pueden comunicar sus dudas relacionadas con los lineamientos dispuestos en esta política, y para reportar conductas que involucren soborno, fraude o corrupción, aspectos que van en contra del camino de transparencia y ética establecido que podría afectar negativamente a la organización.
- Se estableció como canal de comunicación el correo electrónico [email protected] y a través de la INTRANET se dispone un espacio en donde podrán realizar los reportes o envió de dudas relacionadas con los lineamientos establecidos en este documento de transparencia y ética empresarial en el link Reportes de incumplimientos Éticos y de Transparencia (office.com).
- Implementamos procedimientos seguros y confidenciales para que los colaboradores puedan reportar preocupaciones sobre corrupción o soborno sin temor a represalias. Garantizamos la protección y confidencialidad de los denunciantes en todo momento.
- Acciones Disciplinarias:
- Establecemos consecuencias claras y proporcionales para cualquier violación de la política anticorrupción y antisoborno. Esto puede incluir desde advertencias y capacitación adicional hasta medidas disciplinarias más severas, como la terminación del contrato y acciones legales según la gravedad de la violación. Lo anteriormente mencionado se encuentra establecidos en nuestro proceso disciplinario establecido por la organización.
