Causación mensual consolidados

Es la segunda opción de causación que se tiene para generar este proceso, permite la generación de un solo documento contable con la información de todas las liquidaciones de un mes específico.

Para la generación del documento, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la nómina o el consolidado del cual se va a generar la información.
2. Para crear el consolidado se debe marcar el check y con clic derecho sobre el campo se habilitará la opción de creación.

• Una vez se marque la opción anterior, se debe asignar un nombre al consolidado y luego, arrastrar de la izquierda hacia la derecha con el mouse, las nóminas que hacen parte de este consolidado.

• Seleccionar el periodo o el mes que se quiere generar.

• Definir los datos de contabilización para generar le documento en línea o por archivo plano como:
  • Tipo de documento: se define de acuerdo con el documento existente en contabilidad con el cual se contabiliza la causación.
  • Consecutivo: se define de acuerdo con la secuencia que se lleva en la contabilidad para ese documento y periodo.
  • Fecha del documento: por defecto se lleva el último día del mes, el campo es editable si se requiere cambiar.
  • Tasa de cambio: solo se define este dato si dentro del programa se tiene el manejo de “moneda extranjera”.
  • Detalle: es la descripción que se registrara en cada cuenta, concepto y tercero del documento contable.

• Definir la ruta donde se quiere guardar el archivo plano con la información del documento contable generado. Este sirve como respaldo de la información enviada a contabilidad, o puede ser tomado como archivo principal para importar como documento contable a otros software contables. Se debe definir la ubicación, nombre y el formato (se debe poner la extensión al final, por ejemplo, .xls) que puede ser en Excel.

• Se debe definir si la información que se quiere incluir en el asiento contable o en el archivo plano es de:
• Contabilidad local
• Contabilidad NIIF
• Local y NIIF

Esto se determina basado en el manejo contable de la empresa.

• Definir el nivel de detalle, para este paso, tenemos 3 opciones:
  • Cuentas contables: agrupa los diferentes conceptos y cuentas para llevar todo al NIT de la empresa.
  • Cuentas y terceros: agrupa por NIT y centro de costo, los conceptos y terceros según los parámetros definidos.
  • Abre cuenta crédito: genera una cuenta por pagar de naturaleza crédito, por cada empleado, es el nivel más detallado.

• Definir condiciones de la generación del documento como:
  • Apellido o nombre: se define como se quiere generar la información en las cuentas donde se afecte el empleado, si por apellido o por nombre.
  • Auxilio de transporte en especie: se debe definir si se quiere incluir en el asiento contable el valor del auxilio de transporte en especie, aunque este no se le pague en dinero al empleado, ni se le haya reconocido en la liquidación de la nómina.

• Definir parámetros adicionales como:
  • Generar un encabezado en el archivo plano.
  • Adicionar nombre concepto al detalle de la transacción.
  • Cuenta por cobrar al empleado.
  • Formato del archivo plano.
  • Agrupación de fondos.
  • NIT a afectar en salud y pensión.

• Por último, se debe marcar la opción “generar”.

NOTA: Este proceso de causación se puede generar en línea para las empresas que como programa contable tienen HELISA NIIF o se puede generar el archivo plano para importar como movimiento contable a otros programas contables diferentes a Helisa. Si el proceso es en línea, aparecerá una opción adicional marcada por defecto, donde se observa que es en línea con Helisa NIIF.