Provisión sobre saldos mensual

Es la segunda opción de cálculo de provisión, permite la generación de un documento contable por todo el mes donde se llevan a las cuentas definidas en los grupos de provisión, los gastos generados por cada empleado, por concepto de prestaciones, aportes de seguridad social y parafiscales, los cuales son asumidos por la empresa y donde su método de cálculo es sobre la base real del mes, es decir, tiene en cuenta las fechas de causación, días trabajados y los parámetros definidos en los parámetros de liquidaciones.

• Para generar esta provisión se deben definir en la opción “parámetros” los siguientes datos:

• NIT que se debe afectar en la cuenta débito y en la cuenta crédito, puede ser el del empleado, empresa o fondo.
• Las cuentas, débito y crédito en cada grupo de provisión activo.

NOTA: No se debe asignar porcentajes en ningún campo, ya que la forma de cálculo es sobre saldos, por ende, no requiere este dato y aun si se asigna, no será tenido en cuenta al momento de realizar el cálculo.

Por último, se debe marcar la opción “Aceptar” para guardar los cambios, en cada pestaña, antes de pasar al siguiente concepto.

NOTA: Se deben validar las bases de cada concepto sobre las cuales el programa calculara la base de provisión, esta información que se muestra en esta opción es la definida en cada concepto en la cartilla de conceptos de nómina.

• Para la generación de los dos documentos se deben seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar la nómina o el consolidado del cual se va a generar la provisión.
  • Para crear el consolidado se debe marcar el check y con clic derecho sobre el campo se habilitará la opción de creación.

• Una vez se marque la opción anterior, se debe asignar un nombre al consolidado y luego, arrastrar de la izquierda hacia la derecha con el mouse, las nóminas que hacen parte de este consolidado. 

• Seleccionar el periodo o el mes que se quiere generar.

• Definir los datos de contabilización para generar le documento en línea o por archivo plano como:
  • Tipo de documento: se define de acuerdo con el documento existente en contabilidad con el cual se contabiliza la provisión. 
  • Consecutivo: se define de acuerdo con la secuencia que se lleva en la contabilidad para ese documento y periodo. 
  • Fecha del documento: por defecto se lleva el último día del mes, el campo es editable si se requiere cambiar. 
  • Tasa de cambio: solo se define este dato si dentro del programa se tiene el manejo de “moneda extranjera”. 
  • Detalle: es la descripción que se registrara en cada cuenta, concepto y tercero del documento contable.

• Definir la ruta donde se quiere guardar el archivo plano con la información del documento contable generado. Este sirve como respaldo de la información enviada a contabilidad, o puede ser tomado como archivo principal para importar como documento contable a otros software contables. Se debe definir la ubicación, nombre y el formato (se debe poner la extensión al final, por ejemplo, .xls) que puede ser en Excel. 

• Se debe definir si la información que se quiere incluir en el asiento contable o en el archivo plano es de:
  • Contabilidad local 
  • Contabilidad NIIF  
  • Local y NIIF 

Esto se determina basado en el manejo contable de la empresa. 

• Definir el nivel de detalle, para este paso, tenemos 2 opciones:
  • Cuentas contables: agrupa los diferentes conceptos y cuentas para llevar todo al NIT de la empresa. 
  • Cuentas y terceros: agrupa por NIT y centro de costo, los conceptos y terceros según los parámetros definidos.

• Definir condiciones de la generación del documento como:
  • Apellido o nombre: se define como se quiere generar la información en las cuentas donde se afecte el empleado, si por apellido o por nombre. 
  • Agrupación de fondos: se debe definir si se quiere agrupar los fondos y las cuentas
  • Incluir provisión de pagos extralegales: se define cuando se manejan conceptos extra formulados y cuando estos tienen fórmula para provisión.

• Definir parámetros adicionales como:
  • Formato del archivo plano. 
  • Generar provisión de: permite generar documentos diferentes para provisión de prestaciones y seguridad social y parafiscales, por defecto se generan las 2 en un solo documento.
  • Colocar centro de costo: puede definirse que se tome el del acumulado o del ingreso de personal.
  • Dividir provisión por centro de costo: cuando se maneja división de conceptos por centro de costo, se puede definir que tome los centros de costo del mes, o los que tenía desde la fecha de causación.
  • Generar encabezado.
  • Redondear la provisión.
  • Contabilizar al NIT adicional, no al del empleado.

• Por último, se debe marcar la opción “generar”

• NOTA: Este proceso de provisión se puede generar en línea para las empresas que como programa contable tienen HELISA NIIF o se puede generar el archivo plano para importar como movimiento contable a otros programas contables diferentes a Helisa. Si el proceso es en línea, aparecerá una opción adicional marcada por defecto, donde se observa que es en línea con Helisa NIIF.

Adicional a estos parámetros, es necesario que previamente se valide que los empleados tengan asociados en ingreso de personal los grupos de provisión y los fondos. 

• Una vez generado el documento o la información, esta provisión permite generar los siguientes informes:
  • Detalle de provisión: Permite consultar por empleado el valor de la provisión del mes, generada para cada prestación, seguridad social y parafiscales. Así como también:
  • La base actual sobre el cual se calcula el valor de la provisión del mes.
  • Saldo o el valor acumulado que ya está provisionado a la fecha.
  • Valor actual, que corresponde al valor real pendiente por pagar al mes en que se genera la provisión.
  • Valor, es lo que corresponde como provisión del mes. Este valor se halla tomando el valor actual, menos el saldo o provisión acumulada de meses anteriores.

NOTA: los valores de seguridad social y parafiscales son tomados de la “autoliquidación unificada”, es necesario que esta liquidación esté actualizada. Para prestaciones, permite generar el procedimiento de cálculo donde se observa el paso a paso aplicado para hallar el valor de la previsión del mes (en la hoja 1, muestra el procedimiento del mes anterior y en la hoja 2 el del mes actual)

Con clic derecho sobre la prestación se habilita la opción.

Puede ser impreso, enviado por correo o generado en pantalla.

• Detalle de archivo: muestra la información que se va a afectar contablemente como:
  • Cuentas.
  • Terceros.
  • Fondos.
  • Centros de costo.
  • Naturaleza de la cuenta.
  • Valor.
  • Concepto.
  • Entre otros.

• Columnario: es un resumen de la provisión de seguridad social, prestaciones y parafiscales, calculada de todos los empleados, esta se visualiza de manera vertical, y puede ser exportada a Excel marcando clic derecho “guardar”.