Datos proveedor nómina electrónica

En esta opción se definen los datos básicos de conexión ente la empresa, el proveedor tecnológico y la DIAN, así mismo, permite la validación del licenciamiento con Helisa para garantizar el funcionamiento correcto del servicio de transmisión de la información.

Estos parámetros se definen solamente dos veces, en ambiente de pruebas y cuando se pasa a producción, una vez la empresa está en ambiente oficial o de producción, los datos no se modifican.

A continuación, la lista de parámetros a definir:

• Proveedor tecnológico: Se define el proveedor o prestador del servicio de nómina electrónica.

• Empresa y usuario: Corresponden al NIT de la empresa codificado por el proveedor tecnológico.

• Contraseña: es la establecida en la plataforma del proveedor tecnológico. Se debe asignar según el ambiente (pruebas o producción).

• Ambiente: Existen 2 ambientes para el envío de la información:
  • Pruebas: cuando la empresa realiza el registro ante la DIAN por primera vez, para ser aprobado, la DIAN genera un SET de pruebas, este debe ser configurado en la plataforma del proveedor tecnológico para emitir con esos datos la información.
  • Producción: una vez finalizado el envío de los documentos requeridos en el SET de pruebas, la empresa queda aprobada para enviar información real de sus nóminas, es ahí cuando se debe definir este ambiente, después de definirlo no se puede modificar el campo.

• Método de verificación: es un dato informativo, que indica que la información que se va a reportar corresponde a la empresa a la que corresponde el NIT, quiere decir que cada NIT debe tener su licencia de nómina electrónica.

• Asíncrono: este parámetro tiene dos opciones SI o NO, en ambiente de pruebas, se deben combinar ambas opciones, mientras que, en ambiente de producción, según la resolución de nómina electrónica, el envío debe ser síncrono, es decir, el parámetro debe quedar en NO. Una vez se define, no permite la modificación.

• Prefijos: teniendo en cuenta que la nómina electrónica maneja únicamente prefijos y consecutivos libres, este campo es útil para aquellas empresas que tienen diferentes sucursales, las cuales deben reportar información diferente en cuanto a nóminas y a empleados. Tiene como finalidad, evitar que se repita el prefijo y el consecutivo, ya que la DIAN no lo permite, pues ante esta entidad la empresa es una sola.

Si la empresa solo reporta una única información, no es necesario modificar, por defecto toma los datos sugeridos como prefijos.

• Consecutivo: es una numeración automática que asigna el programa a cada documento enviado por empleado, y hace la función de número de folio o documento ante la DIAN. No se debe modificar el dato, en ambiente de pruebas, debe iniciar con el consecutivo 1 y cuando pase a ambiente de producción, debe continuar en el que finalizo las pruebas.

• URL de conexión: Son datos informativos, se usan para la conexión entre el proveedor tecnológico y la DIAN, cambian de manera automática cuando se define el ambiente, tanto de pruebas como de producción.

• Ruta de archivos XML: es una carpeta interna, que se debe crear para guardar los XML de envío, respuesta y error, con el fin de validar en soporte de manera específica la información o se guarda como respaldo de la información. Se recomienda crear esta carpeta únicamente en el servidor principal y asignarla en esta opción.

• Por último, después de definir todos los parámetros, se marca la opción “Aceptar”.