Aplica para la eliminación y modificación de documentos correspondiente al Módulo Contable.
Eliminar Documentos de Contabilidad
Se selecciona el tipo de documento.
Se pulsa doble clic para visualizar los consecutivos de los documentos causados en el periodo. Esta ventana proyecta:
Para eliminar el documento, se selecciona el consecutivo correspondiente, se pulsa clic derecho en la opción Borrar el documento o Shift+Del.
Al ejecutar la opción indicada el programa genera un mensaje de advertencia para que el usuario confirme con Si o No borrar el documento.
Una vez eliminado el documento seleccionado, ya no registra en la lista de documentos causados, por lo tanto, es importante validar si se requiere o no utilizar nuevamente el consecutivo para mantener el orden y secuencia de la numeración en el tipo de documento.
Si se utiliza nuevamente el consecutivo del documento eliminado, existen dos alternativas para indicar al programa que capture nuevamente dicho consecutivo.
Si no se utiliza nuevamente el consecutivo del documento eliminado, en la numeración de los consecutivos este número queda disponible, sin embargo, al generar un Informe de Auditoría de Consecutivos de Documentos, reporta que en la secuencia de documentos capturados faltan consecutivos.
Modificar Documentos de Contabilidad
Las opciones que listan para modificar un documento son:
Para ejecutar alguna de las opciones de modificar, se ingresa a la opción de Modificaciones > Contabilidad.
Se visualiza la lista de documentos con el tipo y nombre de cada documento.
Se selecciona el tipo de documento.
Al pulsar doble clic, se visualizan los documentos causados en el periodo con la siguiente información:
Para modificar, de la lista de documentos causados, se selecciona el documento que se requiere modificar y sobre éste se pulsa clic derecho.
Al realizar este proceso genera una lista de opciones para efectos de ejecutar la modificación del documento, de estas opciones se selecciona Transaccioneso también se activa pulsando Enter.
Al ejecutar la opción indicada, se visualiza el registro contable del documento.
En este paso se procede a realizar la modificación específica que se requiere en el registro contable del documento.
Estas opciones se visualizan cuando se pulsa clic derecho en la línea del registro contable a modificar, se selecciona la acción a ejecutar.
Modificar Transacción.
Se selecciona la línea a modificar y se pulsa Modificar Transacción o Enter, en parte inferior se despliegan todos los campos del registro contable, se modifica el dato requerido, se confirma con Aceptar y seguido Guardar.
Al realizar la modificación es importante validar que el registro contable quede con sumas iguales al débito y crédito, de lo contrario no guarda cambios y genera una advertencia reportando que el documento esta descuadrado.
Eliminar Transacción.
Para realizar este proceso se selecciona la línea a eliminar. Se pulsa clic en la opción Eliminar Transaccióno Supr. Al realizar este proceso, de inmediato el registro contable seleccionado desaparece, es decir queda eliminado. Seguido el programa solicita confirmar con Guardar o Cancelar.
Al realizar la eliminación es importante validar que el registro contable quede con sumas iguales al débito y crédito, de lo contrario no guarda cambios y genera una advertencia reportando que el documento esta descuadrado.
Insertar Transacción
Para realizar este proceso, en el registro contable se ejecuta la opción Insertar Transacción o Ins. En la parte inferior se despliegan todos los campos para seleccionar cuenta, tercero, digitar la descripción, el valor, seleccionar centro de costos y asociar la naturaleza de la transacción. Insertados todos los datos de la transacción, se confirma el proceso con Aceptar.
Al efectuar la inserción de una transacción, es importante verificar que el registro contable quede con sumas iguales al débito y crédito, de lo contrario no guarda cambios y genera una advertencia reportando que el documento esta descuadrado.
Reemplazar Concepto
La opción tiene como propósito modificar literatura en el registro contable.
Al activar Reemplazar Concepto, se genera un cuadro con las opciones de Buscar y Reemplazar.
Para que el proceso se ejecute es necesario digitar en el campo Buscar la literatura tal cual como esta digitada en el registro contable, es decir, con mayúsculas, minúsculas, con tilde, sin tilde, con puntos y demás.
Seguido en el campo Reemplazar se digita la nueva literatura que se asignará a los registros contables.
Cuando se ejecuta el proceso el programa busca todos los registros que contengan la palabra o frase buscada y la reemplaza por la nueva literatura.
Se confirma el proceso con Reemplazar.
Ejecutado el proceso se visualiza el cambio en el registro contable y se confirma con Guardar.
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