Lista de Documentos

Aplica para la captura de información a nivel contable, Propiedad Horizontal y Gestión Colegios.

La lista de documentos se ubica en:

Parámetros Particulares  >  Generales  >  Lista de Documentos.

Al ingresar a la opción se visualiza la lista de algunos documentos que el programa trae predeterminados, el usuario puede optar por hacer uso de ellos, eliminarlos o crear nuevos documentos.

Con clic derecho se activan las opciones de crear, modificar, eliminar, traer de.

Información General:

• Tipo. Corresponde a la sigla con la cual se identifica y lista el documento en la captura.
• Nombre. Corresponde a la descripción del documento.
• Consecutivo y tamaño del consecutivo.  Es el número de capturas del documento.
• Módulo.  Se selecciona si el documento corresponde a Contabilidad, Propiedad Horizontal o Gestión Colegios.
• Clase. Dependiendo el módulo seleccionado, se activan las clases de documentos.

Para módulo de Contabilidad las clases de documentos son:

• Comprobante de contabilidad, comprobante de egreso, cancelación cuentas de resultado, cancelación de terceros, notas débito, notas crédito.

Para módulo de Propiedad Horizontal o Gestión Colegios, las clases son:

• Cuentas de cobro, notas crédito, notas débito, recaudos, saldos iniciales de inmuebles o estudiantes, traslado de conceptos.

• Se marca si el consecutivo se controla de forma automática, si el consecutivo se captura con ceros a la izquierda y si en la captura del documento requiere digitar el documento fuente.

Parámetros para la impresión:

Se selecciona el formato de impresión en el cual se va a visualizar la representación de la causación del documento.

Usuarios

Se marcan los usuarios que tienen permiso para capturar el documento.

Se pueden modificar datos en los diferentes campos de la parametrización del documento, excepto:

Tipo de documento.

Tamaño del consecutivo

Módulo

Clase del documento

Los campos indicados anteriormente se visualizan bloqueados.

• El programa permite eliminar documentos que no hayan sido utilizados con ningún tipo de causación.

• Si se ejecuta, eliminar, a un documento que se ha utilizado en procesos de causación a nivel contable, propiedad horizontal, gestión colegios, el programa genera una alerta indicando que “El documento no se puede eliminar porque tiene movimiento”.

• El proceso se realiza de la siguiente forma:

• Clic derecho, opción Traer de.
  • En la parte derecha de los documentos, se activa un panel con la lista de empresas creadas en el programa.
  • Se selecciona la empresa y se pulsa doble clic.
  • Al ejecutar esta acción, se visualiza la lista con los documentos de dicha empresa.
  • Seguido se realiza el proceso de copiado de los documentos, con las alternativas de:

• Marcar todo
  • Seleccionado con doble clic algunos documentos y
  • Copiando la selección.

• Ejecutado el proceso se visualiza que los documentos copiados se agregan a la lista de documentos y el usuario define en los nuevos documentos agregados, el consecutivo correspondiente, el formato de impresión, usuarios autorizados y demás parámetros que requiera.