Asentar Libros

La opción aplica para realizar la captura de documentos contables, Propiedad Horizontal, Gestión Colegios.

Para ejecutar la captura de documentos:

• Se procede a seleccionar el periodo en el cual se requiere capturar el documento.
• Se pulsa clic en Asentar Libros.
• Al ingresar se activa la ventana para capturar el documento.

• En Tipo, se pulsa Enter, para que se despliegue la lista de documentos.

Esta lista clasifica los documentos en dos secciones: Documentos del módulo de Contabilidad y documentos del módulo de Propiedad Horizontal – Gestión Colegios, reportando nombre, consecutivo y clase de documento.

Se selecciona el documento con doble clic y se diligencia la información solicitada.

• Fecha. Se asigna la fecha de causación del documento.
• Consecutivo.  Corresponde al número con el cual queda causado el documento. El programa lo trae de forma automática, o se puede digitar, lo cual depende si en la lista de conceptos, el documento tiene o no asociada la marca para consecutivo automático.
• Documento Fuente. Aplica para asociar en la captura un número diferente al consecutivo automático. Si no se digita nada en dicho campo, el programa asigna el mismo consecutivo del documento.
• Afectar. lista las opciones para causar el documento en:
  • Contabilidad local y contabilidad NIIF. El programa trae predeterminada dicha opción para realizar en un solo paso el registro contable local y NIIF.
  • Contabilidad Local. Los documentos capturados con esta opción solo registran en contabilidad local y el movimiento solo se visualizará allí.
  • Contabilidad NIIF. Los documentos capturados con esta opción solo registran en contabilidad NIIF y el movimiento se visualizará exclusivamente al ingresar a consultas e informes bajo norma internacional.

Diligenciado lo anterior, el programa activa la ventana de captura del registro contable dependiendo el módulo al cual pertenezca el documento.

Si el documento pertenece al módulo contable, activa la ventana para digitar la información correspondiente de cuentas, descripción del registro contable, tercero, valor débito, valor crédito, centro de costos.

Si el documento pertenece al módulo de Propiedad Horizontal – Gestión Colegios, para efectos de causación de conceptos, se activa la ventana para realizar la liquidación automática de los conceptos de acuerdo con los inmuebles o estudiantes seleccionados.

Si es para documentos de recaudos notas débito, notas crédito, otras cuentas de cobro, se activa la ventana con la lista de inmuebles o estudiantes para asignar el valor correspondiente.